SharePoint Online, ¿Qué es y cómo funciona?

En el post de hoy explicaremos con más detalle una de las aplicaciones más importantes de Microsoft 365 (antes Office 365), la intranet dónde tener todos nuestros documentos y nuestros datos alojados, Microsoft SharePoint.

SharePoint es un sitio compartido donde agrupar varias bibliotecas de archivos y datos que se les pueden atribuir un número infinito de atributos, tanto cuantitativos como cualitativos, que se llaman metadatos.

En nuestras formaciones de Microsoft 365 siempre nos gusta explicar SharePoint relacionándolo con una biblioteca, una biblioteca normal dónde se encuentran libros de todo tipo. En esta biblioteca cada libro tiene un sin fin de propiedades que lo distinguen de otros libros, ya que cada uno tiene un año de publicación, un género literario, un autor y un estado diferentes.

Si nosotros quisiéramos tener un control de todos esos libros, revistas y diarios, deberíamos hacer una tabla enorme donde listar todos y cada uno de los elementos y ponerle sus propiedades en diferentes columnas, para así poder saber en todo momento los atributos de cada libro.

Para acabar de entender bien qué es SharePoint, vamos a cambiar esa biblioteca de libros por una biblioteca de archivos, donde encontramos archivos de Word, PDF, Power Point, Excel, entre otros. Cada uno de esos archivos también tienen atributos, ya que un documento puede pertenecer a un departamento diferente, ser creado en una fecha diferente, tener un autor distinto, etc.

Todos esos archivos son subidos por diferentes empleados de modo que al cabo de una semana podemos tener más de mil documentos, pero SharePoint tiene un potente motor de filtro que te permite crear vistas para tener todos tus documentos bien ordenados. Por ejemplo, podemos crear una vista para ver solamente aquellos archivos creados por cierto usuario, y que además su fecha de publicación sea posterior al 2018.

¿SharePoint Server, SharePoint Foundation o SharePoint Online?

SharePoint tiene muchos años, Microsoft lanzó su primera versión en el año 2001 bajo el nombre de Windows SharePoint Services (WSS), que posteriormente adquirió el nombre de SharePoint Foundation. Esta herramienta permitía colaborar de forma local en páginas web, documentos, listas, calendarios y datos, era la primera propuesta de Microsoft para migrar los datos de una empresa a un servidor para que fueran accesibles por cualquier usuario, siempre que tuviera acceso.

Posteriormente Microsoft lanzó SharePoint Server, una propuesta muy parecida a SharePoint Foundation pero con algunas características y funcionalidades adicionales, como por ejemplo la inteligencia empresarial, la administración de contenido (tener un control de qué puede hacer cada usuario), búsqueda avanzada de documentos, creación de sitios personales, suministro de noticias, etc.

Con la llegada del almacenamiento en la nube, Microsoft apostó muy fuerte con Azure, su servicio de cloud dónde hoy en día se almacenan todos los productos y servicios de Microsoft y Office 365. Pese a que hay potentes alternativas como Amazon y Google, Azure es el único cloud que ofrece más de 70 ofertas de cumplimiento normativo (la mayor cartera del sector), tiene más de 50 regiones globales de Azure (más que cualquier otro proveedor de servicios en la nube) y ofrece sus servicios de cloud al 95% de las empresas incluidas en la lista Fortune 500.

Cuando Microsoft descubrió el potencial de Azure, no podía permitirse tener a SharePoint funcionando en servidores locales de modo que lanzó lo que hoy en día conocemos cómo SharePoint Online, la cara visible de Microsoft 365 y el cerebro dónde se almacena toda la documentación de una empresa.

Características de SharePoint

Vamos a ver cinco características fundamentales de SharePoint Online.

1. Gestión de documentos y contenido: SharePoint Online proporciona un espacio centralizado en la nube donde las empresas pueden almacenar, organizar y compartir documentos y contenido de manera segura. Los usuarios pueden crear bibliotecas de documentos, listas y páginas para gestionar la información de manera eficiente.
2. Colaboración en tiempo real: Permite a los equipos trabajar en documentos y proyectos de forma colaborativa, en tiempo real. Múltiples usuarios pueden editar un documento simultáneamente, lo que agiliza el proceso de revisión y actualización.
3. Acceso desde cualquier lugar: Al estar basado en la nube, SharePoint Online permite a los usuarios acceder a sus documentos y contenidos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita la colaboración y la productividad, incluso fuera de la oficina.
4. Personalización y diseño de sitios: Las empresas pueden crear sitios web internos personalizados con herramientas sencillas de diseño y configuración. Esto facilita la creación de portales intranet, sitios de equipo y páginas de comunicación interna que se adapten a las necesidades de la empresa.
5. Flujos de trabajo automatizados: SharePoint Online permite la creación de flujos de trabajo automatizados que ayudan a agilizar los procesos empresariales. Gracias a la integración con Power Automate, puedes diseñar flujos de trabajo para la aprobación de documentos, seguimiento de tareas y más, lo que mejora la eficiencia operativa.

Ventajas de usar SharePoint en tu empresa

1. Mejora de la colaboración: La plataforma fomenta la colaboración y el intercambio de información entre los equipos, lo que facilita la comunicación y el trabajo conjunto en proyectos.
2. Aumento de la productividad: Al ofrecer acceso remoto a documentos y herramientas de colaboración, SharePoint Online permite a los empleados ser más productivos, incluso cuando no están en la oficina.
3. Seguridad y control de acceso: SharePoint Online ofrece opciones de seguridad avanzadas, como autenticación multifactor, permisos personalizables y encriptación de datos, lo que garantiza la protección de la información confidencial.
4. Integración con otras herramientas de Microsoft: SharePoint Online se integra sin problemas con otras herramientas de Microsoft 365, como Microsoft Teams, Outlook y OneDrive, lo que crea un ecosistema unificado para la comunicación y la colaboración.
5. Almacenamiento escalable: Las empresas pueden aprovechar el almacenamiento escalable en la nube proporcionado por SharePoint Online, lo que elimina la necesidad de invertir en hardware adicional y permite crecer según las necesidades de la empresa.

De SharePoint a Microsoft 365

SharePoint Online ha tenido diferentes actualizaciones para estar a la última como gestor de base de datos e intranet, incorporó un gestor de tareas, un calendario compartido, unos flujos de trabajo para automatizar pequeñas tareas repetitivas, etc. Pero todas ellas tenían un funcionamiento muy técnico y poco visual, que obligaba a la empresa a tener técnicos especializados en SharePoint para poder sacarle todo el provecho a la herramienta. Así que una vez más Microsoft decidió dar un cambio de aires y modificar por completo a SharePoint, haciéndolo fácil e intuitivo y centrándolo en lo que es, una intranet con bases de datos.

Las demás funcionalidades que había adquirido las fue extrayendo de SharePoint y le dio a cada una un nombre propio: Planner, Flow, Microsoft To Do, Delve, etc. Y con ello nació lo que hoy en día conocemos como aplicaciones de Microsoft 365.

Conoce las diferencias entre OneDrive y SharePoint.

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