¿Qué es Microsoft Planner?
Microsoft Planner es una aplicación de Office 365, disponible para todas las licencias profesionales, que permite gestionar las diferentes tareas que se deben realizar para llevar a cabo un proyecto pequeño.
Esta herramienta nació a raíz de Project, la aplicación por excelencia de Microsoft que organiza en un panel avanzado todas las tareas a realizar de forma cronológica, permitiendo a su vez generar visualizaciones de Gant muy avanzadas y complejas de definir.
Aquellos que habéis trabajado con Microsoft Project, sabréis que es una herramienta muy potente pero que carece de utilidad para pequeños proyectos, de los que solo requieres organizar quién hace qué y cuando debe hacerlo.
De ahí nació Planner, una aplicación visual y muy intuitiva que te permite organizar diferentes proyectos, delimitarlos con tareas con una fecha de vencimiento y asignarlas a uno o varios usuarios.
¿Cómo funciona Planner?
Esta aplicación de Office 365 viene a sustituir y digitalizar las pizarras donde antiguamente apuntábamos las tareas de un proyecto en diferentes columnas, categorizando cada tarea con un color de post-it diferente y asignándolas manualmente con el nombre de la persona encargada.
Pues Planner es exactamente lo mismo que esa pizarra. Organiza las tareas en lo que el llama “depósitos” que son columnas que les puedes atribuir el nombre que prefieras, y asigna las tareas a usuarios de Office 365.
Los beneficios inmediatos que ofrece Planner es su integración con las demás herramientas de Office 365. Una vez se asigna una tarea, se envía un correo electrónico al usuario o grupo de usuarios encargados de llevarla a cabo. A su vez, crea un evento en el calendario del usuario para el día que finaliza la tarea, y finalmente se vincula con To Do (el gestor de tareas personales de Microsoft) para que el usuario vea la tarea junto con sus otras tareas laborales.
Los beneficios a corto plazo que ofrece Planner es una mejor gestión de las tareas asignadas. Permite agrupar las tareas según quién la lleva a cabo, cuando finaliza, cuál es su progreso (no iniciada, en curso y finalizada), o según el tipo de etiqueta visual que se le ha definido.
También te permite aplicar filtros a esas agrupaciones para que veas por ejemplo las tareas agrupadas según su fecha de vencimiento y filtradas según uno o varios usuarios. O si lo prefieres puedes visualizar las tareas en un calendario, organizado de forma semanal o mensual, para que tengas una visualización global del proyecto.
Sumado a todo esto, Planner también te permite visualizar el estado de las tareas en gráficos de barras, para que puedas evaluar el número de tareas completadas, tareas con retraso o tareas no iniciadas.
Microsoft Planner es una de las herramientas que damos en nuestro curso completo y presencial de Office 365, donde el usuario aprenderá a transformar digitalmente su empresa y trabajar con sus documentos directamente en la nube de Microsoft.