Automatización de documentos con Power Automate

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Dentro de las muchas posibilidades que ofrece Power Platform, una funcionalidad muy interesante es la automatización de documentos a través de Power Automate. Es decir, la herramienta nos permite crear un flujo de trabajo a través del cual se revisan automáticamente los documentos adjuntos a los correos electrónicos entrantes y nos permite revisarlos en última instancia a través de Power Apps. Posteriormente, la información validada queda automáticamente clasificada en nuestras bases de datos.

Herramientas para la automatización de documentos

  • Power Automate parala administración de documentos recibidos en correos electrónicos.
  • AI Builder, que aporta la inteligencia necesaria para extraer la información de los documentos a trevés del procesamiento de formularios.
  • Power Apps para permitir a los usuarios revisar y aprobar los documentos manualmente.
  • Dataverse para gestionar los documentos y almacenar todos los datos, archivos y configuraciones necesarias.

 

Automatización de documentos

Solución de extremo a extremo, desde que se recibe el correo hasta que se revisa y aprueba 

 

Instalación de la automatización de documentos

Desde Power Automate se puede acceder a la nueva página de «Automatización de documentos» e instalar la solución en un par de minutos. Simplemente se debe seleccionar la solución «Documentos personalizados» para administrar cualquier tipo de documento como, por ejemplo, facturas o recibos.

instalación documentos personalizados

Página de Automatización de Documentos con sus respectivas soluciones

 

A partir de este punto, se deben seguir los pasos del asistente para instalarlo en el entorno y configurar la automatización, incluidos los permisos y las conexiones del flujo de trabajo de Power Automate al buzón de correo de Outlook y Dataverse.

pasos de instalación

Ventana emergente con los pasos a seguir para la instalación de la solución

Power automate curso horizontal

Mantén el control del proceso

Hay la posibilidad de configurar el modelo AI Builder para la extracción de datos con la finalidad de monitorizar los documentos entrantes gracias a la “Aplicación de Automatización de Documentos”.

ai builder

Automatización de documentos en Power Apps

 

Como hemos mencionado, se pueden revisar y aprobar los datos extraídos del documento cuando sea necesario desde Power Apps.

revisar y aprobar en power apps

Visualización de los datos extraídos de un documento en Power Apps

 

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