¿Cómo enviar un mensaje en Teams con Power Automate?

Desde hace tres años, Teams se ha consolidado como una de las principales plataformas para comunicación en tiempo real. Las videoconferencias con muy ágiles, con una latencia mínima y una excelente seguridad. ¿Sabes cómo utilizarlo desde Power Automate? Te mostramos todo acerca de su integración efectiva.

Qué es Teams

Un primer vistazo sobre qué es Teams nos permite conocer el impacto que las plataformas profesionales colaborativas tienen hoy en día. Es un espacio en el que sus usuarios pueden compartir documentos, realizar videoconferencias y organizar sus equipos de manera telemática y con almacenamiento en una nube segura.

La plataforma está pensada para facilitar el teletrabajo y también el trabajo híbrido, dos modalidades que han ido ganando terreno hasta consolidarse. De hecho, es una de las más empleadas para las reuniones virtuales, y destaca por su escasa latencia. De este modo, garantiza una experiencia adecuada a los participantes y permite intercambiar información con mayor agilidad.

Otra de sus funciones es la preparación de calendarios, que incluyen enlaces para formaciones por vídeo —que pueden ser síncronas o asíncronas—. Igualmente, destaca por la posibilidad de integrar agendas personales de líderes de equipo, gracias a las que cada miembro puede coordinar una cita sin necesidad de preguntarle.

Un vistazo a las aplicaciones de Teams

Esta herramienta cuenta con numerosas posibilidades para integrar las tareas de oficina en un entorno digital. La clave está en diseñar un escritorio con aplicaciones seleccionadas y previamente programadas. Después se comparten con el resto del grupo para que se puedan usar de manera simultánea.

Microsoft, centrada en agilizar la puesta en marcha de sus soluciones, distribuye estas funcionalidades en tres tipos:

• Principales: Vienen predeterminadas y están relacionadas con las reuniones, el calendario o las notas. Están siempre en el escritorio (no se pueden eliminar) y se actualizan constantemente.
• Creadas por Microsoft: Diseñadas para mejorar la productividad y la colaboración, están disponibles en la tienda oficial, lo que no implica que todas sean de pago (de hecho, la mayoría son gratuitas).
• Desarrolladas por terceros: Hay profesionales independientes que diseñan sus propios softwares y los comparten con el resto de los usuarios. Como pasan por un proceso de validación, resultan seguras y estables.

Cómo enviar un mensaje con Power Automate

Usar Teams con Power Automate es una solución idónea para agilizar la comunicación entre miembros de un equipo. ¿Sabías que puedes enviar un mensaje a todos los miembros de la oficina de manera rápida? Como tienen la capacidad de acceder a numerosos servidores a la vez, evitas problemas de latencia.

Las notificaciones proactivas son una de las funciones más destacadas de esta herramienta de Microsoft. En Aglaia Consulting procuramos dar servicios de consultoría para que todas las empresas les saquen el máximo provecho. Queremos que veas todo lo que puedes conseguir con un ejemplo:

Imagínate que debes programar una reunión urgente para mañana por la mañana, pero no conoces la disponibilidad del personal. Lo único que debes hacer es acceder a las agendas para comprobar qué tienen anotado para esa hora y cambiarlo si es prescindible. Luego, envías un mensaje importante con la convocatoria de la reunión.

Continuando con el ejemplo, recuerda que es posible celebrar la conferencia por Teams, con lo que el enlace los llevará directamente a la aplicación. Estará en la bandeja de entrada del correo que tengan asignado —puede ser el de tu empresa, no hace falta que lleve el nombre @outlook ni tampoco @hotmail—.

Vistas las posibilidades, estos son los pasos que debes seguir para compartir la notificación proactiva:

1. Escoge Microsoft Teams y después pulsa en «Publicar un mensaje en un chat o un canal».
2. Identifícate como «Power Virtual Agents (Avance)» para postear.
3. Elige «Chatear con bot» para que el mensaje quede programado.
4. Consigna en «Destinatarios» a quiénes quieres que les llegue el mensaje.
5. Escribe el texto con lo que consideres, también enlaces, y clica en «Enviar».
   

Configuración, publicación y mención

Más allá del envío de mensajes, puedes configurarlos para que se emitan a una hora determinada o a un grupo de trabajo concreto. Para ello, debes acceder a la misma opción de «Chatear con bot», en la que podrás administrar los detalles. En el texto, también tienes la posibilidad de mencionar a personas que recibirán la notificación con un recordatorio de que han sido nombradas.

Por último, la publicación en grupos de seguridad es otra de las funciones que no deberías dejar de conocer. Gracias a Azure AD, una apuesta de Microsoft por el blindaje informático, es posible identificar equipos de alta sensibilidad, que están registrados bajo un código GUID. Luego, sigue los mismos pasos anteriores para que el texto escrito les llegue a sus correos.

Enviar mensajes en Teams con Power Automate es de gran utilidad, con una interfaz sencilla y una conexión rápida que evita retrasos al enviar invitaciones a una reunión. En Aglaia Consulting colaboramos con la puesta en marcha de estas herramientas, así como en su configuración multiplataforma para apoyar la digitalización.

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