Normalmente hablamos de la importancia de los datos a la hora de tomar decisiones dentro de una organización, pero hay otra situación en la que estos cobran mucho valor y es cuando se tienen que fijar objetivos dentro de una empresa o área de negocio.
Por este motivo, Power BI Service incluye la pestaña Goals, que permite hacer un seguimiento y monitorear esos objetivos que se han definido en base a las métricas más relevantes para la empresa, todo esto desde un solo panel.
La funcionalidad Goals actualmente está disponible para aquellos que tengan la versión Pro de Power BI o Premium por usuario.
Cómo acceder a Goals en Power BI
Para acceder a Goals (Objetivos) en Power BI debemos hacerlo desde el Service. Si abrimos el servicio en la nube desde un navegador, en el menú lateral de la herramienta tenemos disponible la pestaña de Goals.
Si no hemos trabajado nunca con esta funcionalidad es normal que aparezca esta pestaña en blanco, sin ningún archivo, como podemos ver en la imagen anterior. De todos modos, en la sección de recomendados tenemos disponibles algunos ejemplos para los departamentos de Marketing, Ventas y RRHH entre otros.
Una vez se empieza a trabajar con Goals, en esta pestaña de inicio encontraremos aquellos paneles más recientes, los que hayamos marcado como favoritos e incluso aquellos que un tercer usuario comparta con nosotros.
Cómo funciona Goals en Power BI
Goals funciona a través de una nueva funcionalidad de Power BI, los Scorecards, que son una especie de tarjetas de resultados que nos permiten ver los distintos objetivos y subobjetivos que se han programado, junto con el propietario de este objetivo y el estado o progreso en el cual se encuentra.
Como podemos ver, en un único panel tenemos disponible de forma completamente visual un conjunto de distintos objetivos que nos permiten tener una visión global de la evolución de la empresa o de un departamento en concreto, en este caso, del departamento de Sales (Ventas).
Además, si hacemos clic en un objetivo en concreto, podemos acceder a los detalles de este. En estos detalles encontramos una visión más amplia de ese objetivo en concreto, junto a la actividad que ha tenido y al historial de su evolución.
Crear un Scorecard en Goals de Power BI
Para crear un Scorecard, debemos hacerlo desde el botón que tenemos disponible en la parte superior derecha de la página de inicio de Goals. Este nos indica “Nueva tarjeta de resultados” y por lo tanto, nos permite generarla desde cero.
Al hacer esto, se nos abre una ventana lateral en la que debemos indicar el nombre que le queremos dar al panel, una breve descripción, la posibilidad de otorgarle una etiqueta de confidencialidad y, por último, a qué área de trabajo queremos vincular la tarjeta de resultados.
Simplemente haciendo esto, ya se nos genera la vista para empezar a crear estos objetivos. Como podemos ver en la siguiente imagen, se nos abre el panel en blanco con el botón de “Nuevo Objetivo” en el centro para empezar a trabajar.
Si hacemos clic en el botón, se nos crea nuestro primer objetivo en una tarjeta en blanco que debemos configurar:
Como observamos, en el objetivo podemos darle el valor actual, el valor destino en el que fijamos que el objetivo se cumple, el estado actual y las fechas de inicio y vencimiento. Simplemente, rellenamos estos campos manualmente y le damos al botón de “guardar”. De este modo ya nos queda creado nuestro primer objetivo:
Si hacemos clic en este objetivo, como ya hemos visto antes se nos abren los detalles, pero en este caso, como lo hemos configurado nosotros tenemos más opciones.
Por un lado, podemos introducir nuevas entradas de actividad que nos permiten actualizar el objetivo con nuevos valores, asociados a una nueva fecha.
Y, por otro lado, podemos establecer reglas para que el estado se modifique automáticamente según el valor o la fecha del objetivo. Por ejemplo, si nuestro objetivo es llegar a 200 leads a final de mes, le podemos establecer que, si a mitad de mes estamos por debajo de los 100 leads, me marque el objetivo en estado de riesgo.
Conectar los objetivos a un informe de Power BI
Otra forma de generar un objetivo es, en lugar de escribir el valor de este y actualizarlo a mano, conectarlo a un informe de Power BI que tengamos publicado en Power BI Service. De este modo, el valor del objetivo evolucionará automáticamente según el dato al que lo hayamos conectado. Para ello, tenemos que hacer clic en la opción que tenemos de “Conectar a datos”.
Cuando hacemos clic, se nos abre una ventana emergente con los informes que tenemos publicados en Power BI Service con el fin de escoger a qué report queremos conectar ese objetivo en concreto.
Al escoger el informe a conectar, se nos abre en la misma ventana y tenemos que seleccionar a qué valor queremos que corresponda el objetivo. En nuestro caso, lo vincularemos a una tarjeta que nos muestra el total de ventas.
Así pues, de estos dos modos podríamos generar nuestro panel con todo un conjunto de objetivos creados manualmente o conectados a distintos informes, con la finalidad de tener en una sola vista el seguimiento de aquellas métricas más importantes.
Descubre y aplica todas las ventajas de Power BI
Como hemos visto, Power BI es una herramienta que también nos puede traer grandes beneficios a la hora de hacer un seguimiento de nuestros objetivos a través de los datos, y es que estos, nos pueden dar grandes ventajas en muchas áreas de nuestra empresa y situaciones del día a día laboral.
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