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Power Automate

¿Tareas rutinarias?

Automatizaciones sin código

Power Automate es el nuevo nombre del antiguo Microsoft Flow. Microsoft ha decidido renombrar la aplicación para darle cabida en Power Platform. El nuevo sistema empresarial de Microsoft nos permitirá integrar y sincronizar todo nuestro análisis de datos con flujos automatizados y aplicaciones.

¿Qué es Power Automate y para qué sirve?

Power Automate es una herramienta capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios. Esta aplicación puede enviar recordatorios sobre tareas vencidas, puede mover datos de negocios entre sistemas en una programación, puede hablar con más de 275 orígenes de datos o cualquier API disponible de acceso público, e incluso puede automatizar tareas en su ordenador local como el cálculo de datos en Excel. Todo esto lo pueden hacer todo tipo de usuarios, gracias a su plataforma sin código/de poco código.

Para los que previamente hayan trabajado con SharePoint Designer, Power Automate es el rediseño mejorado de los flujos de trabajo que podíamos hacer con esa herramienta. Ahora no solamente podemos conectar la información de SharePoint, sino todas las aplicaciones de Office 365 y de terceros.

Ventajas de Power Automate

Las 4 principales ventajas Power Automate

Seguridad cifrada

Cifrar y gestionar las credenciales de acceso y conexiones con la seguridad de Microsoft.

Integración fácil entre apps

Acceder y conectar fácilmente multitud de aplicaciones tanto de Microsoft como de terceros.

Productividad y eficiencia

Automatizar fácilmente las tareas rutinarias te permite concentrarte en los que realmente importa.

Ahorro de costos

Disminuir notablemente costos de programación al tratarse de una herramienta de bajo código.

Cómo funciona Power Automate

Power Automate funciona en base a conectores de aplicaciones y acciones programadas. Los conectores son simplemente las aplicaciones que queremos conectar entre ellas. Cada conector o aplicación tiene tres elementos importantes:

  • Desencadenadores (más conocido como Triggers): Son aquellos que inician el flujo de trabajo. Por ejemplo, «cuando llegue un nuevo correo electrónico» o «cuando se guarde un nuevo documento en una carpeta específica». Cada conector tiene al menos uno o más desencadenadores.
  • Acciones: Una vez hemos despertado el proceso, debemos decirle cuáles son las acciones que tiene que realizar. Por ejemplo, cuando nos llegue un correo de cierta persona, quiero que Power Automate realice dos acciones: «guardar el documento en una determinada carpeta» y «enviar un correo electrónico a cierta persona».
  • Conexiones: No nos olvidemos que cuando queramos conectar dos aplicaciones, Power Automate nos pedirá que introduzcas tus credenciales (usuario y contraseña) de cada aplicación que queramos usar. Las credenciales que introduzcamos están cifradas con la seguridad de Microsoft y pueden borrarse fácilmente cuando lo deseemos.

Power Automate cuenta con decenas de conectores, tanto de aplicaciones de Office 365 como de terceros.Tenemos conectores de Google, Salesforce, Mailchimp, Dropbox, Facebook, Twitter, etc. O incluso con bases de datos como MySQL Server, Oracle Server, Azure SQL o Amazon Redshift.

Cómo se crea un flujo en Power Automate

Pese a que todas las aplicaciones de Office 365 son intuitivas y visuales, no debemos olvidar que estamos automatizando un proceso técnico. Para ello, normalmente un técnico informático debería estar horas generando códigos de lenguaje para que ejecutara todas estas acciones de forma automática. Sin embargo, Microsoft se ha esforzado mucho en hacer de Power Automate lo más intuitiva posible, permitiendo a un usuario no técnico generar un flujo de trabajo sin tener que escribir ni una sola línea de código.

También pueden haber usuarios que les resulte complejo crear un flujo de trabajo desde cero… por ello, Microsoft y toda la comunidad de Office 365 crea a diario plantillas de Flow con todo el flujo de trabajo creado. Así, el usuario final solamente tiene que configurar con qué cuenta de correo quiere enviar el mensaje o en qué carpeta quiere guardar el archivo. ¿Lo mejor de todo? Todas las plantillas de Power Automate son completamente gratis.

Aún así, para exprimir todo el potencial y automatizar tareas y procesos de trabajo, debes tener un conocimiento completo de la herramienta y ser capaz de crear un flujo desde cero. Power Automate es una de las herramientas que tratamos por completo en nuestro curso de Microsoft Power Automate. Nuestros consultores especializados te explicarán cómo funciona y podrás practicar creando flujos de trabajo basados en casos reales de una empresa.

Ejemplo de situación real

Supongamos que nuestra empresa recibe a diario cajas y paquetes de nuestros proveedores. El gerente del almacén quiere realizar un control de cuándo recibimos paquetes. Para ello podríamos redactar y enviar un email cada vez que entra algo en el almacén, o abrir un chat con el responsable avisándole de ello. Sin embargo, esta tarea manual hace perder tiempo a los operarios y corta el flujo de trabajo. En cambio, si configuramos un flujo que envíe una notificación de Teams automática al gerente cada vez que apretamos un simple botón en nuestra tablet, en la cual se rellenen de forma dinámica el usuario, la fecha y el almacén, estaremos ahorrando tiempo y mejorando la productividad del almacén de forma sencilla.

PowerAutomate

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Introducción a PowerApps

Posts sobre Power Automate

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Cómo escoger una consultora tecnológica

Para realizar una buena transformación digital de tu empresa:

  • Escoge una empresa partner de Microsoft. Te asegurarás de que sean expertos en el sector y de que siempre estén actualizados y a la última de todas las aplicaciones y herramientas que componen Microsoft.
  • Busca una consultoría que no solo realice los proyectos, sino que también forme a todo tu equipo en las soluciones, para realizar un buen uso de las herramientas que componen Microsoft.
  • Elige aquella que siempre esté a tu disposición y te ofrezca un trato cercano. Y ponga a tu disposición consultores y técnicos que se vuelquen al 100% en tu proyecto y se comprometan con los requisitos y términos pactados.

Realizar un proyecto con Aglaia

Trabajamos de una forma ágil y flexible a través de la metodología SCRUM con el fin de aportarte el máximo valor desde el primer momento. Fijamos un marco de trabajo donde se define el conjunto de prácticas y roles para cada proyecto.

Si quieres saber más sobre nuestro método de trabajar, no dudes en visitar nuestra sección de proyectos.

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