Automatización de Procesos

¿Tareas rutinarias?

Soluciones automáticas.

La automatización de procesos es un factor clave para generar más eficiencia dentro de cualquier entorno y dejar de realizar tareas manuales que requieren mucho tiempo para empezar a dedicar los esfuerzos humanos a esos trabajos que realmente aportan valor.

¿Qué es la Automatización de Procesos?

La automatización de procesos permite realizar automáticamente las tareas rutinarias que no aportan valor

La automatización de procesos se basa en la creación de workflows con el fin de que la tecnología realice tareas rutinarias que siguen una seria de pasos definidos. Estas tareas pueden ser controladas, corregidas y visibles a través de flows.

El objetivo de la automatización de procesos es sustituir acciones manuales por acciones automáticas a través de la programación de tecnología.

Ventajas de la Automatización de Procesos

Las 4 principales ventajas de la automatización

Mayor productividad

Destinando el esfuerzo humano a tareas con más valor.

Fácilmente escalable

Gran capacidad de generar mayores automatismos.

Sin errores humanos

Menos tareas rutinarias, menos errores en el trabajo.

Ahorro de costos

Conseguir el mismo resultado en menor tiempo y coste.

Tipologías de automatizaciones

Encontramos muchas tipologías de automatización de procesos que se utilizan para generar más eficiencia y eliminar gran cantidad de tareas rutinarias. Algunos de los tipos que podemos encontrar son:

  • Macros.
  • Automatización de procesos IT (ITPA).
  • Automatización robótica de procesos (RPA).

 

¿Qué es y cómo funciona el RPA?

El RPA (Robotic Process Automation) es un tipo de automatización basado en software que permite la ejecución controlada de tareas en las cuales la intervención humana es más escasa y se puede limitar a realizar un control o verificación.

La definición de RPA de acuerdo con el Instituto para la Automatización Robótica de Procesos e Inteligencia Artificial (IRPAAI según sus siglas en inglés) es la siguiente: Es la tecnología que permite configurar un software o «robot» para controlar e interpretar las aplicaciones existentes y poder así procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.

En el RPA intervienen  bots de automatización robótica de procesos (RPA).  Estps bots de RPA son como una fuerza de trabajo digital que puede interactuar con cualquier sistema o aplicación. Por ejemplo, los bots pueden copiar y pegar, extraer datos web, hacer cálculos, abrir y mover archivos, analizar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, etc.

Los bots de RPA se pueden programar, clonar, personalizar y compartir para ejecutar procesos empresariales en toda la organización.

¿Por qué el RPA puede aumentar la productividad de tu empresa?

Uno de los mayores beneficios de la RPA es que aumentarás la productividad de tu empresa. Esto se debe a diversas razones:

  • Se evita que el retraso o un error al realizar una tarea, retrase, las siguientes tareas. Es decir, la cadena continúa su trabajo y es más productivo.
  • La información está disponible y centralizada en todo momento.
  • La RPA accede a todas las fuentes de datos dispersas y las centraliza.
  • Se guarda un histórico de las acciones realizadas por lo que, si se produce un problema, se pueden saber cuándo surgió y qué ocurrió.
automatización de procesos

¿Cómo saber si necesitas un RPA?

Si identificas tu empresa con alguno de los puntos siguientes es que necesitas un sistema RPA.

  1. Tareas rutinarias que no aportan valor al negocio. Demasiado tiempo y dinero invertido en las mismas tareas.
  2. Alto volumen de tareas monótonas.
  3. Poca capacidad de mejora con el sistema productivo actual.

 La combinación de todas estas debilidades demuestran la necesidad de automatizar las tareas en la empresa y, por tanto, de implantar un RPA.

Herramientas para la Automatización de Procesos

Si hablamos de herramientas para poder implementar una buena automatización de procesos en nuestra empresa, hay muchas opciones que se encargan de ello en el mercado. A pesar de esto, obviamente hay herramientas con más o menos funcionalidades y que, por lo tanto, nos pueden aportar más o menos valor en nuestra empresa.

Algunas de las herramientas más usadas de RPA son las siguientes:

  • Power Automate
  • UiPath
  • Automation Anywhere
  • WinActor

¿Cómo implementar la automatización en tu empresa?

Desde Aglaia Consulting recomendamos un seguido de fases previas:

1ª Buscar la herramienta RPA más apropiada para la empresa. 

Existen muchas alternativas en el mercado: UiPath, Microsoft Power Automate, etc.

2ª Fijar los indicadores clave, KPI, del proceso de automatización.

Como siempre, hay que fijar unos indicadores que nos ayuden a analizar el impacto de la implementación de la herramienta.

 Preparar todo lo necesario para la implementación del modelo en la plataforma escogida. 

Lo adecuado es comenzar con la formación y capacitación del personal gestor en el uso de la plataforma.

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Cómo escoger una consultora tecnológica

Para realizar una buena transformación digital de tu empresa:

  • Escoge una empresa partner de Microsoft. Te asegurarás de que sean expertos en el sector y de que siempre estén actualizados y a la última de todas las aplicaciones y herramientas que componen Microsoft.
  • Busca una consultoría que no solo realice los proyectos, sino que también forme a todo tu equipo en las soluciones, para realizar un buen uso de las herramientas que componen Microsoft.
  • Elige aquella que siempre esté a tu disposición y te ofrezca un trato cercano. Y ponga a tu disposición consultores y técnicos que se vuelquen al 100% en tu proyecto y se comprometan con los requisitos y términos pactados.

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Trabajamos de una forma ágil y flexible a través de la metodología SCRUM con el fin de aportarte el máximo valor desde el primer momento. Fijamos un marco de trabajo donde se define el conjunto de prácticas y roles para cada proyecto.

Si quieres saber más sobre nuestro método de trabajar, no dudes en visitar nuestra sección de proyectos.

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