Anteriormente en este blog ya explicamos que es Office 365, la plataforma de Microsoft para migrar toda tu empresa en la nube y así poder trabajar desde cualquier lugar mediante un ordenador, un móvil o una tablet. En el post de hoy explicaremos con más detalle una de las aplicaciones más importantes de Microsoft 365 (antes Office 365), la intranet dónde tener todos nuestros documentos y nuestros datos alojados, Microsoft SharePoint.
¿Qué es SharePoint?
En nuestras formaciones de Microsoft 365 siempre nos gusta explicar SharePoint relacionándolo con una biblioteca, una biblioteca normal dónde se encuentran libros de todo tipo. En esta biblioteca cada libro tiene un sin fin de propiedades que lo distinguen de otros libros, ya que cada uno tiene un año de publicación, un género literario, un autor y un estado diferentes.
Si nosotros quisiéramos tener un control de todos esos libros, revistas y diarios, deberíamos hacer una tabla enorme donde listar todos y cada uno de los elementos y ponerle sus propiedades en diferentes columnas, para así poder saber en todo momento los atributos de cada libro.
Pues SharePoint hace exactamente lo mismo que una biblioteca, es un sitio compartido donde agrupar varias bibliotecas de archivos y datos que se les pueden atribuir un número infinito de atributos, tanto cuantitativos como cualitativos, que se llaman meta-datos.
Para acabar de entender bien qué es SharePoint, vamos a cambiar esa biblioteca de libros por una biblioteca de archivos, donde encontramos archivos de Word, PDF, Power Point, Excel, entre otros. Cada uno de esos archivos también tienen atributos, ya que un documento puede pertenecer a un departamento diferente, ser creado en una fecha diferente, tener un autor distinto, etc.
Todos esos archivos son subidos por diferentes empleados de modo que al cabo de una semana podemos tener más de mil documentos, pero SharePoint tiene un potente motor de filtro que te permite crear vistas para tener todos tus documentos bien ordenados. Por ejemplo, podemos crear una vista para ver solamente aquellos archivos creados por cierto usuario, y que además su fecha de publicación sea posterior al 2018.
¿SharePoint Server, SharePoint Foundation o SharePoint Online?
SharePoint tiene muchos años, Microsoft lanzó su primera versión en el año 2001 bajo el nombre de Windows SharePoint Services (WSS), que posteriormente adquirió el nombre de SharePoint Foundation. Esta herramienta permitía colaborar de forma local en páginas web, documentos, listas, calendarios y datos, era la primera propuesta de Microsoft para migrar los datos de una empresa a un servidor para que fueran accesibles por cualquier usuario, siempre que tuviera acceso.
Posteriormente Microsoft lanzó SharePoint Server, una propuesta muy parecida a SharePoint Foundation pero con algunas características y funcionalidades adicionales, como por ejemplo la inteligencia empresarial, la administración de contenido (tener un control de qué puede hacer cada usuario), búsqueda avanzada de documentos, creación de sitios personales, suministro de noticias, etc.
Con la llegada del almacenamiento en la nube, Microsoft apostó muy fuerte con Azure, su servicio de cloud dónde a día de hoy se almacenan todos los productos y servicios de Microsoft y Office 365. Pese a que hay potentes alternativas como Amazon y Google, Azure es el único cloud que ofrece más de 70 ofertas de cumplimiento normativo (la mayor cartera del sector), tiene más de 50 regiones globales de Azure (más que cualquier otro proveedor de servicios en la nube) y ofrece sus servicios de cloud al 95% de las empresas incluidas en la lista Fortune 500.
Cuando Microsoft descubrió el potencial de Azure, no podía permitirse tener a SharePoint funcionando en servidores locales de modo que lanzó lo que hoy en día conocemos cómo SharePoint Online, la cara visible de Microsoft 365 y el cerebro dónde se almacena toda la documentación de una empresa.
De SharePoint a Microsoft 365
SharePoint Online ha tenido diferentes actualizaciones para estar a la última como gestor de base de datos e intranet, incorporó un gestor de tareas, un calendario compartido, unos flujos de trabajo para automatizar pequeñas tareas repetitivas, etc. Pero todas ellas tenían un funcionamiento muy técnico y poco visual, que obligaba a la empresa a tener técnicos especializados en SharePoint para poder sacarle todo el provecho a la herramienta. Así que una vez más Microsoft decidió dar un cambio de aires y modificar por completo a SharePoint, haciéndolo fácil e intuitivo y centrándolo en lo que es, una intranet con bases de datos.
Las demás funcionalidades que había adquirido las fue extrayendo de SharePoint y le dio a cada una un nombre propio: Planner, Flow, To Do, Delve, etc. Y con ello nació lo que hoy en día conocemos como aplicaciones de Microsoft 365.
