Aplicación para Generar Ofertas

El Reto

En los departamentos de ventas de muchas empresas, una de las tareas manuales donde los trabajadores invierten más tiempo, es en la generación de ofertas o propuestas económicas para los clientes. Por este motivo, automatizar este proceso puede generar grandes beneficios. En Aglaia Consulting, debido a la actividad de la empresa, se generan un gran número de ofertas diarias y esto implicaba que los comerciales tenían que crearlas manualmente y de forma repetitiva.

Esto tomaba mucho tiempo ya que las ofertas contenían un gran número de campos variables que se iban personalizando en cuestión del tipo de propuesta y del cliente al que iba dirigida. Es decir, además de tener que generar las propuestas manualmente, estas se debían personalizar ya que cada una de ellas era única.

Para visualizar mejor el caso de éxito, hay que tener en cuenta la actividad que se lleva a cabo en Aglaia. Es decir, estas ofertas que se generaban manualmente iban destinadas a planes de formación en herramientas tecnológicas del entorno Microsoft. Por lo tanto, el servicio que ofrece la empresa son cursos para aprender a utilizar un conjunto de herramientas.

Así pues, en este contexto, los trabajadores tenían que generar propuestas ad-hoc para cada cliente, modificando variables como el nombre del curso, el importe final, el temario del curso, la duración y muchos más campos.

La metodología de trabajo se basaba en duplicar el archivo referente a una oferta antigua que se hubiera utilizado para otro cliente y reciclarla, modificando a mano cada uno de los campos variables. Obviamente, esto no era una buena práctica ya que, más allá de suponer mucho tiempo y procesos repetitivos, podía provocar errores a corregir.

En Aglaia, como partners de Microsoft 365, sabíamos que las herramientas que teníamos a nuestro alcance podían ayudar a automatizar todo este proceso.

La solución

En Aglaia éramos conscientes que con las herramientas de la suite de Microsoft 365 y de la Power Platform podíamos generar una solución para que la empresa pudiera empezar a generar ofertas sin tener prácticamente que aplicar esfuerzos manuales.

Para ello, tuvimos que generar una arquitectura de flujos de trabajo automatizados con Power Automate, una aplicación con un formulario a través de Power Apps y un conjunto de listas y bibliotecas con SharePoint. Así pues, estas fueron las tres herramientas que tuvimos que utilizar para generar la solución. Vamos a ver más en detalle cómo lo hicimos:

Almacenamiento y registro de datos en SharePoint

Lo primero que debíamos crear eran las listas y bibliotecas en el entorno de SharePoint de la organización. Esto era necesario ya que tanto la aplicación a desarrollar como los flujos automáticos (workflows) se alimentarían de esta información almacenada en el cloud colaborativo de la empresa.

Por un lado, generamos una biblioteca en la cual se almacenaban las plantillas de las propuestas. Es decir, el documento word correspondiente a la oferta, pero con los campos variables en blanco, sin rellenar.

Y, por otro lado, creamos también una lista con todos los productos que se vendían, es decir, los cursos y sus respectivas características. Estas características hacían referencia a los campos variables que, posteriormente, se verían reflejados en las ofertas. Por lo tanto, se trataba de una lista de los productos con sus respectivos metadatos.

Creación de la aplicación con Power Apps

La intención era que se pudieran generar todas las ofertas sin tener que editar el archivo en sí, es decir, el documento Word. Por este motivo, lo que hicimos fue crear una aplicación desde Power Apps.

A grandes rasgos, la aplicación consistía en un formulario que cuando se enviaba, generaba de forma automática la oferta, cogiendo como referencia los campos cumplimentados en el propio formulario.

Es decir, la aplicación devolvía la plantilla de la oferta almacenada en SharePoint, pero con los campos variables rellenados en base a la información detallada en el formulario.

Creación del flujo automático (Workflow) con Power Automate

Power Automate fue la herramienta a través de la cual se pudo generar todo el automatismo que requería la solución. Es decir, el hecho de utilizar la aplicación y que esta genere la oferta personalizada para un cliente en concreto, sobre un producto en específico y bajo unas características, fue posible gracias a la creación de un flujo automático que ejecutaba todas las acciones a realizar.

De hecho, lo que la aplicación hacia realmente cuando se enviaba el formulario, era generar una nueva lista de registros en SharePoint. A partir de este punto, era Power Automate el encargado de hacer el match entre los registros almacenados y los campos variables que se debían de rellenar en las ofertas.

Básicamente, el flujo representaba de forma automática los pasos que manualmente haría una persona. Es decir, iba personalizando un documento (la oferta) en base a información que estaba disponible en el cloud de la empresa. Todo este proceso, se ejecutaba como ya hemos detallado, cuando un trabajador enviaba el formulario desde Power Apps. En este punto se “activaba” el Workflow.

Finalmente, y a través de un desencadenador del propio flujo, la aplicación de Power Apps devolvía la oferta en formato Word y en PDF y, además, la almacenaba en una nueva biblioteca de SharePoint.