¿Qué es la gestión de datos y privacidad en Microsoft Viva?

El software de Microsoft Viva y la privacidad son dos elementos que exigen atención para ser comprendidos correctamente. Si todavía no sabes nada al respecto, este artículo es para ti.

Microsoft Viva: privacidad

Para empezar, VIVA es una plataforma integrada que reúne elementos y posibilidades presentes en Microsoft 365 y Microsoft Teams. Es sencillo de personalizar y, sea como sea tu empresa, se adaptará a ella correctamente. Ahora bien, es cierto que, en la actualidad, hay una cuestión peliaguda que se perfila siempre en el horizonte: la privacidad.

Las legislaciones de los países occidentales son cada vez menos permisivas con este tipo de asuntos. No solo se trata de un requisito legal, también las empresas han entendido que la privacidad y protección de los datos es esencial. Es una de las muchas garantáis que tienen que ofrecer a sus clientes para que no tengan ninguna reticencia.

En cuanto a este tema, el programa de Microsoft no es diferente a cualquier otro en el tratamiento de datos. Por eso, se adhiere a la política general de la empresa, y al sello de todos los softwares que esta produce. Por lo tanto, en este sentido, no es algo que deba preocuparte.

Cumplimiento de la normativa vigente

La cuestión del Microsoft Viva y el RGPD puede ser, quizás, el elemento más sensible. Al fin y al cabo, el incumplimiento de esta normativa te puede acarrear serias consecuencias económicas. A este respecto, esta plataforma cumple, ya de por sí, con este reglamento gracias a la forma en la que trabaja y protege los datos que estén en curso dentro de ella.

Así, un ejemplo de que se trata de un producto más de una gran compañía, lo puedes encontrar en su modelo de residencia de datos. Se plantea por la propia empresa Microsoft, que irá eligiendo en función de diversos criterios de comodidad y de disponibilidad.

Gestión de datos

Quizás te estés haciendo una pregunta más que pertinente a estas alturas. Todo esto que hemos contado, ¿de qué manera se traduce en el día a día del uso del Microsoft Viva?

Para empezar, los datos de la plataforma se comparten solo con los miembros aceptados por ella. Es decir, tú como jefe tendrás el control de quién puede ver aquello que se les envía y quién no. De la misma manera, se puede guardar el anonimato en algunos trabajos o métricas que se vayan a entregar. Es decir, se puede trabajar sobre documentos o elementos manteniendo la privacidad en torno a quién lo ha elaborado o solicitado.

Finalmente, la gestión de datos en Microsof Viva responde a las directrices que se le hayan marcado. Los responsables del sistema pueden dictar qué acceso tiene cada uno de los miembros a todas las partes de los documentos. Así, te aseguras de que tu equipo de trabajo pueda tener mayor acceso a la información en función de su puesto o de sus responsabilidades directas en el proceso de trabajo. Es un modelo de segmentación y de adaptación muy práctico.

Controles de privacidad y seguridad

Cada una de las ramas del Microsoft Viva trabajará la privacidad de una forma u otra. Y lo hará a través de la gestión de los datos desde distintos enfoques. Aquí te dejamos algunos ejemplos de las ramas más significativas del sistema Viva.

Viva Connections

Se puede elegir el contenido que se va a encontrar disponible, así como configurar su privacidad. Los usuarios que tengan una autorización más elevada, además, podrán tener acceso a diferentes análisis de datos, como los de tráfico.

Viva Engage

En este caso, tendrás acceso a la base de roles y podrás elegir qué perfiles pueden ver la diferente información que haya. La información disponible puede variar desde el análisis de sentimientos hasta el de perfiles de usuarios. Como ves, son elementos sensibles e importantes para cualquier empresa, y es importante establecer quién puede visualizarlos y quién no.

Viva Insights

Esta parte cubriría toda la información profesional de tu propia organización. Son elementos muy sensibles donde pueden estar desde datos de los empelados hasta de los clientes que os contraten.

Viva Learning

Aquí podrás encontrar buena parte de la información del funcionamiento interno de tu propia empresa. Desde los informes de errores hasta las recomendaciones o consejos para aplicar a futuro. Son datos esenciales para el futuro de tu organización. Nuevamente, el acceso a ellos también puede ser fácilmente regulable para que elijas quién los ve y quién no.

En definitiva, Microsoft Viva y la privacidad van de la mano. Gracias a los nuevos avances y a la sensibilización actual que hay al respecto de este tema, no tendrás de qué preocuparte. Una empresa de la talla de Microsoft asegura que puedas controlar el flujo de datos e información de tu empresa.

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