¿Cómo insertar comentarios y notas en Excel?

Cada vez es más habitual trabajar en entornos colaborativos, donde diversas personas trabajan en un documento en común. En eso se basa la esencia de Microsoft 365, en que la información esté disponible para todos los usuarios, en cualquier momento y lugar.

Para mantener una comunicación fluida entre los participantes del archivo, Excel ofrece comentarios encadenados y notas.

¿Qué diferencia hay entre un comentario y una nota?

La principal diferencia que hay entre un comentario y una nota es la posibilidad de mantener una conversación dentro.

Los comentarios se insertan en las celdas y se muestran con el nombre y una imagen del usuario que la ha escrito, además del día y hora en el que se ha publicado. También se les suele llamar comentarios encadenados y todos los usuarios que tienen acceso al documento pueden participar en la conversación.

Por otro lado, las notas son la nueva versión de los comentarios que había anteriormente en Excel. Estas no permiten la posibilidad de responder, simplemente funcionan como explicación o recordatorio sobre una celda en concreto.

¿Cómo insertar un comentario en Excel?

Para insertar un comentario en Excel seleccionaremos, primeramente, la celda en la que queremos añadir el comentario. Podemos hacer clic en el botón derecho y hacer clic en «Nuevo comentario» o podemos ir a la barra de herramientas superior > Revisar > «Nuevo comentario». 

Como decíamos, en un mismo comentario veremos quién es el autor y en qué momento ha añadido el comentario. Podremos responder e interactuar con todos los colaboradores del archivo.

¿Cómo insertar una nota en Excel?

Para insertar una nota en Excel podremos hacer clic derecho y seleccionar “Insertar comentario”. Si estamos usando Excel para Office 365 tendremos que seleccionar “Nueva nota”.

Para poder editar la nota, deberemos hacer clic derecho encima de la celda y seleccionar “Editar nota” y del mismo modo, si queremos eliminarla seleccionaremos “Eliminar nota”. Si quisiéramos copiar una nota en una celda que contiene un comentario tendríamos que usar la opción de “Pegado especial”. Para ello podemos hacerlo a través de la pestaña “Inicio” de la barra de herramientas, seleccionaremos la flecha debajo de “Pegar” > Pegado especial.

Las notas, a diferencia de los comentarios, permiten que se les aplique un formato. Por lo general, las notas se muestran en fuente Tahoma y tamaño 9. Para poder cambiarlo, abriremos la nota y con el botón derecho seleccionaremos “Formato de comentario”. Esto lo podemos hacer con cada una de las notas, pero también podemos cambiar el formato por defecto mediante la configuración de Windows 10.

Diferencias entre las notas de Excel en Microsoft 365 y Excel para la web

Dependiendo de si estamos usando Excel en Office 365 o en la web, existen algunas diferencias en el momento de insertar y gestionar las notas.

Algunas de las diferencias son:

• Las notas se pueden editar en Excel para la web sin convertirse en un comentario enhebrado.
• Se pueden anclar en Excel para la web, pero solo en la sesión actual. Para la próxima sesión desaparecerán.
• Las notas se muestran separadas, dependiendo de si estamos en desktop o en web, y el tamaño se puede cambiar solo en la sesión actual.
• En Excel para la web las notas no se pueden mover.
• Las notas con texto enriquecido en Excel de escritorio no se mostrarán del mismo modo para la web. Si editamos la nota en Excel para web desaparecerá todo el texto enriquecido que haya.

Como vemos, las notas y los comentarios son una gran herramienta para el trabajo colaborativo. El uso de estas nos permite comunicarnos con los otros colaboradores del archivo y dejar avisos o mantener conversaciones.

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