¿Cuantas veces has apuntado una tarea en un post-it o un papel para que luego quede en el olvido? Hoy en día existen potentes herramientas de tareas y Microsoft To Do es una de las mejores del mercado.
Organiza tu trabajo con Microsoft To Do
Microsoft To Do es una herramienta extremadamente sencilla e intuitiva que te permite apuntar rápidamente tareas para luego completarlas según las vayas realizando. Cada tarea puedes definirla con su fecha de vencimiento, sub-tareas asociadas a esa tarea, recordatorios, archivos adjuntos y descripciones.
Además, puedes catalogar una tarea dentro de una lista de tareas, para así poder organizar todas las tareas de un tipo y realizarlas a la vez. Estas listas a su vez pueden ser agrupadas en grupos de listas para dar una mayor organización y jerarquía en los tipos de tarea.
Microsoft To Do te sugiere qué debes hacer
Sin lugar a duda, una de las funciones más interesantes de To Do es «Mi Día», una característica que te sugiere qué tarea debes hacer según su fecha de vencimiento e importancia, para que te organices tu día a día. Si por alguna razón no lograras acabar las tareas que te habías propuesto realizar durante el día de hoy, To Do te las volverá a sugerir al día siguiente y te las marcará como «Tareas que no acabaste», para que no te olvides de nada.
Integración con Office 365
Como siempre comentamos en nuestras formaciones de Offide 365, probablemente todas las aplicaciones que ofrece Microsoft tengan alternativas muy buenas con otros proveedores, pero lo que hace que estas aplicaciones sean las mejores del mercado es su integración entre ellas.
Por un lado, Microsoft To Do se integra con Microsoft Outlook, la herramienta reina en la gestión del correo empresarial. Cada vez que marques un «flag» (la bandera roja para marcar un correo), automáticamente se te creará una tarea en To Do bajo la categoría «Correo electrónico marcado». Allí el título de la tarea será el asunto al correo y también tendrás un botón que te devuelva al correo electrónico por si necesitas volver a leerlo.
Por otro lado, Microsoft To Do se integra con Microsoft Planner, que ya la hemos comentado previamente, para que toda tarea de un proyecto que se haya asignado a tu usuario aparezca automáticamente en To Do bajo la categoría «Tareas asignadas». Al completar la tarea, automáticamente completarás la tarea en Planner y notificarás a su responsable sobre la resolución de la tarea.
Finalmente, una lista de tareas puede ser compartida con uno o más usuarios de la organización, no sólo para compartirse tareas entre vosotros sino para poder asignarse tareas entre compañeros. El usuario solamente debe crear la tarea y luego clicar en «asignar tarea» y seleccionar al usuario, automáticamente se verá la imagen de perfil del usuario asignado y se le notificará.
De este modo, To Do se convierte en el centro para la gestión y la organización de tu trabajo, permitiendo al usuario consultar en un solo lugar toda tarea que haya asignado de forma manual, se la haya asignado según un correo electrónico o se la haya asignado un tercero mediante Planner o el mismo To Do.
Esta aplicación y muchas otras las explicamos y las practicamos en nuestros cursos completos y presenciales en Office 365. Aprenderás a trabajar en el cloud y explotar todos sus beneficios, trabajar desde cualquier lugar, compartir archivos y organizar tu trabajo de forma eficiente.
¿Ya tienes OneDrive pero no sabes para qué usarlo exactamente?
Tanto si ya usabas OneDrive como si lo has empezado a usar ahora con el teletrabajo, es posible que no supieras exactamente para qué sirve o cómo usarlo para trabajar mejor. De hecho, OneDrive y SharePoint se han convertido en los imprescindibles del teletrabajo, ya que necesitamos que todos nuestros compañeros tengan acceso a los archivos del equipo. Por eso es muy importante saber bien cómo usarlos para estar mejor organizados y trabajar más rápido.
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