Otra de las aplicaciones de Microsoft 365 que más útil encuentran las empresas es Microsoft Forms. Muchos departamentos, como el de Recursos Humanos, recopilan datos a través de formularios o encuestas y, para ello, les es muy útil esta herramienta.
Entender qué es Microsoft Forms permite conocer cuáles son las situaciones en las que adoptar esta herramienta nos permite obtener grandes beneficios. En este artículo os enseñamos qué es esta herramienta, sus grandes ventajas y los distintos formatos que podemos generar.
¿Qué es Microsoft Forms?
Microsoft Forms es una herramienta muy intuitiva que permite en muy poco tiempo crear encuestas o formularios con preguntas de opción múltiple, abiertas, clasificaciones y muchas más opciones. Una vez se generan los formularios o encuestas, se comparten con los usuarios que queremos que respondan y estos, a través de cualquier navegador web o incluso desde el móvil, acceden al archivo en línea.
Además, a medida que se van respondiendo las preguntas, los resultados se mostrarán en tiempo real con estadísticas detalladas en forma de gráficos muy visuales con la información referente a cada pregunta. Los resultados también pueden exportarse y descargarse en Excel para realizar un análisis más avanzado.
Encuestas y Formularios en Microsoft Teams
Con Microsoft Forms tienes la opción de crear dos formatos distintos:
- Encuestas: Los cuestionarios podríamos decir que son como una especie de examen. Podemos establecer la respuesta correcta o incorrecta y, además, añadir comentarios explicativos. Con lo cual, podemos medir el conocimiento de los usuarios que responden a estos cuestionarios y puntuarlos.
- Formularios: Estos no tienen ninguna finalidad evaluativa ni puntuable. Se pueden usar por ejemplo para recopilar comentarios de los clientes, medir la satisfacción de los empleados y organizar eventos de equipo.
Ventajas de Microsoft Forms
Microsoft Forms tiene grandes ventajas tanto a nivel funcional como en el diseño de sus cuestionarios o formularios.
- A nivel de diseño, por ejemplo, permite personalizar el fondo de los formularios, insertando una imagen desde Bing o OneDrive, o cargando una imagen directamente desde el equipo. Basándose en la imagen de fondo, Forms ajusta automáticamente el color del tema. Actualmente, Microsoft trabaja en un sitio de web, con el nombre de Other Forms, donde los diseñadores de formularios pueden acceder a todas las encuestas que han sido creadas de manera abierta a través del enlace Compartir.
- Al igual que muchas otras aplicaciones de Office 365, Forms funciona bien con SharePoint. Hay un elemento web de Microsoft Forms en SharePoint Online que le permite incrustar los formularios de admisión o incrustar los resultados.
- Los formularios también se integran con Power Automate. Eso significa que puedes tomar la entrada del formulario y llevarla a través del proceso de negocio, llenar tus datos en listas de SharePoint y pasar a otras aplicaciones y bases de datos.
- Otra de las ventajas de Forms, es que se integra también con OneNote. Para insertar formularios en OneNote hay que entrar al menú Insertar de OneNote, hacer clic en Forms y seleccionar el formulario que previamente se haya creado. Una vez insertado, el formulario y las respuestas que se vayan dando se pueden ver directamente en OneNote. El creador, además, podrá ver las respuestas en tiempo real, para evaluar mejor las aptitudes del alumno.
Dynamics 365 Customer Voice (Versión PRO)
Customer Voice tiene nuevas y avanzadas capacidades para la realización de encuestas, brindando un soporte adicional a las soluciones de encuestas empresariales. Ello incluye la simplicidad para crear y enviar encuestas personalizadas, integración con sus procesos comerciales y funciones asistidas por AI que proporcionan un alto nivel de información a través de datos transaccionales y de comportamiento.
La principal diferencia entre Customer Voice y los Forms normales es que en su versión Pro, estos formularios se integran mucho mejor con la plataforma empresarial de Microsoft, facilitando nuestras tareas y aportando información de valor a nuestra empresa.
Por ejemplo, con Customer Voice, podremos enviar encuestas automatizadas a nuestros clientes en función de la etapa de compra en la que se encuentren, gracias a que la herramienta esta incluida dentro del paraguas de Dynamics 365.
Esta versión, también se integra con Power BI, por lo que nuestra organización podrá obtener fácilmente un montón de informes basados en los datos de las encuestas realizadas.
¿Ya tienes Microsoft Forms pero no sabes para qué usarlo exactamente?
Tanto si ya usabas Microsoft Forms como si lo has empezado a usar ahora con el teletrabajo, es posible que no supieras exactamente para qué sirve o cómo usarlo para trabajar mejor. Por eso es muy importante saber bien cómo usarlos para estar mejor organizados y trabajar más rápido.
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