Cómo usar la función BUSCARX en Excel

La nueva función BUSCARX de Excel, que apareció en 2019, es una nueva función disponible solo para usuarios de Office 365 o Excel 2019 que quiere reemplazar a las funciones BUSCARH y BUSCARV. I es que BUSCARX no tiene las limitaciones de las antiguas funciones “buscar”, es muy sencilla de usar y al mismo tiempo mucho más potente.

NOTA: Esta función está actualmente disponible para los suscriptores Microsoft 365 en el canal actual. Estará disponible para los suscriptores de Microsoft 365 en un canal empresarial semianual a partir del 2020 de julio. Entra aquí si quieres saber cómo obtener las funciones más recientes de Microsoft 365.

Categoría: Funciones de búsqueda y referencia

¿Para qué sirve?: La función BUSCARX se usa para hacer búsquedas bidireccionales, de derecha a izquierda, en columnas o filas específicas.

Fórmula: BUSCARX (valor_buscado; Matriz_buscada; Matriz_devuelta; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda]

Explicación de la función BUSCARX (XLOOKUP) 

La función BUSCARX tiene 6 argumentos: 

• Valor_buscado: Es un argumento obligatorio. Se refiere al valor que estás buscando.
  
• Matriz_buscada: Es un argumento obligatorio. La columna dónde se encuentra el valor buscado.
• Matriz_devuelta: Es un argumento obligatorio. La columna dónde se encuentra el valor que quieres de vuelta.
• Si_no_se_encuentra: Es un argumento opcional. Cuando no se encuentre una coincidencia válida, devuelve el texto dentro de [si_no_se_encuentra] que hayas puesto.
• Modo_coincidencia: Es un argumento opcional. Puede ser 0, -1, 1 o 2. Especifica el modo de coincidencia:
  • 0: Coincidencia exacta. Si no se encuentra ninguna, devuelve #N/A. Este valor es el predeterminado.
  • -1: Coincidencia exacta. Si no se encuentra ninguna, devolverá el siguiente elemento más pequeño.
  • 1: Coincidencia exacta. Si no se encuentra ninguna, devolverá el elemento más grande.
  • 2: Una coincidencia de comodín cuando *,? y ~ tiene un significado especial.

• Modo_búsqueda: Es un argumento opcional. Puede ser 1, -1, 2 o -2. Especifica el modo de búsqueda que se usará:
  • 1: Realiza una búsqueda comenzando por el primer elemento. Este valor es el predeterminado.
  • -1: Realiza una búsqueda inversa a partir del último elemento.
  • 2: Realiza una búsqueda binaria que depende de la ordenación en orden ascendente. Si no está ordenado, se devolverán resultados no válidos.
  • -2: Realiza una búsqueda binaria que depente de la ordenación en orden descendente. Si no está ordenado, se devolverán resultados no válidos.

Uso de la función BUSCARX en excel

Esta función se puede usar de dos formas: sin los argumentos opcionales (forma básica) y con ellos (forma avanzada). Cada una de las dos formas tiene su funcionalidad, es decir, hay momentos en los que no necesitamos usar los argumentos opcionales.

La forma de uso con los argumentos opcionales se usa para obtener resultados aproximados. Esto no lo podíamos hacer con BUSCARV ya que solo nos dejaba obtener resultados exactos o no exactos.

Es importante mencionar que si nunca antes has usado una función del tipo “buscar” empieces leyendo las publicaciones sobre BUSCARV y BUSCARH para entender la lógica de las funciones de búsqueda y referencia.

Cómo usar la función BUSCARX en excel (sin argumentos opcionales)

Para explicar el uso de la función BUSCARX en excel tenemos un ejemplo muy básico. La siguiente tabla muestra tres columnas con la información de unas tiendas de una empresa. La información que vemos es: el código postal de la tienda (CP), el nombre de la tienda (tienda) y el departamento o tipo de estas (departamento).

Lo que vamos a hacer es aplicar la función BUSCARX para encontrar el CP y el departamento de cualquier tienda que busquemos en una celda en concreto. Básicamente estamos utilizando la utilidad de BUSCARV, pero de una forma mucho más fácil y poderosa.

