Cómo fichar en el trabajo con Microsoft Teams

En Marzo de 2019 entró en vigor una nueva ley para regular las horas en el trabajo y dar una mayor protección al trabajador, en concreto se modificó los artículos 4, 12, 34 y 35 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto-ley 8/2019), que obliga a los trabajadores a registrar las horas laborales de entrada y salida.

Pero ¿y ahora qué? Muchas empresas se encuentran desesperadas y recurren a aplicaciones de pago para poder realizar el registro de las horas de sus trabajadores. Estas máquinas de fichar, si bien no son muy caras, requieren a la empresa tener que utilizar otra aplicación de terceros para poder gestionar algo interno.

En el post de hoy veremos como Microsoft ofrece a sus suscriptores de Office 365 un reloj de fichar muy potente, intuitivo y fácil para registrar las horas de los trabajadores. No tendrás que instalar nada adicionalmente porque está integrado dentro de Microsoft Teams.

Reloj de fichar en Microsoft Teams

Microsoft Teams es el área de trabajo de Office 365, donde el usuario puede trabajar todas las herramientas que ofrece la plataforma desde un mismo lugar. Esta herramienta también ha demostrado su valía en muchos otros aspectos (chat empresarial, motor para realizar videollamadas empresariales, gestor de archivos, etc), pero tiene muchos más.

Antes de seguir, convendría que supieras qué es Microsoft Teams y para que sirve.

Turnos, la aplicación de Teams para fichar en el trabajo

Teams tiene un apartado de Aplicaciones, donde el usuario puede instalar en la misma herramienta otras aplicaciones (algunas de Office 365, otras externas) para que sea aún más productivo.

Una de estas aplicaciones es «Turnos», una aplicación que viene instalada de forma predeterminada en Teams.

Esta aplicación, antiguamente llamada StaffHub, permite gestionar los turnos de los empleados y a su vez que estos puedan tener una interfaz donde consultar sus turnos y poder intercambiarlos con otros compañeros.

Activar el reloj para fichar

La funcionalidad para registrar las horas de entrada y salida en tu jornada laboral forma parte de la aplicación de Turnos. Aún así, esta característica está desactivada de forma predeterminada, pero activarla es muy fácil:

1. Ingresa en la aplicación Turnos de Microsoft Teams desde tu ordenador.
2. Arriba deberías ver dos pestañas, «Programación» y «Configuración». Haz clic en «Configuración».
3. Una vez allí, desplázate abajo del todo hasta que veas «Reloj de fichar». Dale a «Activar».
4. Sólo de forma opcional, puedes escoger si quieres registrar la ubicación de la persona cuando registra su turno de entrada o salida. La aplicación solo detectará su ubicación cuando registre las horas de entrada y de salida.
5. Dale a «Activar» para confirmar la activación del servicio. No tiene coste adicional y se puede desactivar en cualquier momento.

Utiliza la máquina de fichar de Turnos

Una vez lo tengas activado, los usuarios de tu empresa que tengan tu mismo dominio o pertenezcan al mismo tenant (es decir, su cuenta sea usuario@NombreEmpresa.es) podrán registrar las horas de entrada y salida de su jornada laboral. Vamos a ver paso por paso cómo hacerlo:

1. Abre la aplicación de Teams desde tu teléfono móvil.
2. Abre la barra lateral de la aplicación haciendo clic en las líneas horizontales que se encuentran en la parte superior izquierda.
3. Haz clic en «Más aplicaciones» y seguidamente ingresa en «Turnos».
4. Una vez dentro, verás que puedes o bien realizar una solicitud (pedir algún permiso laboral) o seleccionar «Reloj de fichar».
5. Deberías ver la hora actual por la que vas a fichar y un gran icono de «Play» para iniciar tu turno laboral. Recuerda mantener presionado hasta que finalice el círculo para confirmar el inicio de tu turno.
6. Adicionalmente, puedes indicar una pausa por almuerzo si le das de nuevo al botón «Play»
7. Cuando finalices tu día laboral, deberás clicar en el botón «Stop» con el icono cuadrado que lo representa.
8. El turno quedará registrado y podrás ver el día, la hora de entrada y salida y la duración de tu jornada laboral.

Si lo deseas, puedes insertar el turno manualmente haciendo clic en el «+» que encontrarás en la parte inferior derecha.

Exportar los registros de la máquina de fichar a un Excel

Otra función muy interesante que incorpora esta aplicación es la posibilidad de exportar este sistema de control en una tabla de Excel, para poder trabajarlos mejor y realizar los cálculos correspondientes. Para poder exportarlo debemos hacer lo siguiente:

1. Regresa a la aplicación de turnos con tu ordenador
2. Arriba deberías ver dos pestañas, «Programación» y «Configuración». Haz clic en «Configuración».
3. Una vez allí, desplázate abajo del todo hasta que veas «Reloj de fichar». Dale a «Exportar«.
4. Todas las horas originales y editadas aparecerán en la exportación.

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