¿Qué es Turnos de Microsoft Teams?

Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta referente en la gestión de equipos, potenciando el trabajo híbrido dada la alta demanda de las empresas. Para ello, constantemente desarrolla aplicaciones y mejoras que facilitan el día a día.   

Turnos es una de las múltiples aplicaciones muy útiles que tiene Teams. Su funcionamiento es muy sencillo y resulta muy útil para la gestión de equipos en muchos sentidos, ya que permite desde sincronizar horarios de personas en distintas localizaciones, gestionar desde un solo lugar los horarios de todos los trabajadores hasta registrar turnos de entrada y salida, hacer peticiones y cambios.  

¿Qué es Turnos? 

Turnos es una funcionalidad que ayuda a crear, actualizar y administrar las jornadas laborales en la empresa dentro de la plataforma Microsoft Teams. En un contexto de teletrabajo, aporta beneficios interesantes para gestionar a distancia a los equipos. Siempre en un entorno muy visual, cómodo e intuitivo de usar que facilita el intercambio de información entre el personal o equipo. 

¿Para qué sirve esta funcionalidad de Microsoft Teams? 

Es una herramienta que Microsoft ha lanzado para administrar los turnos de cada empleado de una manera más sencilla, en un calendario visible para el propio trabajador. Permite asignar nombres a los equipos para mantener una organización, agregar turnos desde cero o copiar unos ya existentes. 

Diseñado para dispositivos móviles también, pretende que las comunicaciones entre una y otra parte sean rápidas y efectivas. La aplicación le permite al empleado ver sus turnos de trabajo con un solo toque. También puede solicitar horas o días libres según lo que necesite. El administrador del equipo puede revisar las solicitudes de permisos y el intercambio de turnos entre trabajadores.  

¿Cómo funciona Turnos? 

Turnos funciona a través de la plataforma general de Microsoft Teams. La administración de los equipos de trabajo puedes llevarla a cabo a través de las diferentes funciones que te ofrece Turnos y que ya te hemos resumido en el apartado anterior. Comienza abriendo la aplicación dentro de la plataforma de Teams. 

Se puede encontrar en la galería de aplicaciones de Teams o la podemos buscar manualmente en ‘Más’ para añadirla a la lista. Una vez dentro de ella, se pueden crear las programaciones necesarias. 

El proceso es sencillo: seleccionamos ‘Crear equipo‘ en la parte superior izquierda de la pantalla y asignamos un nombre al grupo para el que estamos creando esa programación. Hay que asignar la zona horaria correcta y aceptamos. Una vez generada, se podrá introducir contenido. También es posible añadir notas, descansos o almuerzos en la sección ‘Actividades’.

Para poder gestionar las programaciones de horarios simplemente deberemos generar la arquitectura con los correos electrónicos de los usuarios y, a posteriori, añadir cada uno de los turnos.

Debemos tener en cuenta que las personas y sus turnos no se pueden mover de un grupo a otro. Por eso, hay que completar correctamente este proceso. Por otro lado, podemos agregar un turno abierto ya, para asignarlo más adelante o para recibir solicitudes de los empleados para cubrirlo. 

Otras posibilidades de Turnos

Para insertar los datos de una programación creada, solo hay que pinchar en ‘Más opciones’ en la parte superior derecha de Turnos. Seleccionamos ‘Importar programación‘, descarga el archivo y después lo cargamos para agregar la información que contiene. 

Si deseamos compartir una programación con el equipo, también podemos elegir cuándo hacerlo. Los cambios realizados se visualizarán con un asterisco sobre el día programado para que, desde fuera, cada persona detecte que hay novedades que consultar. 

También podremos programar si queremos que reciban una notificación los miembros afectados por esos cambios o todo el equipo. Las programaciones se pueden copiar con el botón que hay en la parte superior derecha para duplicarlas y usarlas en otros días. 

El reloj de fichar en Turnos 

El reloj de fichar de Turnos permite a los trabajadores registrar su hora de entrada y salida, y resulta una de las funcionalidades más útiles. Para acceder a él deberemos dirigirnos al panel de Turnos y seleccionar el cuadrito superior que dice “Registrar hora de entrada”. A partir de ese momento el reloj empezará a contar el inicio de la jornada laboral.  

En la aplicación de Teams para el móvil, del mismo modo podemos acceder a Turnos mediante la galería de aplicaciones. En el panel principal veremos la opción de “Reloj de fichar” y, manteniendo pulsado el botón rojo, podremos iniciar la jornada. También disponemos de un botón al lado para determinar el momento en el que se hará un descanso.  

Para confirmar que la jornada laboral es correcta, tendremos que confirmarla. Para ello nos dirigiremos al icono superior derecho dentro del menú del reloj de fichar y visualizaremos todos los turnos completados. Podremos modificar la fecha, la hora y añadir anotaciones para que, una vez hayamos terminado, podamos confirmar el turno y mandarlo al administrador.  

Turnos facilita la gestión de equipos durante el día a día 

Además de las posibilidades que ya hemos explicado a lo largo del texto, Turnos permite enviar mensajes únicamente a un usuario o a todo el equipo. Igualmente, permite subir documentos de directivas, boletines de noticias y hasta vídeos para compartirlos con los empleados. 

Ellos, por su parte, pueden ver y leer todo el contenido cargado en la aplicación móvil o en el ordenador. Muchos de los beneficios que aporta esta funcionalidad están relacionados con el acceso instantáneo al calendario. Los miembros de un grupo pueden hacer sus solicitudes en un único espacio virtual, integrado en la plataforma de teletrabajo. 

En conclusión, todo esto es lo que te ofrece Microsoft Teams con su herramienta Turnos, que simplifica el proceso de organizar un equipo. Si quieres saber más sobre otras aplicaciones y funcionalidades de Teams no te pierdas nuestro curso de Microsoft Teams y conviértete en un experto.  

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