Automatizar avisos en Teams desde Power Automate

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Power Automate permite automatizar muchos flujos de trabajo que facilitan algunos de los procesos rutinarios dentro de nuestras organizaciones. En este caso, veremos cómo creando un Work Flow a través de una plantilla, podemos automatizar avisos en Microsoft Teams desde Power Automate y mejorar la comunicación interna en nuestra empresa.

Cómo automatizar avisos en Teams al cargar un archivo en SharePoint

Para automatizar avisos en Teams al cargar un archivo en SharePoint, deberemos seguir cinco sencillos pasos que nos permitirán configurar el flujo de trabajo desde cero:

Paso 1: Acceder a la plantilla de Power Automate para automatizar avisos en Teams

Para acceder a la plantilla que queremos utilizar deberemos ir a la sección “Crear” dentro de la barra lateral izquierda de Power Automate y seleccionar la que deseamos usar. En este caso utilizaremos “Post adaptative card to Teams when there is a new SharePoint file”. Como bien dice el nombre y como hemos introducido anteriormente, esta plantilla nos permitirá notificar a un equipo de Teams mediante una tarjeta personalizada cuando se cargue un nuevo archivo en SharePoint.

 

crear flujo de trabajo

Sección «Crear» de la herramienta de Power Automate.

 

Paso 2: Iniciar sesión a las herramientas que conecta el flujo de Automate

Una vez seleccionamos esta plantilla, se nos abre una página que nos informa de las herramientas con las que se conecta el flujo de trabajo. Bien, para poder seguir el proceso de configuración debemos iniciar sesión en estas herramientas. Como veremos en la siguiente imagen, es muy probable que ya esté la sesión iniciada, si es así, se indicará con un tick verde, de lo contrario, nos aparecería un símbolo “+” que nos permitiría iniciar sesión. Seguidamente le daremos al botón de “Continuar”.

iniciar sesión

Sesión iniciada en las herramientas que se conectan al flujo.

 

Paso 3: Configurar los campos del flujo de trabajo de Power Automate

En el momento en el que le damos “Continuar” en el paso anterior, se nos abren una serie de campos en formato de desplegable que debemos rellenar para completar el flujo de trabajo. Encontramos cinco campos que nos indican el recorrido de este flujo de trabajo:

  • Dirección del Sitio: Debemos seleccionar la URL exacta del sitio de SharePoint del cual queremos recibir notificaciones cuando se suban archivos.
  • Nombre de la Biblioteca: Tenemos que seleccionar el nombre de la biblioteca concreta que queremos conectar al flujo de trabajo.
  • Carpeta: Si tenemos la biblioteca separada en carpetas, podemos escoger una en concreto. Este campo no es obligatorio.
  • Microsoft Teams Equipo: Este campo hace referencia al remitente de la notificación. Debemos seleccionar el equipo que queremos que reciba la tarjeta.
  • Microsoft Teams Canal: Como sabemos los equipos de Teams están compuestos por canales. En este campo tenemos que seleccionar el canal en específico que queremos que reciba la notificación.

Campos Configuración

                                  Campos de configuración del Flujo de Trabajo.

 

Una vez dejamos configurado esto y creamos el flujo, se nos abre en pantalla el panel principal del Work Flow. En este podemos encontrar los Detalles del flujo, las conexiones de herramientas, el historial de ejecución y los propietarios.

panel del flujo

Panel general del flujo de trabajo creado en Power Automate.

Power automate curso horizontal

Paso 4: Dar formato a la notificación de Teams

Una vez estamos en el panel, podemos editar el flujo de trabajo y obviamente darle formato a la tarjeta de notificación que nos genera el Work Flow por defecto. Para ello, en la izquierda de la barra superior encontramos la opción “Editar”. Si hacemos clic, se nos abre el editor de la plantilla en el cual encontramos dos secciones que hacen referencia a los campos configurados en el Paso 3:

  • “When a file is created”: En esta sección encontramos los dos campos que hacen referencia al origen del sitio de Sharepoint.
  • “Post your own adaptative card as the Flow bot to a channel”: En esta segunda sección encontramos, por una parte, el equipo y el canal que recibirá la notificación, y por otro lado el formato de esta notificación.

editor del flujo

                                     Editor del flujo de trabajo de Power Automate.

 

Como podemos observar, el formato de la carta de notificación que llega a Teams está configurado con código .json. ¿Debemos saber utilizar código para cambiar el formato? La respuesta es no. Microsoft tiene una web en la cual podemos encontrar un editor de estas tarjetas de notificación, donde una vez editadas, solo deberíamos copiar el código que se nos muestra y pegarlo en nuestro editor del flujo dentro del campo “Mensaje”.

Así pues, de una forma muy sencilla puedes acceder a este editor y personalizar las tarjetas de aviso que le llegaran al equipo de Teams.

editor de tarjetas

                                          Editor web de las tarjetas de notificación.

 

Este editor de tarjetas como podemos ver está fraccionado en distintas porciones. Dentro del recuadro rojo encontramos de forma visual cómo está quedando nuestra tarjeta. En el recuadro verde, vemos todas las opciones que tenemos para estructurar nuestra tarjeta. Dentro del recuadro azul, podemos editar las propiedades del elemento seleccionado, y por último en el recuadro púrpura encontramos el código .json que debemos copiar.

De esta forma, nuestro flujo de trabajo ya queda totalmente configurado y además con la tarjeta de notificación personalizada. Ahora de forma automática, sin tener que hacer absolutamente nada, cada vez que se suba un archivo a la biblioteca “Documentos” del sitio de SharePoint configurado, se enviará una tarjeta de notificación al equipo “Marketing” de Microsoft Teams.

aviso teams

Tarjeta de notificación dentro de un chat de Microsoft Teams.

 

Ahorra tiempo automatizando procesos rutinarios

Como hemos podido ver, esta plantilla de Power Automate nos muestra cómo automatizar avisos en Teams, que uno de los procesos sobre el cual podemos crear un flujo de trabajo, pero las posibilidades son infinitas.

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