¿Qué es Microsoft Dataverse?

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, gestionar datos de manera eficiente es clave para tomar decisiones informadas, mejorar procesos y crear soluciones innovadoras. Para las organizaciones que utilizan el ecosistema de Microsoft, una de las herramientas más poderosas y completas para la gestión de datos es Microsoft Dataverse, anteriormente llamado Common Data Service o Dataflex.

Si bien puede no ser tan conocido como otras aplicaciones de la suite de Microsoft, como Excel o Power BI, Dataverse está ganando mucha atención, especialmente entre empresas que buscan un enfoque más integrado y escalable para el manejo de sus datos.

¿Qué es Microsoft Dataverse?

Microsoft Dataverse es una plataforma de datos unificada que forma parte del ecosistema de Microsoft Power Platform. Su propósito es facilitar la gestión de datos estructurados de manera centralizada, permitiendo que las organizaciones almacenen, gestionen y compartan información de manera segura y accesible. Dataverse permite a las empresas integrar datos provenientes de múltiples fuentes, garantizando que todos los usuarios de la organización puedan acceder a ellos de forma coherente y en tiempo real, sin importar la aplicación o servicio que estén utilizando.

• Entre las utilidades de Microsoft Dataverse en la empresa encontramos:
• Evitar tener que importar datos manualmente
• Evitar la duplicidad de datos
• Generar informes rápidamente
• Establecer flujos de trabajo automáticos
• Crear aplicaciones en minutos sin código

Por lo tanto, podemos utilizar Microsoft Dataverse como Data Service de una forma extremadamente sencilla, de manera que cualquier usuario de negocio podrá configurarlo sin apenas utilizar código. Los datos en Dataverse se almacenan dentro de un conjunto de tablas formadas por filas y columnas. Cada columna de la tabla está diseñada para almacenar un cierto tipo de datos (nombre, edad, salario, etc.)

Dataverse incluye un conjunto básico de tablas estándar que están pensadas para cubrir escenarios típicos, pero también permite crear tablas personalizadas a cada organización y complementarlas con datos mediante Power Query.

¿Por qué usar Microsoft Dataverse?

Las tablas de Dataverse te dan una opción de almacenamiento segura para tus datos y basada en la nube. Además, permiten una personalización adaptada a cada negocio y a cada organización. De hecho, son muchos los beneficios de esta funcionalidad, entre ellos encontramos:

• Fácil de administrar: Como hemos dicho, todos los datos se almacenan en la nube, con lo cual, no nos tenemos que preocupar por el almacenamiento.
• Fácil de proteger: Los usuarios solo pueden ver los datos almacenados si se les concede expresamente permiso para ello. La seguridad basada en roles permite controlar el acceso a las tablas para cada uno de los usuarios de la organización.
• Acceso a los datos de Dynamics 365: Los datos de las aplicaciones de Dynamics 365 también se almacenan en Dataverse, esto permite crear rápidamente aplicaciones que usan los datos de Dynamics 365 y ampliarlas con Power Apps.
• Metadatos enriquecidos: Los tipos de datos y las relaciones se usan directamente en Power Apps.
• Lógica y validación: Se pueden definir columnas calculadas, reglas comerciales, flujos de trabajo y flujos de procesos comerciales para garantizar la calidad de los datos e impulsar los procesos comerciales.
• Herramientas de productividad: Las tablas están disponibles dentro de los complementos de Microsoft Excel para aumentar la productividad y garantizar la accesibilidad de los datos.

Terminología actualizada

Teniendo en cuenta los comentarios de los usuarios, en Dataverse se han actualizado algunos términos para que sean más intuitivos. Estas actualizaciones de terminología que se ven en la siguiente imagen también están en proceso de implementarse en Microsoft Power Platform.

Integración de datos en Dataverse

Dataverse permite que los datos se integren de múltiples fuentes a un solo almacén de datos. Posteriormente, estos se pueden usar en Power Apps, Power Automate, Power BI y Power Virtual Agents junto con los datos que ya están disponibles en las aplicaciones de Dynamics 365.

• Integración programada con otros sistemas: Los datos que se guardan dentro de otra aplicación se pueden sincronizar regularmente con Dataverse para permitirle aprovechar los datos de otras aplicaciones en Power Apps.
• Transforma e importa datos con Power Query: La transformación de datos al importarlos a Dataverse se puede realizar a través de Power Query, una herramienta que se usa de forma regular en Excel y Power BI.
• Única importación de datos: La importación y exportación simple de archivos Excel y CSV se puede utilizar para una importación única de datos en Dataverse.

Microsoft Dataverse para Teams

Microsoft Dataverse para Teams es la versión de Dataverse que permite a todo el mundo desarrollar de manera fácil y rápida, apenas usando código, aplicaciones y chatbots inteligentes, también desde el entorno de Teams con Microsoft Power Apps y Microsoft Copilot Studio. Esta funcionalidad permite a los usuarios de negocio responder a los cambios y necesidades del negocio, creando rápidamente soluciones personalizadas que se adapten a cada situación, y todo esto sin salir de Microsoft Teams.

Microsoft Dataverse para Teams estará integrado dentro de Microsoft Teams, por este motivo, no será necesario conectarse a otro almacenamiento de datos. Contaremos con una plataforma fácil de usar para crear tablas editables, que serán nuestras bases de datos personalizadas y específicas para cada escenario.

Esto genera una mayor autonomía a nivel empresarial, ya que permite a todos crear e implementar aplicaciones fácilmente.

Business apps on Microsoft Dataverse

Tablas en Dataverse para Teams

Las tablas en Dataverse para Teams nos dan la capacidad de crear, completar y consultar datos dentro de la misma aplicación. Las tablas representan diferentes tipologías de datos importantes para la organización, por ejemplo podríamos encontrar una tabla para almacenar productos y otra para almacenar pedidos.

Cada una de las tablas incluyen columnas que contienen datos relevantes. Por ejemplo, podríamos generar una tabla denominada «Producto» que estaría formada por columnas, donde encontraríamos el nombre del producto, un código de identificación y el precio del producto. Cada columna puede tener un tipo de dato distinto, en este caso texto y número.

Normalmente se establecen relaciones entre las tablas y estas en su conjunto proporcionan los datos necesarios para generar una aplicación.

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