Tipos de flujo en Power Automate

¿Es posible agilizar y dar fluidez a la gestión de una empresa? ¿Podrían las últimas innovaciones tecnológicas ayudarnos con este propósito? Power Automate de Microsoft es la solución a estas dos cuestiones, motivo por el cual se está consolidando rápidamente. Mediante sistemas de flujos, Power Automate resuelve todas estas necesidades y permite a la empresa optimizar procesos y tiempo.

¿Por qué es útil diseñar automatismos?

El diseño de automatismos es útil porque permite a la empresa automatizar todas aquellas tareas que consumen el tiempo que se debería dedicar a otras más relevantes. Concretamente, esta herramienta permite:

• Unificar todos los servicios internos y externos para controlarlos en tiempo
• Garantizar un entorno informático ágil, seguro y automatizado que se adapta completamente a tu negocio.
• Mantener en perfecta coordinación todos los automatismos de gestión para reducir la carga de trabajo.

Tipos de flujo en Power Automate

Para su funcionamiento, Power Automate se estructura en tres tipos de flujo, los cuales están personalizados a la compañía.

Flujo de nube

La información, una vez almacenada en una nube (plataforma en línea), se procesa de forma automática. Por ejemplo, un correo electrónico, una visita a la página web o una interacción en redes sociales.

Dentro de los flujos de nube podemos encontrar flujos automatizados, instantáneos y programados. Los primeros se desencadenan por un evento, como la recepción de un correo electrónico. Los flujos instantáneos se ejecutan con un botón y los programados se ejecutan mediante la carga de datos a SharePoint o una base de datos.

Flujo de escritorio

Trabaja con la información almacenada en el ordenador, es decir, en local. Organiza carpetas, extrae datos de páginas web o programa automatismos de inicio automático.

Flujo de proceso de negocio

Este tipo de flujo permite desarrollar un proceso mediante fases o pasos y llevar un control de ellos. Mediante las cajas de control flotantes se puede ver todos aquellos aspectos que requiere una fase para poder completarla y pasar a la siguiente.

¿Cómo ayuda Power Automate a crear automatismos?

Desde el año pasado, surgieron dos revoluciones de manera simultánea: la low-code y la no-code. Puede que no las conozcas, pero serán la clave que te permitirá gestionar los flujos de Power Automate sin estar especializado. De manera general, ambas buscan lo mismo, aunque con ligeros matices: efectuar tareas de programación sin conocimientos profundos de informática.

En este sentido, Power Automate ayuda a desarrollar automatismos desde cero. Para ello, el sistema recurre a tres claves que Microsoft ha perfeccionado hasta llevarlas al nivel actual de personalización:

• Lenguaje de programación. Este se procesa de manera interna y no se muestra al usuario, que lo desconoce. Por lo tanto, el proceso es completamente intuitivo.
• Plantillas preestablecidas. Dependiendo del tipo de app que desees, puedes acceder a propuestas elaboradas previamente. Luego, solo tendrías que adaptar su contenido a tu negocio.
• Análisis de objetivos. Lo más importante es definir lo que quieres conseguir con esa aplicación, es decir, para qué quieres que te sirva. Después, el sistema se encargará de buscar las herramientas.

¿Cómo crear un automatismo con Power Automate?

Después de haber hecho un repaso por sus características, llega el momento de ir a la práctica. Con sencillos pasos, verás cómo puedes diseñar los automatismos que necesites para tu compañía:

1. Crea un nuevo proyecto. Después de entrar a la herramienta, accede a «Crear» y, posteriormente, a «Empezar desde plantilla».
2. Personaliza las bases. Escoge un nombre para tu aplicación y selecciona una plantilla que encaje con lo que buscas.
3. Accede a la vista previa con el botón F5 para saber cómo será la app y determinar qué campos debes personalizar.
4. Cuando hayas completado la etapa de prueba, debes comenzar a adaptar todas las interfaces a tu negocio.
   1. En la barra superior tendrás los controles principales (menú, insertar elementos, diseño, etc.).
   2. De los anteriores, el más relevante es «Insertar», ya que te permite añadir complementos y objetos.
   3. En la sección «App» podrás hacer una simulación para ver cómo está quedando el desarrollo.
   4. Desde «Vista de árbol» tendrás acceso a la jerarquía de pantallas (al principio, solo existirá una).
   5. Cuando desees añadir más, hazlo desde «Menú principal» > «Nueva pantalla».
5. Por último, pulsa Control + S y guarda en la nube tu progreso.

Ventajas de los flujos en Power Automate para tu negocio

Como has podido ver, el proceso de desarrollo no requiere conocimientos en programación. Sin duda, una excelente manera de coordinar la creación de automatismos desde una perspectiva accesible, fácil y sintetizada. Te proporcionará:

• Generación de entornos coordinados. Este recurso dispone de conectores que transmiten la información entre distintos automatismos. Es decir, puedes vincular dos appsentre sí para compartir bases de datos.
• Accesibilidad y seguridad. Como la información y los automatismos se guardan en la nube, están en un entorno protegido. Accederás a estas incluso desde tu casa, por lo que son ideales para el trabajo flexible.
• Proceso de trabajo más ágil. Las tareas más repetitivas quedan automatizadas y se minimiza la intervención humana. Así, ahorras tiempo, dinero y mitigarás el margen de error.

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