Las Golden Rules en Microsoft Teams son una serie de normas que deberíamos seguir para asegurar una buena praxis en el uso de la herramienta. De esta forma, evitaremos confusiones en la colaboración con nuestros compañeros, desorden en nuestras carpetas, archivos duplicados y más.
Es por eso que hoy os explicaremos diferentes Golden Rules de Microsoft Teams para usarlo correctamente.
Golden Rules Microsoft Teams
General
Envíe enlaces a documentos en lugar de archivos adjuntos
Una de las ventajas de Office 365 es la capacidad de coeditar documentos; aprovéchela. De esta forma se tiene una única fuente de información compartida con todos los interesados. Treinta borradores de un archivo circulando por la bandeja de entrada solo aporta caos a nuestro día a día.
Realiza un seguimiento de las tareas del equipo con Planner
Agrega la pestaña Planner integrado en el canal de trabajo para mantener las entregas del proyecto, las tareas y los recordatorios visibles para todo el equipo.
Conversaciones
Menciona a las personas para llamar su atención y obtener una respuesta
@mencionar es equivalente a colocar a alguien en el campo Para o CC de un correo electrónico. Utiliza @ en consecuencia; no lo uses en exceso.
Trate de que los mensajes sean breves y concisos
A nadie le gustan los correos electrónicos largos y menos aún los mensajes de chat largos. Mantén las cosas en el punto justo y trata de evitar contar la historia de tu vida.
Canales
Utiliza el canal general para anuncios y temas que no se ajusten a otros canales.
Necesitas tener un espacio misceláneo. Conserva el Canal General para eso.
Crea un canal para contenido divertido, memes y gifs
Esto ayuda a mantener el trabajo separado de las cosas divertidas y a crear buen ambiente con tus compañeros.
Archivos
Limita a tres niveles de profundidad en las carpetas
Esta no solo es la mejor práctica, sino que hay un límite de caracteres para la longitud de la ruta de la carpeta.
El lugar donde cargar archivos es importante
Si cargas un archivo en la pestaña Archivos en un canal, se guarda en SharePoint. Pero, si subes un archivo en un chat privado, el archivo se guarda en su OneDrive y se comparte automáticamente con todos en el chat.
Chats privados
Utiliza el chat privado para preguntas de alta prioridad o simplemente para hablar con tus compañeros
El chat privado de Teams es equivalente a cualquier otro servicio de mensajería instantánea.
Los archivos cargados en el chat privado se guardan en OneDrive
El archivo se carga automáticamente en la carpeta Archivos de chat de Microsoft Teams en el OneDrive de la persona que lo carga. Estos archivos se comparten automáticamente con todos en el chat.
Reuniones y llamadas
Las reuniones y llamadas mejor desde la aplicación de escritorio
La versión web de Teams es excelente, pero no tan completa en funciones como la aplicación de escritorio.
Utiliza el chat para ayudar a compartir recursos e información durante las reuniones sin causar distracciones
Es útil compartir direcciones web, nombres de contactos y otros elementos complementarios mientras otra persona está hablando. Estos chats son parte del canal / chat privado, para que todos puedan consultarlos después de la reunión, sin interrumpir la llamada.
Trabaja mejor aplicando las Golden Rules de Microsoft Teams
¡Cada mes Microsoft Teams presenta más ventajas! Teams nos puede ser de gran utilidad para prácticamente todos los aspectos del trabajo colaborativo en nuestro día a día. ¡Si lo usas solamente para chatear o llamar, te estás perdiendo todo un mundo de posibilidades! Aprende a utilizarlo de manera óptima con nuestro curso práctico de Microsoft Teams.
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