¿Qué son las técnicas de automatización empresarial HEAT?

Una de las estrategias más efectivas en plena digitalización es la automatización empresarial. Conviene que sepas implementar soluciones dinámicas para tareas repetitivas o que requieran una precisión extrema. Pero ¿qué sucede con aquellas que suponen una elevada carga de trabajo? Tras leer este artículo, habrás comprendido una de las técnicas más innovadoras de los últimos tiempos.

Técnicas de automatización empresarial HEAT

¿Nunca te has preguntado cómo consiguen las grandes corporaciones automatizar sus procesos sin invertir una considerable cantidad de tiempo en ello? La clave reside en aplicar las técnicas HEAT, diseñadas por Microsoft en un intento por mejorar la digitalización de todos los negocios —incluso de los que menos recursos pueden destinar a ello—.

Se trata de una guía colaborativa que cuenta con su propia plataforma para hacer más accesibles y continuadas las tareas repetitivas. Cada conjunto de estas se integra dentro de un proyecto para coordinarla como una unidad. Queremos que veas con un ejemplo cómo podrías usarla en tu compañía:

El departamento de recursos humanos y el de contabilidad deben cuadrar las cuentas sobre el capital invertido en la formación de los empleados. Para ello, deben revisar esta información por separado y después en conjunto, con el objetivo de verificar si se adapta a las previsiones y dejarlo registrado en el libro contable.

Gracias a HEAT, un coordinador puede integrar cada una de las tareas necesarias para que queden automatizadas. Después, se les asigna un valor extraído de una ficha de cálculo (como puede ser Excel). Estos parámetros serán los que se usen de manera simultánea para optimizar el trabajo de ambos departamentos y reducirlo a la simple comprobación final.

Un conjunto de técnicas diseñadas por los mejores especialistas

Desde Microsoft valoran especialmente el trabajo multidisciplinar, como han demostrado con estas técnicas. Estas tienen un soporte desarrollado por arquitectos de la nube, profesionales en la tecnología de la información y desarrolladores de RPA (Automatización Robótica de Procesos).

Hay tres principios que desde su web consideran como esenciales a la hora de ponerlas en práctica en la estructura del negocio: las mejores prácticas, la documentación y las herramientas. Estos tres quedan vinculados a cada una de las etapas o, lo que es lo mismo, se imparten a todo el personal para que sepa dominarlas.

Etapas de HEAT

Con el propósito de hacer más eficiente la business intelligence, se han concebido siete etapas. Conviene abordarlas por separado para que comprendas cómo puedes vincular el flujo de trabajo con recursos automatizados. Esto es esencial para que, una vez hecha la inversión inicial de tiempo, esta se reduzca de manera rápida y considerable.

Capacitar

La plataforma HEAT es accesible a todos los usuarios de Power Automate, que deben comprender la necesidad de usarla y dominarla. Debes explicarles el beneficio de emplearla para su trabajo diario, algo que puedes incentivar con la toma de datos sobre qué usuarios están recurriendo más a esta solución, por ejemplo.

Descubrir y planificar

Partiendo de un ROI (Retorno de la Inversión) determinado, hay que considerar hasta dónde se puede empezar a llegar. Esto es, qué aplicaciones integrar, qué procesos automatizar y qué departamentos tomar como prueba piloto.

Diseño

Mediante el uso de API (Interfaz de Programación de Aplicaciones), es posible generar software intuitivos. Conviene que sean así, porque facilita la comprobación final de la que hablábamos antes.

Crear y probar

Llega el momento de comenzar a usar las distintas herramientas que ofrecen estas técnicas. Por ejemplo, para la planificación de presupuestos, la emisión de facturas o la consolidación de gastos. Esta es la fase de pruebas y en la que se podrá obtener un mayor feedback para seguir avanzando en su implementación.

Implementar y administrar

Cuando las automatizaciones se han creado e instalado, resulta necesario priorizarlas. Es decir, poner en marcha aquellas que muestren un mayor ROI y posean un riesgo menor. Después, las que sirvan como complemento para hacer descender el tiempo invertido y, por último, las que todavía estén en fase experimental.

Proteger y gobernar

Un usuario —por lo general, quien se haya hecho cargo del proyecto— debe gestionar la plataforma en tiempo real. Para ello, concederá accesos a otras personas y miembros del equipo, siempre con un nivel específico de edición. Esto es posible gracias a Azure Active Directory, una aplicación principal.

Consolidar

Una vez se haya aplicado con éxito este sistema, hay que recurrir a un modelo de optimización circular. ¿Sabes qué significa esto? Simplemente, que cada usuario debe emitir un feedback con el que se mejoren los futuros procesos que se incorporen. De esta manera, te aseguras de que, con el paso del tiempo, el ROI será mayor.

En definitiva, una dinámica de trabajo conformada sobre estas técnicas permite interiorizar la automatización integral en el flujo de trabajo del negocio. Lo prioritario es garantizar un acceso seguro, ágil y sincronizado a la información. Estas soluciones son posibles gracias a Aglaia Consulting y la innovación constante que aportamos al sector.

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