Conectar Power BI a SharePoint

Una de las ventajas de Power BI es la fácil conectividad con distintos orígenes de datos, como podría ser un archivo Excel o una fuente de datos externa (Web, SQL Server).

Una de las herramientas que mayor conectividad ofrece con Power BI es SharePoint Online, el cloud colaborativo de Microsoft 365. Esta última ofrece muchas ventajas:

• Integración perfecta: Power BI y SharePoint son dos productos de Microsoft que están diseñados para trabajar juntos, lo que significa que la integración entre los dos productos es muy alta.
• Actualizaciones en tiempo real: Al conectar una lista de SharePoint a un informe de Power BI, los datos se pueden actualizar en tiempo real y cualquier cambio que se realice en SharePoint se reflejará automáticamente en el dataset de Power BI.
• Acceso fácil a los datos: Al crear un dataset en Power BI a partir de una lista de SharePoint, se puede acceder fácilmente a los datos desde Power BI Desktop o Power BI Service, lo que permite a los usuarios explorar y visualizar los datos en informes y paneles.

Cómo crear un dataset en Power BI desde una lista de SharePoint

Para crear un un dataset desde una lista de SharePoint debemos exportar aquella lista que queramos a Power BI, y así poder acceder a Power BI Service y visualizar esos datos. El proceso es muy sencillo, simplemente hay que seguir los pasos siguientes:

1. Abre SharePoint y dirígete a aquella lista que sea de tu interés para estudiarla a través de Power BI.
2. En la barra superior de herramientas selecciona la opción de exportar a Power BI la lista correspondiente.
   
3. Se abrirá Power BI y tendremos que rellenar información en relación con nuestro dataset. Aquí tendremos que nombrarlo como queremos (viene predeterminado con el mismo nombre que la lista de SharePoint) y escoger el sitio donde guardarlo. Si el usuario no ha adquirido Power BI Pro o Power BI Service, sólo tendrá la opción de guardarlo en “Mi área de trabajo”.En nuestro ejemplo, se nos ha nombrado automáticamente al conjunto de datos, de la misma manera que el nombre de la lista de SharePoint, bajo el nombre “Lista Productos”, y lo hemos asignado a “Mi área de Trabajo”.
   
4. Una vez hayamos seleccionado “Continuar”, tendremos que escoger con que credenciales crear la conexión (ya usadas en un pasado u otra que queramos). En nuestro caso, hemos decidido usar “Las credenciales que usé la ultima vez para conectarme a Power BI”.
   
5. Ahora ya tendremos los detalles de nuestro conjunto de datos y podremos visualizarlos (creando un informe) o compartir simplemente estos datos.En el caso que decidamos crear el informe, tendremos la opción de: creación automática, empezar de cero o informe paginado.
   
   Nosotros hemos escogido la opción “empezar de cero”. Es aquí donde se nos abrirá el panel de Power BI en el navegador para poder visualizar en un informe los datos del modelo, creando objetos visuales, etc. y sacar conclusiones a partir de los datos de nuestra lista de SharePoint.En caso de que queramos tener las funcionalidades de las vistas de modelado que solamente ofrece Power BI Desktop, siempre podemos guardar y a continuación descargar el modelo, para más tarde abrirlo en la aplicación de escritorio.
   

Cómo crear un informe en Power BI Desktop desde una lista de SharePoint

Para crear un informe en Power BI Desktop desde una lista de SharePoint debemos conectar la lista que deseemos en Power BI Desktop como si de cualquier otro origen de datos se tratara. Simplemente hay que seguir una serie de pasos muy fáciles:

1. 1. Una vez nos encontremos en la aplicación de escritorio, Power BI Desktop, debemos dirigirnos al apartado “Obtener Datos” de la barra superior de herramientas seleccionaremos la opción de “Servicios en línea” y a continuación “Lista de SharePoint Online”. Ahí podremos conectar el origen de datos mediante el botón “Conectar”.
      
   2. Seguidamente, se nos abrirá un panel en el que tendremos que introducir el enlace de la URL del sitio de SharePoint Online que contenga la lista sobre la que queramos trabajar.
   3. A continuación, es probable que nos aparezca la opción de iniciar sesión en nuestra cuenta de Microsoft 365, en el apartado “Cuenta de Microsoft”. En caso de que no te aparezca esta pantalla, simplemente continua con el paso siguiente con normalidad.

1. Ahora se abrirá un panel con todas las listas que se encuentran en el espacio de SharePoint de la URL indicada en el paso 2. Es aquí donde deberás escoger y cargar (o incluso transformar previamente) aquella lista cuyos datos sean relevantes para tu report. En nuestro caso hemos escogido la lista “Diseños compuestos”.
   
2. ¡Ya tienes los datos cargados en el modelo! Ahora están listos para transformarlos como si de cualquier origen de datos se tratara y crear un cuadro de mando que te ayude a sacar conclusiones a partir de los datos de la lista de SharePoint.

Aprovecha todas las funcionalidades de Power BI

Como hemos visto, la fácil integración de Power BI con cualquier base de datos, en este caso las listas de SharePoint, nos facilita y permite no perder tiempo en el proceso de la obtención de información, para así focalizar nuestros esfuerzos en estudiar los resultados y sacar conclusiones que aporten un valor añadido a la empresa. Al igual que esta, hay muchas funcionalidades que pueden ayudarte a tomar mejores decisiones en tu día a día.

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