Dentro de las muchas posibilidades que ofrece Power Platform, una funcionalidad muy interesante es la automatización de documentos a través de Power Automate. Es decir, la herramienta nos permite crear un flujo de trabajo a través del cual se revisan automáticamente los documentos adjuntos a los correos electrónicos entrantes y nos permite revisarlos en última instancia a través de Power Apps. Posteriormente, la información validada queda automáticamente clasificada en nuestras bases de datos.
Herramientas para la automatización de documentos
- Power Automate parala administración de documentos recibidos en correos electrónicos.
- AI Builder, que aporta la inteligencia necesaria para extraer la información de los documentos a trevés del procesamiento de formularios.
- Power Apps para permitir a los usuarios revisar y aprobar los documentos manualmente.
- Dataverse para gestionar los documentos y almacenar todos los datos, archivos y configuraciones necesarias.
Solución de extremo a extremo, desde que se recibe el correo hasta que se revisa y aprueba
Instalación de la automatización de documentos
Desde Power Automate se puede acceder a la nueva página de «Automatización de documentos» e instalar la solución en un par de minutos. Simplemente se debe seleccionar la solución «Documentos personalizados» para administrar cualquier tipo de documento como, por ejemplo, facturas o recibos.
Página de Automatización de Documentos con sus respectivas soluciones
A partir de este punto, se deben seguir los pasos del asistente para instalarlo en el entorno y configurar la automatización, incluidos los permisos y las conexiones del flujo de trabajo de Power Automate al buzón de correo de Outlook y Dataverse.
Ventana emergente con los pasos a seguir para la instalación de la solución
Mantén el control del proceso
Hay la posibilidad de configurar el modelo AI Builder para la extracción de datos con la finalidad de monitorizar los documentos entrantes gracias a la “Aplicación de Automatización de Documentos”.
Automatización de documentos en Power Apps
Como hemos mencionado, se pueden revisar y aprobar los datos extraídos del documento cuando sea necesario desde Power Apps.
Visualización de los datos extraídos de un documento en Power Apps
Aprovecha todo potencial que te ofrece Power Automate
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