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Cómo Olympus Iberia digitalizó procesos clave junto a Aglaia y Power Platform

Olympus Iberia ha confiado en Aglaia para impulsar su transformación digital, mejorando procesos y optimizando la gestión interna en áreas críticas como contratos, salarios y servicio técnico con la implementación de herramientas como Power BI, Power Apps y Power Automate.

Partners oficiales

Olympus Iberia tiene sus oficinas en Barcelona y es responsable de la distribución de soluciones médicas, científicas e industriales en España y Portugal.

Sector

Fabricación y distribución de equipos médicos

Sede

L’Hospitalet de Llobregat, Barcelona

Soluciones implementadas

Power BI
Power Apps
Power Automate

El reto

Olympus Iberia, comprometida con la innovación y la mejora continua, identificó la necesidad de optimizar su operativa interna y reducir la dependencia de procesos manuales y fragmentados.

Conscientes del potencial de la tecnología, la dirección decidió adelantarse a las tendencias y apoyarse en herramientas avanzadas de Microsoft Power Platform como Power BI, Power Apps y Power Automate para redefinir la manera en que la organización operaba.

El objetivo: ganar eficiencia, centralizar la información y facilitar una toma de decisiones más ágil y basada en datos.

Emili Ripollès

Regional Managing Director Olympus Iberia

«Más allá de los resultados tangibles, lo que más valoramos de esta alianza es la cercanía, la proactividad y el compromiso que han demostrado en cada proyecto. Gracias a su visión estratégica y su capacidad de adaptación, cada reto se ha convertido en una oportunidad de crecimiento para nosotros.»

La solución

Lo más destacado

La transformación digital de Olympus Iberia se articuló en cuatro proyectos clave que abordaron procesos estratégicos con alto impacto interno.

Primero, se digitalizó la gestión de contratos mediante Power BI, eliminando errores y mejorando la visibilidad en tiempo real sobre costes y amortizaciones.

Después, se automatizó el análisis retributivo anual con una solución en Power Apps y Power Automate, reduciendo drásticamente los tiempos de gestión salarial y facilitando la coordinación entre departamentos.

En tercer lugar, se optimizó el Servicio de Atención Técnica (SAT) a través de dashboards en Power BI, que ofrecieron un mayor control sobre intervenciones, costes y rentabilidad de los contratos de mantenimiento.

Por último, se desarrolló Olybonus App, una herramienta personalizada en Power Apps, que revolucionó la gestión del salario variable, aportando transparencia, seguimiento en tiempo real y flujos automáticos de validación y aprobación.

Expandir todo Contraer todo

En detalle

Primer proyecto: Análisis y Gestión de Contratos

El primer desafío que Olympus Iberia propuso abordar fue el análisis y gestión de los contratos con clientes. Hasta ese momento, todo el proceso se realizaba mediante hojas de Excel complejas y vinculadas entre sí, lo que generaba ineficiencias y errores.

Conscientes del potencial de las herramientas de análisis de datos, la dirección de Olympus decidió apostar por Power BI como solución para optimizar este proceso. Aglaia acompañó a Olympus en la implementación, asegurando que la herramienta se adaptara a sus necesidades y permitiera automatizar la generación de informes, centralizando todos los datos en una única plataforma.

De esta manera, Olympus pudo reducir la dependencia de las hojas de cálculo manuales, minimizar errores y obtener una visión integral en tiempo real de sus contratos y costes asociados. Además, la capacidad de generar informes dinámicos y personalizados de Power BI facilitó la toma de decisiones estratégicas basadas en datos precisos.

Esto permitió a Olympus:

Analizar en profundidad todos los contratos existentes con clientes
Calcular la amortización de los materiales fungibles
Mantener un control constante sobre costes y rendimiento
Obtener una visión integral y en tiempo real

El impacto fue inmediato: menos errores, más visibilidad y mejores decisiones.

Segundo proyecto: Digitalización del Análisis Retributivo

Anualmente, el Departamento de RRHH coordina la propuesta para los incrementos salariales de los empleados. Sin embargo, este proceso era totalmente manual, lo que obligaba a consolidar múltiples datos dispersos consumiendo un tiempo considerable a diversos departamentos.

Además, la falta de una herramienta centralizada dificultaba la visibilidad en tiempo real de los fondos disponibles. Lo que generaba ineficiencias e inconsistencias en la distribución del presupuesto.

Para solucionar esto, se desarrolló una aplicación en Power Apps y Power Automate que permitió:

Cargar los salarios de todos los empleados
Integrar en la aplicación la evaluación anual de cada trabajador
Evaluar los datos presentados y automatizar la propuesta de incrementos salariales por equipos
Coordinar las revisiones teniendo en cuenta distintos departamentos y niveles jerárquicos
Generar y enviar cartas de notificación del incremento salarial para los empleados automáticamente

El resultado fue una reducción drástica en los tiempos de gestión: lo que antes tomaba meses, ahora se resolvía en semanas de manera más simplificada y respetando todos los procesos.

Tercer proyecto: Optimización del Servicio de Atención Técnica (SAT)

Conscientes de la importancia de ofrecer un servicio eficiente y de alta calidad a sus clientes, la dirección de Olympus identificó la necesidad de mejorar también su Servicio de Atención Técnica (SAT). Su objetivo era modernizar la gestión y garantizar un mayor control sobre las reparaciones, los costes y la rentabilidad de los contratos de mantenimiento.

