Registra respuestas de Forms en una lista de SharePoint con Power Automate

En la era digital actual, la automatización de procesos se ha convertido en una estrategia clave para aumentar la eficiencia y la productividad de las empresas. Power Automate ofrece una solución poderosa y fácil de usar para automatizar tareas y flujos de trabajo en toda la organización. Desde la automatización de tareas repetitivas hasta la integración de aplicaciones y la notificación en tiempo real, Power Automate puede mejorar significativamente la forma en que tu empresa opera.

En este artículo, exploraremos un flujo de Power Automate que aplicarse en tu empresa de manera rápida y efectiva. Este tipo de flujos de trabajo no solo simplificarán las tareas diarias, sino que también liberarán tiempo y recursos valiosos para que tu equipo pueda concentrarse en tareas de mayor valor añadido.

Registra respuestas de un formulario en una lista de SharePoint con Power Automate

Este primer flujo nos va a permitir recopilar todas las respuestas en de un formulario de Forms y almacenarlas en una lista de SharePoint para poder trabajar con ellas como metadatos. Vamos a ver cómo funciona con un ejemplo muy sencillo: recopilaremos las tallas de camisetas de nuestra organización y las guardaremos en SharePoint.

Paso 1. Crea un formulario en Forms y una lista de SharePoint.

Para poder conectar este flujo necesitaremos por un lado crear un formulario en Microsoft Forms. Gracias a las capacidades de extensibilidad que tiene Microsoft existen más proveedores de formularios, sin embargo, para este ejemplo vamos a utilizar todas las herramientas de Microsoft.

Por otro lado, vamos a crear nuestra lista de SharePoint. Para hacer accederemos a SharePoint > + > Lista. Daremos un nombre a la lista y empezaremos a construir nuestra tabla. Hay que tener en cuenta que tendremos que estructurar la tabla a conciencia de las preguntas que hemos hecho en el formulario para poder obtener en cada registro toda la información que necesitamos.

Paso 2. Configura el flujo en Power Automate

Power Automate ofrece diferentes plantillas de las que podemos partir para arrancar nuestros flujos. Vamos a crear el flujo de cero para poder entender bien el funcionamiento. Para ello, Automate nos va a pedir que realicemos una conexión con nuestro correo tanto en Forms como en SharePoint.

Desencadenante

Para iniciar el flujo necesitaremos un desencadenante, en este caso será que el flujo se active cuando se registre una respuesta en el formulario. El componente que usaremos se llama “When a new response is submitted” (Cuando una nueva respuesta se registra) y nos va a pedir el ID del formulario. Mediante el desplegable seleccionaremos el formulario que hemos creado.

Acción

La acción que le vamos a pedir a Automate es que identifique los datos que le entran del formulario, que los guarde y que cree un ítem nuevo en la lista. Para que esta acción se repita en cada respuesta, deberemos crear un contenedor que se llama “Apply to each” (aplicar a cada uno).

Dentro del “Apply to each” le diremos que obtenga los datos del desencadenante a través de la variable: “Lista de notificaciones de respuesta Id. de respuesta”.

Añadiremos un nuevo paso llamado “Get response details” (Consigue los detalles de la respuesta) en el que le diremos que guarde los datos que la persona introduce en el formulario. El Id. de respuesta será el mismo que el anterior: “Lista de notificaciones de respuesta Id. de respuesta”.

El siguiente paso que añadiremos es el “Create item” (crear ítem) que nos va a permitir crear un nuevo registro en la lista de SharePoint. Dentro de este componente localizaremos el sitio donde está la lista y la lista en concreto. Cuando la seleccionemos Automate nos detectará todas las columnas que tiene la lista que hemos creado previamente y que deberían corresponder con las preguntas que hayamos hecho en el formulario.

En cada una de las opciones añadiremos la etiqueta de las variables correspondientes a las preguntas de la encuesta. Con esto, le estamos diciendo a Automate en qué columna de la lista tiene que guardar el resultado de cada pregunta.

Mira cómo quedaría el flujo final:

Paso 3. Prueba el flujo

Cuando tengamos nuestro flujo listo le daremos al botón de guardar y lo probaremos.

Si lo probamos de forma Manual, Automate nos esperará a que completemos un formulario y se activará cuando se envíe la respuesta. Si lo probamos de forma Automática, tomará la última prueba de referencia y la reproducirá.

Una vez se ejecute el flujo habiendo registrado nuestra respuesta en el formulario, la lista de SharePoint debería verse algo asÍ:

Power Automate potencia la automatización de tareas

Un flujo tan sencillo como este facilita el almacenamiento de datos en el entorno empresarial. Una vez los datos ya están en el entorno de la empresa es más fácil poder trabajar con ellos e integrarlos en el resto de las herramientas de Microsoft.

Este ejemplo es uno de los muchos flujos, sencillos y complejos, que ofrece Power Automate. En Aglaia Consulting somos especialistas Power Automate y, junto con Power Apps, ofrecemos nuestro curso en Power Apps & Power Automate para que descubras todo el potencial que tienen, tanto por separando como conjunto.

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