Coca-Cola United acaba con sus problemas logísticos gracias a Power Automate

Coca-Cola Bottling Company United (Coca-Cola United) tiene una larga historia de suministro de productos Coca-Cola directamente a minoristas y restaurantes. Pero cuando Coca-Cola introdujo su nueva máquina expendedora Freestyle, una empresa privada llamada Coca-Cola United, fue desafiada a simplificar sus procedimientos de envíos y facturación. Para solventar este desafío, tomó acción rápidamente utilizando Microsoft Power Automate que permite la automatización robótica de procesos (RPA). Hoy en día, Coca-Cola United sigue avanzando en la iniciativa estratégica Freestyle con la automatización de procesos que coincide con la individualidad y la innovación que el producto representa.

Fundada en 1902 y con sede en Birmingham, Alabama, Coca-Cola Bottling Company United (Coca-Cola United) es una de las mayores embotelladoras privadas de Coca-Cola en los Estados Unidos. Atender a unos 200.000 clientes exige una infraestructura impresionante: 5.000 camiones para entregar más de 600 líneas de productos a una amplia gama de canales de consumo, desde pequeñas tiendas de conveniencia y restaurantes hasta mega minoristas. Cuando Coca-Cola lanzó su producto Freestyle, que depende de los cartuchos que se entregan a las máquinas expendedoras de mostrador, sus métodos de back-office no eran suficientes para atender a la demanda. Coca-Cola United necesitaba un proceso rápido y ágil para vender Freestyle. Obtuvo la solución que necesitaba con la automatización de procesos robóticos (RPA) en Microsoft Power Automate y con la ayuda de Happiest Minds, un miembro de competencia Gold de Microsoft Partner Network.

Colisión con la innovación

En 2014, los territorios de ventas de Coca-Cola reestructurados ayudaron a grandes embotelladores como Coca-Cola United a expandirse a un territorio mucho más grande. La compañía más que triplicó su tamaño en cada métrica, incluyendo productos vendidos, conteos de clientes y empleados, e ingresos. Entonces Coca-Cola introdujo un nuevo producto que ofrecía una oportunidad emocionante para embotelladores como Coca-Cola United, y un desafío que amenazaba con obstaculizar la capacidad de la compañía para manejar las ventas a escala, especialmente dado su territorio ampliado.

Un único agente de CRM (Custom Relationship Manager o Agente Comercial) sólo podía atender 50 pedidos de Freestyle, y había cerca de 50.000 pedidos esperando. «Esta pesadilla del back-office no solo fue costosa», dice Bob Means, Director de Business Solutions de Coca-Cola United «sino que nos impidió escalar la campaña local estratégica de Freestyle, un activo diferenciador de creación de marca. Superamos el desafío con Microsoft Power Automate RPA.»

Coca-Cola Bottling Company United RPA con Microsoft Power Automate

Ahora, cuando un agente de CRM ingresa un pedido en el sistema de CRM, Asa (un agente de servicio automatizado maestro que consta de varios bots, construido sobre Microsoft Azure y Microsoft Power Platform) lo toma de allí y firma en el sistema SAP de la compañía sin intervención humana. Asa accede fácilmente a los pedidos, que ahora se rastrean en una base de datos SQL de Microsoft Azure en lugar de en una hoja de cálculo de Excel. Asa lee la base de datos y crea una PO (orden de compra) en el sistema SAP de la compañía. A continuación, Asa, de forma totalmente automática, envía el pedido a la aplicación web del proveedor, valida la entrada, supervisa el sistema de correo electrónico para la factura y los correos electrónicos de entrega, los compara con el orden correcto, y luego almacena los archivos adjuntos en Azure Blob Storage.

Después de eso, Asa utiliza el procesamiento de formularios en AI Builder para extraer información de los archivos adjuntos de correo electrónico que es necesario para cerrar el proceso en el sistema de cuentas por pagar, y finalmente, libera la factura y PO de SAP. Estos pasos ocurren con bots dentro de Asa ejecutándose de forma automática, una capacidad clave de Power Automate RPA que toma tareas repetitivas y complejas para los humanos y las cambia por flujos automáticos. Con el modo RPA sin supervisión, todo está totalmente automatizado.

Coca-Cola United ahora puede programar y activar eventos que aumentan la automatización de tareas de alto volumen, como sus pedidos ampliados para Freestyle. Y como Asa está basado en la nube, puede escalar automáticamente a cualquier trabajo e interoperar con cualquier aplicación. Igual de importantes son Power Platform y Azure que brindan un amplio conjunto de capacidades de monitoreo y alerta que facilitan la depuración.

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