Hasta ese momento, la gestión se realizaba de forma manual y fragmentada, lo que dificultaba el seguimiento de las intervenciones y la toma de decisiones basada en datos. Para responder a esta necesidad estratégica, se desarrolló un dashboard en Power BI que permitió:

Analizar los costes de mantenimiento de los equipos
Evaluar la rentabilidad de los contratos
Registrar reparaciones y gastos asociado
Tomar decisiones basadas en datos actualizados en tiempo real

La nueva solución mejoró la gestión del servicio técnico, optimizando recursos y la experiencia del cliente.

Cuarto proyecto: Olybonus App, una Revolución en la Gestión de los Objetivos Salariales

El mayor reto al que se enfrentaba Olympus, especialmente los departamentos de Finanzas, Administración y Recursos Humanos, era la gestión de los objetivos salariales. Una vez más, la dirección, con una visión clara de mejora y digitalización, impulsó la búsqueda de una solución que permitiera una administración más ágil y transparente del salario variable.

Para abordar esta problemática, Aglaia, junto a Olympus, desarrollaron Olybonus App, una aplicación personalizada creada con Power Apps y basada en un modelo de Dataverse.

Esta solución revolucionó la gestión del salario variable al proporcionar una plataforma centralizada y automatizada, accesible para todos los empleados y actualizada en tiempo real. Con Olybonus App, Olympus logró:

Asignar objetivos de manera sencilla: Los managers podían definir metas específicas, estacionalidades y ajustar su peso dentro de la estructura del bonus.
Seguimiento en tiempo real: Los empleados podían seguir su progreso y comprender cuál es el cálculo de su compensación en cada momento.
Automatización de aprobaciones: Se eliminaron redundancias y se aceleraron los tiempos de validación mediante flujos de Power Automate.
Solicitud de adelantos: Basada en criterios específicos, esta automatización permitió mejorar la gestión financiera de los empleados.

Gracias a Olybonus App, Olympus logró estandarizar la gestión de los objetivos, incrementar la transparencia y alinear los objetivos corporativos con el desempeño individual.

Además, el proceso, que anteriormente tomaba meses, ahora se podía completar con un flujo completamente automatizado, asegurando el cumplimiento presupuestario, una administración más eficiente y total transparencia con los trabajadores.

Impacto y futuro de la colaboración

La visión estratégica de la dirección de Olympus Iberia ha sido clave para posicionar a la compañía como un referente en innovación dentro de su grupo empresarial.

Su apuesta decidida por la transformación digital no solo ha optimizado procesos internos, sino que también ha servido de inspiración para otras filiales, como Italia y Alemania, que han comenzado a adoptar estas soluciones. Un claro ejemplo de ello es Olybonus App, la iniciativa que ha revolucionado la gestión de los objetivos salariales y que ha despertado el interés de otras regiones.

Esto consolida el papel de Olympus Iberia como impulsor de la digitalización dentro del grupo, gracias a la implementación de herramientas de vanguardia como Power Apps y Power BI.

Desde 2019, la colaboración entre Olympus y Aglaia ha permitido transformar múltiples procesos internos, optimizando la gestión de recursos y alineando los objetivos empresariales con la tecnología. Estas soluciones han sido clave para la digitalización y modernización de la empresa, incrementando la transparencia, eficiencia y satisfacción de empleados y directivos.

Además, la automatización de procesos clave ha reducido significativamente los tiempos de gestión y ha mejorado la toma de decisiones, con un impacto directo en la reducción de costes operativos

Emili Ripollès

Regional Managing Director Olympus Iberia

«En nuestra apuesta por la innovación y la mejora continua, la colaboración con Aglaia ha sido clave para lograr una transformación digital exitosa.

Desde el primer día, el equipo de Aglaia supo entender nuestras necesidades a la perfección, no solo respondiendo a los desafíos, sino muchas veces anticipándose a ellos. Su conocimiento y experiencia han sido evidentes en cada paso, aportando soluciones estratégicas que realmente han marcado la diferencia.

Su dominio de tecnologías como Power Platform y Power BI ha sido un factor determinante en la automatización y optimización de nuestros procesos, permitiéndonos operar con mayor eficiencia y agilidad.

Más allá de los resultados tangibles, lo que más valoramos de esta alianza es la proactividad y el compromiso que han demostrado en cada proyecto. Gracias a su visión estratégica y su capacidad de adaptación, cada reto se ha convertido en una oportunidad de crecimiento para nosotros.

Desde Olympus, queremos agradecer a todo el equipo de Aglaia por su profesionalismo y dedicación. Sin duda, seguimos contando con ellos como un socio tecnológico de referencia en nuestra evolución digital.»

Soluciones tecnológicas con impacto real

Gracias a soluciones personalizadas, Aglaia ayudó a Olympus Iberia a adaptar herramientas como Power Apps, Power Automate y Power BI a los retos reales de su operativa diaria, con resultados visibles en eficiencia, automatización y control.

En Aglaia acompañamos a las empresas de principio a fin: desde el diagnóstico hasta la implementación. Transformamos los desafíos de tu organización en soluciones tecnológicas concretas y medibles.