La forma en la que nos comunicamos, trabajamos o incluso la forma en la que estudiamos ha cambiado por completo. Tenemos a nuestra disposición herramientas muy potentes que nos permiten crear y almacenar información de forma más rápida y compartirla con otras personas de forma sencilla y eficaz.
La herramienta de Office 365 que hoy queremos enseñaros es OneNote, una sencilla, pero muy potente libreta virtual con la que te olvidarás de los blocs de notas o las libretas físicas.
¿Cómo funciona OneNote?
Microsoft OneNote es un gestor de blocs de notas, organiza las diferentes libretas que puedes crear tanto en tu ordenador, como en OneDrive o en el mismo SharePoint. Cada libreta puede agrupar un número ilimitado de secciones, y cada sección a su vez puede agrupar un número ilimitado de páginas.
Gestiona el know-how de tu empresa con las secciones
¿Cuántas veces hemos apuntado algo en algún bloc de notas para luego no encontrarlo? OneNote posee un potente buscador que es capaz de encontrar una o varias palabras que se encuentren en alguna página de cualquier sección y de cualquier libreta. Además, también te permite categorizar cualquier tipo de elemento (texto, imagen, video, etc.) con una o varias etiquetas para que puedas buscar ese elemento por la etiqueta que le distes.
Comparte blocs de notas con tu equipo
En OneNote puedes tener libretas personales o compartirlas con tus compañeros de trabajo, desde la misma aplicación puedes escoger cómo lo quieres compartir:
- Con cualquiera que tenga el vínculo: Toda persona, ya sea o no de tu organización, va a poder acceder a tu bloc de notas
- Personas de tu organización: Microsoft se va a encargar que solamente los usuarios de tu empresa sean los que pueden acceder a tu bloc de notas.
- Personas específicas: Escribe manualmente los usuarios o las direcciones de correo de tu organización que podrán acceder a tu bloc de notas.
Adicionalmente, puedes crear un bloc de notas desde un sitio de SharePoint, de modo que ya no tendrás que preocuparte con quien lo compartes. De forma automática ese bloc de notas heredará los mismos permisos que hay establecidos en el sitio.
¿Qué contenido debemos guardar en OneNote?
El bloc de notas acepta todo tipo de contenido multimedia, de modo que cada empresa puede utilizar OneNote para cubrir la necesidad que se requiera.
Aun así, una de las principales funciones de OneNote es poder almacenar conocimiento y experiencias laborales. Todo proyecto o tarea debe ser explicado en OneNote y se deben detallar cómo se ha resuelto y los problemas que ha tenido la persona o grupo de personas. De este modo se retiene el “know-how” y otro usuario podrá consultar como resolver un problema que ya ha sucedido.
Otra función muy usada en las empresas es tener una sección llamada “Reuniones” donde se recogen todas las actas de todas las reuniones que ha habido en un departamento. Por ello, la misma aplicación se integra con los eventos de Outlook para que puedas importar los detalles de una reunión directamente a una página de OneNote.
¿Quieres conocer en profundidad esta herramienta? OneNote es una de las aplicaciones que ofrecemos en nuestro curso completo de Office 365, donde no sólo aprenderás otras aplicaciones, sino que descubrirás como integrarlas con OneNote para sacarle aún mayor provecho.
