Chatea con usuarios externos a la organización con Microsoft Teams

Como ya nos avanzó Microsoft en el Ignite Fall 2021, Microsoft Teams se estuvo preparando para ofrecer la posibilidad de chatear con miembros externos a la organización mediante un correo electrónico personal o un teléfono. Esta nueva funcionalidad ha empezado a implementarse en enero de 2022.

Esta posibilidad abre un mundo nuevo de posibilidades para la comunicación entre organizaciones y particulares. Sin embargo, el reto de esta nueva funcionalidad es garantizar la seguridad de la organización al permitir la interacción con usuarios externos a ellas, que deberán contactar a través de una cuenta personal de Microsoft.

¿Cómo chatear con usuarios externos a la organización?

Para poder empezar a usar esta nueva capacidad de Microsoft Teams deberemos acceder a la configuración administrativa de nuestra organización. La implementación de esta funcionalidad estará activada por defecto y podremos regularla tanto a nivel de inquilino como de usuario individual.

Si, como organización, queremos chatear con un usuario externo a esta tendremos que asegurarnos de que el correo electrónico que está usando sea de Microsoft. Una vez lo sepamos, podremos ingresar la dirección o el número de teléfono y mandar una invitación para empezar a mantener una conversación. Del mismo modo funcionará si somos usuarios individuales que queremos contactar con una organización.

A nivel de organización, podremos enviar hasta 10 invitaciones de mensaje. Si estas no se aceptan no podremos contactar más veces con ese usuario.

Al aceptar la invitación, se puede iniciar un chat nuevo grupal o individual (1:1), o agregar al usuario a un chat grupal existente. En todo momento, el usuario podrá interactuar de manera habitual y abandonar o bloquear el chat en cualquier momento.

Se pueden configurar los controles de acceso en el centro de administración. La opción de Chat Saliente regula la interacción de organizaciones hacia individuales externos, mientras que la opción de Chat entrante regula la interacción de individuales externos hacia las organizaciones.

El plan de acceso externo se regula a través de la gestión de dominios. Como comentamos, el acceso externo está activado de forma predeterminada. Si agregamos dominios bloqueados, se permitirán todos los demás dominios excepto esos; al contrario, si agregamos dominios permitidos, solo se permitirán los que hemos añadido. Podemos administrar los dominios detalladamente a través de “Usuarios > Acceso externo”.

¿Cómo se garantiza la seguridad?

Gracias a lo que Microsoft llama “nube de nivel empresarial de hiperescala” se ofrecen capacidades avanzadas de seguridad, teniendo así en cuenta la privacidad, la seguridad y el control de usuarios finales. Los administradores tendrán controles y herramientas para regular el nivel de acceso a través del portal de administración.

Incluso habiendo configurado la protección deseada, Microsoft siempre garantizará los siguientes aspectos:

• Suscripción explícita, donde los usuarios finales tendrán que aceptar o rechazar los mensajes y siempre estarán avisados de los riesgos del chat externo.
• Credencialización externa, es decir, el chat avisará de que el usuario con el que estamos interactuando no pertenece a la organización.
• Comprobaciones de spam.
• Límites de mensajes si no se acepta explícitamente la interacción entre los usuarios.
• Controles de administración.
• Seguridad del usuario mostrando únicamente el nombre y el correo electrónico para proteger su identidad.
• Los usuarios de cuentas personales pueden determinar no aparecer visibles para otros usuarios de Teams.

Microsoft Teams trabaja para eliminar las barreras en la comunicación

Cada vez las posibilidades que ofrece Microsoft Teams como canal de comunicación es mayor, ya sea a nivel organizacional como particular. Esta nueva funcionalidad abre un amplio abanico de posibilidades a nivel de interacción, por ejemplo, con profesionales freelance o atención al cliente.

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