¿Qué es Outlook?

Outlook es una herramienta de correo electrónico, calendario y agendas integrado con la plataforma de Microsoft 365. Anteriormente era conocida como Hotmail, pero en 2013 migró a una nueva plataforma más limpia e intuitiva. La app de Outlook se puede usar desde el navegador e instalarse en en diversos dispositivos, permitiendo que se sincronicen inmediatamente.

Herramientas de Outlook

Microsoft ha diseñado Outlook con el objetivo de ser lo máximo productivo posible usando una sola plataforma, orientada principalmente a las empresas, integrando cuatro herramientas principales. 

Correo electrónico 

El correo electrónico de Outlook tiene un diseño intuitivo y ordenado que permite tener una vista general de todas las conversaciones. Se pueden filtrar y etiquetar los mensajes por categorías, guardarlos, responder masivamente, y muchas otras funcionalidades.  

Gracias a las constantes novedades de Microsoft, Outlook ha integrado nuevas funciones como el texto predictivo, recordar si se han adjuntado archivos una vez hayamos escrito “adjuntar”, ignorar conversaciones o abrir varias ventanas. 

Calendario 

El calendario de Outlook permite crear citas, organizar reuniones y eventos. La misma aplicación permite crear calendarios independientes integrándolos en una misma cuenta, pudiéndolos compartir con personas y grupos. En una misma cita se puede determinar el asunto, los miembros de la reunión, el día y la hora, la localización, recordatorios y repeticiones.  

Gracias a la interconectividad que ofrece Microsoft 365, se puede acceder al calendario a través de la aplicación de escritorio, la página web de Office y aplicaciones como SharePoint o Teams.  

Contactos 

Outlook permite almacenar información sobre las personas que nos interese. Gracias a esta herramienta podremos ver, crear, editar, encontrar y eliminar contactos.  

La página de contactos de Outlook presenta algunas opciones interesantes como fijar vistas dependiendo del tipo de personas como, por ejemplo, personas con las que se contacta habitualmente o con las que hay una reunión en el calendario. 

Tareas 

Como comentábamos, Outlook es una herramienta que se complementa con las otras que forman parte de Microsoft 365. Un claro ejemplo es la gestión de las tareas. Outlook integra Microsoft To Do en su interfaz para gestionar tareas y listas inteligentes.  

Una misma tarea puede tener pasos intermedios, lo que nos ayudará a tener un control del proceso de esta. También podemos añadirlo a la sección de “Mi día”, generar un recordatorio, un vencimiento, repetirla y incluso adjuntar un archivo.

Ventajas de Outlook

Ordenada y unificada 

Una de las características más destacables que ofrece Outlook es la capacidad de organización en un mismo espacio. La aplicación ofrece un diseño limpio e intuitivo que permite en pocos pasos encontrar la información que queremos. Ofrece una vista general de todas las conversaciones y las agrupa para simplificar la bandeja de entrada.  

Colaborativa 

Outlook permite sincronizar su actividad con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Teams, OneDrive o SharePoint, gracias a su almacenamiento en la nube. Tener toda la información localizada en un solo lugar accesible a través de Internet permite a los usuarios trabajar desde donde y cuando quieran.

Compatible y segura 

La aplicación es gratuita y cuenta con una configuración sencilla que permite acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo y sistema operativo. Además, Outlook vela por la seguridad de sus usuarios ofreciendo la misma protección que Microsoft como el cifrado de datos, la desactivación de vínculos no seguros y la recuperación de archivos.

Todas tus conversaciones bajo control con Outlook

Outlook, sin duda, es una herramienta de comunicación muy completa que permite ahorrar tiempo y ser más productivo. ¿Sabías que hay otras aplicaciones que se complementan con Outlook? Descubre nuestro curso completo de Microsoft 365 y aprende a sacarle el máximo partido a tu tiempo.

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