Cómo crear un orden personalizado en Power BI

Ordenar datos de forma personalizada en Power BI

La herramienta Ordenar por columna, disponible en la pestaña horizontal Datos, es útil para crear un orden personalizado en Power BI. Uno de los problemas más comunes suele ser que la columna Mes, que contiene el nombre de cada mes, se ordene alfabéticamente de manera predeterminada, en vez de cronológicamente. Por lo tanto, agosto aparecería antes de febrero y los meses en nuestros gráficos no estarían ordenados correctamente.

Ordenar los meses cronológicamente con un orden personalizado en Power BI

Podemos ordenar los gráficos de muchas maneras, pero el orden más común cuando tratamos con fechas es el cronológico. Sin embargo, hay veces que, dependiendo cómo aparezca escrito, Power BI no reconoce los meses como fecha sino como texto, y los ordena alfabéticamente.

Para ordenarlos cronológicamente deberemos crear un orden personalizado, asignando un valor numérico a cada mes. ¡Así de fácil! A continuación te enseñamos a hacerlo en 3 sencillos pasos mediante un ejemplo práctico.

Ejemplo

En este ejemplo tenemos una tabla de ventas en la que los meses aparecen abreviados por sus tres primeras letras. En este caso Power BI no reconoce que se trata de una fecha y ordenará los datos alfabéticamente, por defecto:

Así pues, lo que vamos hacer será establecer un orden definido o personalizado por nosotros, para colocar los meses de la forma adecuada.

1. Asignar un valor numérico a cada mes

Vamos a la pestaña Datos y comprobamos que el formato que interpreta el sistema para la columna Mes es Texto.

Para poder aplicar el orden personalizado, debemos crear una columna, que nosotros llamaremos Mes Num con el valor del 1-12 para cada mes.

2. Ordenar los datos por la columna Mes Num

Ahora que tenemos esta columna creada, debemos aplicar un orden personalizado ordenando los datos de la columna Mes por la columna Mes Num, Power BI relacionará cada mes con su valor numérico, y ya podremos ordenar de menor a mayor para que nos aparezcan los meses ordenador cronológicamente.

Para ello:

• Vamos a la pestaña lateral Datos y seleccionamos la columna Mes, que es la que queremos ordenar.
• En la pestaña Herramientas de columnas hacemos clic en Ordenar por columna.
• En el desplegable seleccionamos Mes Num, la nueva columna que hemos creado, y ya podremos ordenar los meses por su valor numérico.

3. Comprobamos los gráficos o visualizaciones

Una vez hemos ordenado los meses por la columna Mes Num, vamos a la pestaña horizontal Informe y comprobaremos que los meses en nuestros gráficos ya se han ordenado cronológicamente gracias al orden personalizado que hemos creado.

Como hemos visto, de esta forma es muy sencillo establecer un orden personalizado en las columnas de nuestras tablas. El caso que hemos visto es muy común, ya que los meses se acostumbran a ordenar por defecto alfabéticamente. Obviamente esto no tiene ningún interés a la hora de analizar los datos cronológicamente y por ese motivo, llevar a cabo lo explicado en este artículo puede ser muy útil.