Cómo configurar un fondo para Videollamadas en Microsoft Teams en tu Organización

En un entorno de trabajo remoto, las videollamadas se han convertido en una parte esencial de la comunicación entre equipos. Microsoft Teams, la herramienta de colaboración líder ha integrado la opción de personalizar los fondos de las videollamadas.

Esta funcionalidad permite a los usuarios cambiar su fondo durante las reuniones para mejorar la experiencia visual, garantizar privacidad o agregar un toque profesional.

Para las organizaciones que desean mantener una imagen coherente y profesional en todas sus reuniones, configurar un fondo común para todos los empleados es una opción ideal. Esta opción solo está disponible en Microsoft Teams Premium. A continuación, te mostramos cómo puedes hacerlo, paso a paso, como administrador.

Paso 1: Preparación del fondo

Lo primero es crear o elegir el fondo que se usará en todas las videollamadas. El fondo debe cumplir con ciertos criterios para garantizar que se vea profesional y se ajuste bien a la pantalla durante las videollamadas.

Recomendaciones para el diseño del fondo:

• • Resolución adecuada: Se recomienda que el fondo tenga una resolución de 1920×1080 píxeles para garantizar que se vea nítido y profesional.
  • Formato de archivo: Los archivos deben ser JPG, PNG o BMP.
  • Aspecto visual coherente: Si tu empresa tiene colores institucionales o un logotipo, incluir estos elementos en el diseño del fondo puede ayudar a fortalecer la identidad corporativa.

Una vez que tengas tu fondo listo, guárdalo en una carpeta accesible en tu sistema.

Paso 2: Configuración en Microsoft Teams

Existen varias formas de configurar un fondo común en Microsoft Teams, pero la más eficiente para una organización a nivel global es utilizar políticas de grupo y configuración centralizada a través de Microsoft Teams Admin Center.

Como administrador, puedes usar el Teams Admin Center para configurar un fondo para las videollamadas de toda la organización. Esto garantiza que todos los empleados tendrán acceso al fondo que selecciones, sin que tengan que configurarlo manualmente.

1. Acceder al Teams Admin Center:
   • Ingresa con tu cuenta de administrador a https://admin.teams.microsoft.com.
2. Configurar políticas de fondo de videollamadas:
   • En el panel de administración, navega a la sección «Usuarios» y luego selecciona «Políticas de fondo».
   • Haz clic en «Agregar fondo» y selecciona el archivo del fondo que has preparado.
3. Subir y aplicar el fondo:
   • Una vez que hayas subido el archivo, tendrás la opción de aplicar esta configuración a toda la organización o a grupos específicos de usuarios. Si deseas que todos los empleados usen el mismo fondo, selecciona la opción de «Aplicar a toda la organización».
4. Configurar el acceso:
   • También puedes controlar si los empleados tienen la posibilidad de cambiar el fondo o si deben usar únicamente el fondo corporativo que se les asigna. Si prefieres que el fondo sea obligatorio, asegúrate de desactivar la opción que permite a los usuarios personalizar su fondo.
5. Guardar la configuración:
   • Finalmente, guarda la configuración y espera a que se propague. Esto puede tardar unos minutos.
     
     

Paso 3: Verificación y soporte

Una vez que la configuración esté aplicada, es recomendable realizar una verificación para asegurarte de que todos los empleados están usando el fondo correcto. Pide a algunos usuarios que inicien una videollamada para comprobar que el fondo se aplica correctamente. Si algún empleado tiene problemas para ver el fondo, asegúrate de que tienen la versión más reciente de Microsoft Teams instalada.

Paso 4: Monitoreo y mantenimiento

Después de haber implementado el fondo corporativo para las videollamadas, es importante monitorear periódicamente el uso de esta política. Asegúrate de que el fondo se mantenga actualizado y revisa si hay nuevas actualizaciones de Microsoft Teams que puedan afectar la personalización de los fondos.

Mantenimiento continuo:

• • Actualizar el fondo: Si decides actualizar el fondo para reflejar un cambio en la identidad corporativa o una nueva campaña, simplemente repite el proceso de subir y aplicar el nuevo archivo de fondo a través del Teams Admin Center.
  • Revisión de políticas: Regularmente revisa las políticas para asegurar que se sigan cumpliendo los lineamientos corporativos sobre el uso de fondos.

Configurar un fondo común para las videollamadas en Microsoft Teams no solo mejora la imagen corporativa de la empresa durante las reuniones, sino que también ayuda a mantener una coherencia visual en las interacciones virtuales de todos los empleados. Utilizando las herramientas que Microsoft proporciona, como el Teams Admin Center, los administradores pueden asegurar que todos los miembros de la organización tengan acceso al fondo corporativo y que su implementación sea eficiente y fácil de gestionar.

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