¿Qué es Power Automate? Crea flujos de trabajo automatizados

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es una herramienta capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios. Esta aplicación puede enviar recordatorios sobre tareas vencidas, puede mover datos de negocios entre sistemas en una programación, puede hablar con más de 275 orígenes de datos o cualquier API disponible de acceso público, e incluso puede automatizar tareas en su ordenador local como el cálculo de datos en Excel. Todo esto lo pueden hacer todo tipo de usuarios, gracias a su plataforma sin código/de poco código.

Power Automate es el nuevo nombre del antiguo Microsoft Flow. Microsoft ha decidido renombrar la aplicación para darle cabida en Power Platform. El nuevo sistema empresarial de Microsoft nos permitirá integrar y sincronizar todo nuestro análisis de datos con flujos automatizados y aplicaciones. Power Automate  está pensado para aumentar nuestra productividad y eficiencia empresarial. 

A día de hoy existen potentes aplicaciones en el mercado capaces de aumentar la productividad en el trabajo de forma exponencial, pero ninguna de ellas se encuentra bajo una única plataforma como la de Microsoft Office 365.

Anteriormente en el blog de Aglaia Consulting, hablamos de los beneficios de Teams, el área de trabajo virtual dónde colaborar con otros usuarios. O SharePoint, el cerebro de Office 365 que permite crear una intranet propia dónde almacenar pequeñas bases de datos y gestionar toda la documentación de la empresa.

Por ejemplo, si nosotros siempre guardamos un adjunto de un mail en una carpeta específica, podemos hacer que Flow lo haga de forma automática. Y estas pequeñas automatizaciones sumadas nos pueden ahorrar mucho tiempo de trabajo.

Para los que previamente hayan trabajado con SharePoint Designer, Power Automate es el rediseño mejorado de los flujos de trabajo que podíamos hacer con esa herramienta. Ahora no solamente podemos conectar la información de SharePoint, sino todas las aplicaciones de Office 365 y de terceros.

¿Qué son los conectores de Power Automate?

Los conectores son simplemente las aplicaciones que queremos conectar entre ellas. Cada conector o aplicación tiene tres elementos importantes:

• Desencadenadores (más conocido como Triggers): Son aquellos que inician el flujo de trabajo. Por ejemplo, «cuando llegue un nuevo correo electrónico» o «cuando se guarde un nuevo documento en una carpeta específica». Cada conector tiene al menos uno o más desencadenadores.
• Acciones: Una vez hemos despertado el proceso, debemos decirle cuáles son las acciones que tiene que realizar. Por ejemplo, cuando nos llegue un correo de cierta persona, quiero que Power Automate realice dos acciones: «guardar el documento en una determinada carpeta» y «enviar un correo electrónico a cierta persona».
• Conexiones: No nos olvidemos que cuando queramos conectar dos aplicaciones, Power Automate nos pedirá que introduzcas tus credenciales (usuario y contraseña) de cada aplicación que queramos usar. Las credenciales que introduzcamos están cifradas con la seguridad de Microsoft y pueden borrarse fácilmente cuando lo deseemos.

Power Automate cuenta con decenas de conectores, tanto de aplicaciones de Office 365 como de terceros.Tenemos conectores de Google, Salesforce, Mailchimp, Dropbox, Facebook, Twitter, etc. O incluso con bases de datos como MySQL Server, Oracle Server, Azure SQL o Amazon Redshift.

¿Cómo creamos un Flujo?

Pese a que todas las aplicaciones de Office 365 son intuitivas y visuales, no debemos olvidar que estamos automatizando un proceso técnico. Para ello, normalmente un técnico informático debería estar horas generando códigos de lenguaje para que ejecutara todas estas acciones de forma automática. Sin embargo, Microsoft se ha esforzado mucho en hacer de Power Automate lo más intuitiva posible, permitiendo a un usuario no técnico generar un flujo de trabajo sin tener que escribir ni una sola línea de código.

También pueden haber usuarios que les resulte complejo crear un flujo de trabajo desde cero… por ello, Microsoft y toda la comunidad de Office 365 crea a diario plantillas de Flow con todo el flujo de trabajo creado. Así, el usuario final solamente tiene que configurar con qué cuenta de correo quiere enviar el mensaje o en qué carpeta quiere guardar el archivo. ¿Lo mejor de todo? Todas las plantillas de Power Automate son completamente gratis.

Aún así, para exprimir todo el potencial y automatizar tareas y procesos de trabajo, debes tener un conocimiento completo de la herramienta y ser capaz de crear un flujo desde cero. Power Automate es una de las herramientas que tratamos por completo en nuestro curso de Microsoft Power Automate. Nuestros consultores especializados te explicarán cómo funciona y podrás practicar creando flujos de trabajo basados en casos reales de una empresa.

Microsoft Flow está incluido en todas las licencias laborales o educativas de Office 365.