Cómo podéis ver tenemos una segunda tabla que es dónde queremos aplicar la función. El objetivo es que tan solo en poner la letra de la tienda (que representa el nombre) en la celda de “Tienda”, automáticamente se observe la información de esta.

¡Importante! Primero debemos crear la función para obtener el CP y luego para obtener el departamento. Primero de todo ponemos una tienda cualquiera en la celda de “Tienda” (por ejemplo, A).

Esto nos servirá para indicar cuál será la celda variable.

Ahora nos dirigimos a la segunda tabla, en la celda de debajo de “CP” e insertamos la función de BUSCARX. En el primer argumento seleccionamos la celda dónde pondremos las letras de la tienda, es decir la celda E5 (la seleccionamos).

A continuación, ponemos una coma y seleccionamos la columna B por qué es dónde vive el valor que buscamos (seleccionamos la columna entera). Y para finalizar ponemos otra coma y añadimos el tercer argumento que en este caso ser la columna A entera (la columna de los CP), que es dónde está el valor que queremos de vuelta. Este sería el resultado:

Ahora para buscar el departamento de la tienda debemos repetir la misma operación, simplemente cambiando el argumento número tres. Es decir, en lugar de devolvernos un valor de la columna de CP (columna 1) pondremos la columna de Departamento (columna 3). Este sería el resultado:

Ahora ya tenemos una tabla de búsqueda dónde podemos buscar la información del código postal y el departamento de todas las listas de la tienda.

Cómo usar la función BUSCARX en excel para obtener resultados aproximados.

Para este ejemplo usaremos la siguiente tabla. En ella se muestra una columna de comisiones con su umbral de ventas respectiva. Nuestra idea es aplicar la función BUSCARX en la segunda tabla para calcular el porcentaje de comisión de los tres comerciales diferentes.

Como las ventas de los comerciales son variadas la función nos debe indicar cual será la aproximación del porcentaje que deben cobrar. Si os fijáis en la tabla vemos que si haces 100 ventas o más tu comisión como comercial es del 1%.

Si tienes 200 ventas o más tu comisión es del 2%. Esto quiere decir que, si tienes 199 ventas, tu comisión seguirá siendo del 1% porqué no llegas a las 200. Siguiendo esta lógica aplicaremos la función BUSCARX.

Primero de todo insertamos (escribimos) la función en la celda de comisión de Andrea.  En el primer argumento nos interesa saber cual es el valor buscado. El valor buscado obviamente son las ventas (¡no el nombre del comercial!). Entonces seleccionamos la celda de las ventas de Andrea.

En el segundo argumento seleccionamos la tabla dónde debemos buscar el valor principal (la columna de ventas). Igual que en el ejemplo anterior seleccionamos toda la columna. En el tercer argumento seleccionamos la columna dónde se encuentra el valor aproximado a devolver, es decir, la columna de comisión.

Ahora llegamos al punto de insertar los argumentos opcionales. Llegados a este punto es importante mencionar que las versiones de Excel superiores a la versión 1910 tendrán un sexto argumento muy opcional.

Ese argumento os aparecerá cómo “[si_no_se_encuentra]. De momento evitaremos esta opción porqué no la necesitamos, y para omitir el argumento pondremos doble coma o punto y coma. (Puedes ver el historial de actualizaciones y versiones de excel aquí).

Recuerda que a nosotros nos interesa, que si no encuentra la coincidencia exacta nos devuelva un valor aproximado al siguiente número más pequeño. (Así, aunque tengamos 199 ventas la comisión será de 100 ventas). Esto lo indicaremos con el “-1”.

Y en el segundo argumento pondremos “1” para que empiece la búsqueda por el primer número. Fijaros que para omitir el sexto argumento del que hemos hablado antes he añadido una doble y coma entre el tercer y el cuarto argumento.

Este sería el resultado.

Y ahora solo nos quedaría arrastrar la función a los comerciales de abajo y ya tendríamos la tabla de comerciales con sus ventas y las comisiones correspondientes.

Cuando dominas las posibilidades de Excel, es mucho más fácil y rápido hacer tu trabajo

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