¿Cómo grabar macros en Excel?

A menudo el manejo de los datos requiere de acciones repetitivas que nos pueden hacer perder mucho tiempo. Para solucionarlo, Excel propone pequeños automatismos que el usuario puede crear y editar llamados macros. Las macros de Excel son una colección de acciones que se ejecutan de manera automatizada con un activador.

Excel cuenta con su propio lenguaje de programación llamado VBA para crear macros, aunque también permite grabar una serie de acciones y convertirlas en una macro. A continuación, veremos cómo grabar macros.

Pero antes, te contamos dos pasos previos que tienes que hacer para poder usar las macros.

1. Para poder habilitar las macros de un Excel deberemos guardar el archivo como “Libro de Excel habilitado para macros”.
2. Activaremos la pestaña de “Programador” dirigiéndonos a Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones > Activamos la casilla de “Programador”. Esta vista, por defecto, está desactivada.

Una vez hemos hecho estos dos pasos, podemos empezar a usar las macros.

Pasos para grabar una macro en Excel

La funcionalidad de Excel de “grabar una macro” sirve para guardar una serie de acciones que se automatizarán cuando ejecutemos un desencadenante. Lo veremos más claro con un ejemplo. Imaginemos que tenemos que hacer una recogida de datos para un evento deportivo en el que necesitamos saber el nombre, apellido y la talla de la camiseta.

En la siguiente imagen podemos apreciar una primera tabla llamada “Nuevos datos”, que nos servirá como formulario. A continuación, vemos una tabla en la que iremos almacenando los datos introducidos. Encima, vemos un botón que hemos añadido con una figura, que funcionará como un accionador o desencadenante.

El proceso para grabar una macro es muy simple. Accedemos a la vista de programador y pulsamos el botón “Grabar macro”, disponible en la parte izquierda de la barra de herramientas. Al hacer clic, nos aparece un cuadro donde tendremos que guardar el nombre de la macro, en nuestro caso hemos elegido “guardarmacro”. Evitaremos usar caracteres especiales para hacer la acción lo más sencilla posible.

Una vez aceptamos, el icono de grabar macro cambia de forma y color: .

A partir de este momento, vamos a indicar a Excel todas las acciones que queremos que la macro ejecute. La misión del botón “Guardar macros” es coger los datos introducidos y traspasarlos a la tabla de debajo. Para ello, hemos determinado estas acciones:

1. Insertamos 3 celdas encima. Cuando almacenamos los datos, lo que queremos es que Excel nos añada los datos consecutivos a los que ya tenemos. Para ello, seleccionaremos las tres celdas vacías correspondientes a nombre, apellidos y talla de camiseta y haremos clic en el botón izquierdo para seleccionar Insertar > Filas de la tabla arriba. De este modo, la primera acción que hará Excel es insertarnos una fila vacía.
2. Seleccionamos los datos que querremos copiar. En este paso seleccionaremos los datos Rosa + Martínez + M y haremos copiar.
3. Los pegamos en la fila que hemos creado. Para que los datos se peguen de forma horizontal haremos: clic botón izquierdo > Pegado especial > Transponer.
4. Borraremos los datos que hemos añadido en la tabla de “Nuevos datos” para que al terminar de ejecutar la macro se borre el contenido y podamos añadir más.
5. Volveremos a hacer clic en el botón de “Detener grabación”.
6. Para activar el botón que hemos creado lo enlazaremos con la macro. Haremos clic en el botón derecho y haremos “Asignar macro”. Seleccionaremos la que hemos creado y guardamos.

A partir de este momento ya podremos añadir todos los datos que queramos, que se irán almacenando en la tabla creada mediante el botón Guardar Datos.

Este es un ejemplo sencillo de la funcionalidad Grabar Macros con 6 pasos. Hemos de tener en cuenta que Excel permite enlazar hojas distintas, fórmulas y otras macros entre sí, por lo que, se pueden automatizar tanto acciones simples como complejas.

Las macros son lenguaje VBA

Como decíamos al principio, Excel utiliza un tipo de lenguaje de programación llamado VBA (Visual Basic for Applications) que sirve, entre otras cosas, para crear macros mediante código. Por lo tanto, todas estas acciones que hemos grabado préviamente se han ido almacenando en el código de la página, adoptando este aspecto:[vc_message message_box_color=»black» icon_fontawesome=»fa fa-code»]Sub guardardatos()
‘
‘ guardardatos Macro
‘

‘
Range(«B12:D12»).Select
Selection.ListObject.ListRows.Add (1)
Range(«C7:C9»).Select
Selection.Copy
Range(«B12»).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteAll, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _
False, Transpose:=True
Range(«C7»).Select
Application.CutCopyMode = False
Range(«C7:C9»).Select
Selection.ClearContents
Range(«C7»).Select
End Sub[/vc_message]De nuevo, vemos como Excel desarrolla una gran cantidad de funcionalidades para que el manejo de los datos sea más eficiente. Las macros permiten automatizar totalmente las acciones rutinarias y repetitivas que suceden en un libro de Excel, de forma que la gestión de los datos sea totalmente personalizable y adaptada a las necesidades del usuario.

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