¿Conoces las diferencias entre OneDrive y Sharepoint? A pesar de que ambas plataformas son ya conocidas, ya que hemos hablado en otros post anteriormente y por formar parte de la suite de Microsoft 365, existen muchas dudas acerca de para qué sirven y las diferencias entre ellas.
OneDrive
OneDrive es el servicio de almacenamiento personal en la nube de Microsoft. Además, Microsoft OneDrive, al disponer todos nuestros archivos en la nube, es una de las herramientas de Microsoft que nos permite trabajar en línea, desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.
En OneDrive podemos guardar más de 270 tipos de archivos diferentes, por lo que podemos tener todos nuestros archivos seguros y accesibles en el mismo sitio. Gracias a las funcionalidades que nos ofrece, también podemos compartir, editar y colaborar sobre los archivos con otras personas a quien concedamos permisos. Si quieres saber más sobre OneDrive, entra en nuestro post ¿Qué es OneDrive?
SharePoint
En nuestras formaciones de Microsoft 365 siempre nos gusta explicar SharePoint relacionándolo con una biblioteca, una biblioteca normal dónde se encuentran libros de todo tipo. En esta biblioteca cada libro tiene un sin fin de propiedades que lo distinguen de otros libros, ya que cada uno tiene un año de publicación, un género literario, un autor y un estado diferentes.
Pues SharePoint hace exactamente lo mismo que una biblioteca, es un sitio compartido donde agrupar varias bibliotecas de archivos y datos que se les pueden atribuir un número infinito de atributos, tanto cuantitativos como cualitativos, que se llaman meta-datos. Si quieres saber más sobre SharePoint, entra en nuestro post SharePoint Online, ¿Qué es y cómo funciona?
Diferencias entre OneDrive y SharePoint
Ahora bien, si ambas plataformas funcionan como almacenaje de archivos, gestor documental y herramienta colaborativa, ¿Cuáles son las diferencias entre OneDrive y SharePoint?
La gran diferencia entre OneDrive y Sharepoint es:
- OneDrive supone tener tu espacio personal en la nube, es decir, tener tu ordenador en la nube. Además, puedes conceder diferentes tipos de permisos a otros usuarios para que puedan ver o editar tus archivos.
- SharePoint en cambio, como hemos comentado anteriormente, es una biblioteca de documentos empresarial. Una nube conjunta con toda la empresa, para que cada trabajador pueda navegar, consumir, editar, compartir, etc.. todo esto dependiendo del permiso que te hayan otorgado.
Por ejemplo, no deberíamos guardar los archivos del departamento en nuestro OneDrive personal, sino en el sitio de SharePoint del equipo o departamento en cuestión. La razón principal es que si nos cambiásemos de departamento o empresa, se generará un problema de permisos de acceso a estos archivos.
Cuándo utilizar cada aplicación
Cuándo utilizar OneDrive
OneDrive es ideal para guardar todo el trabajo que se realice en Office 365, además de otros archivos. Con un almacenamiento en la nube (acceso seguro, desde cualquier lugar y a cualquier hora)
Normalmente, OneDrive se utiliza como espacio de trabajo individual, compartiendo puntualmente algunos archivos de forma personalizada. Para guardar los archivos del departamento, usaremos SharePoint.
Cúando utilizar Sharepoint
Sharepoint es la aplicación adecuada cuando necesites crear un sistema de colaboración profesional dentro de una empresa.
Sharepoint es ideal para compartir archivos dentro del entorno de trabajo, dando acceso según perfiles de usuario. Cada perfil de usuario tendrá asignado una serie de permisos que le permitirá acceder a determinados archivos.
Otro de los usos más comunes de Sharepoint es como plataforma avanzada para aplicaciones de Business Intelligence, utilizando los servicios Performance Point, Excel Services y servicios de conectividad empresarial.
Con Sharepoint también es posible gestionar el contenido web de la empresa, usando herramientas sencillas para generar y publicar contenido en tu web.
¿Ya tienes OneDrive y Sharepoint pero no sabes cómo usarlo exactamente?
Tanto si ya usabas OneDrive y Sharepoint como si lo has empezado a usar ahora con el teletrabajo, es posible que no supieras exactamente para qué sirve o cómo usarlo para trabajar mejor. De hecho, OneDrive y SharePoint se han convertido en los imprescindibles del teletrabajo, ya que necesitamos que todos nuestros compañeros tengan acceso a los archivos del equipo. Por eso es muy importante saber bien cómo usarlos para estar mejor organizados y trabajar más rápido.
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