Power Automate: qué es, para qué sirve y cómo usarlo (guía con ejemplos)

Hay tareas que repites cada semana casi sin pensar, como guardar un adjunto o avisar a alguien. Para aliviar esa carga, Microsoft pone a tu disposición Power Automate. Es la herramienta que se encarga de los trabajos repetitivos mientras tú haces lo que de verdad aporta valor. ¿La conocemos más a fondo?

¿Qué es Microsoft Power Automate?

Definición de Power Automate en una frase

Power Automate es el servicio de Microsoft que conecta tus aplicaciones y automatiza tareas repetitivas con poco o ningún código.

De Microsoft Flow a Power Automate: evolución de la herramienta

• En 2016 nace como Microsoft Flow para automatizar en la nube.
• En 2019 cambia de nombre y entra en Power Platform.
• Entre 2020 y 2021 llega la versión de escritorio con RPA.
• Desde 2023, Copilot construye flujos en lenguaje natural.

Power Automate dentro de Microsoft Power Platform

¿Para qué sirve Power Automate?

Principales ventajas de automatizar con Power Automate

• Ahorro de tiempo en tareas repetitivas.
• Menos errores manuales.
• Sin código gracias al diseñador visual.
• Integración con Microsoft 365.
• Seguridad y gobernanza centralizadas.

Tareas manuales vs. tareas automatizadas

Cómo funciona Power Automate: conceptos clave

Desencadenadores, acciones y conexiones

Los tres conceptos tienen funciones muy distintas: unas dan inicio al flujo, mientras que otras son las que ejecutan tareas. Descubre mas en esta entrada «Triggers en Power Automate para empresas: guía completa y ejemplos | Aglaia«.

Tipos de conectores: estándar, premium y personalizados

Tipos de flujos en Power Automate

Si quieres conocer todos los tipos de flujos de Power Automate lee nuestra entrada «Tipos de flujo en Power Automate | Aglaia» de la mano de uno de nuestros consultores.

Cómo utilizar Power Automate paso a paso

Requisitos previos para empezar

• Cuenta Microsoft 365 profesional o educativa.
• Licencia para tus conectores.
• Acceso a make.powerautomate.com.

Cómo crear tu primer flujo en la nube desde cero

1. Pulsa Crear.
2. Elige el tipo de flujo.
3. Selecciona el desencadenador.
4. Añade acciones con +.
5. Guarda y pulsa Probar.

Cómo crear un flujo a partir de una plantilla

En Plantillas tienes cientos de flujos montados. Elige el más parecido a tu caso y personalízalo.

Cómo crear un flujo con Copilot usando lenguaje natural

Describe lo que necesitas y Copilot monta el borrador. Por ejemplo, «guarda los adjuntos de mis correos en SharePoint y avísame».

Cómo probar, supervisar y corregir un flujo

En Historial de ejecuciones ves cada intento y el paso que falló, casi siempre conexiones caducadas o campos vacíos.

Cómo usar Power Automate en Excel

Uno de los casos iniciales mas habituales es usar Power Automate para automatizar cálculos y datos en Excel. A continuación te presentamos 3 ejemplos de como automatizar Excel con Power Automate:

3 formas de automatizar Excel con Power Automate

Requisito clave: datos en formato tabla y archivo en OneDrive o SharePoint

Convierte los datos en tabla con Insertar > Tabla y guárdalo en la nube (OneDrive o SharePoint). Si no, no aparecerá en el desplegable.

Ejemplo paso a paso: guardar las respuestas de Microsoft Forms en una tabla de Excel

1. Flujo automatizado con Cuando se envía una respuesta nueva.
2. Añade Obtener los detalles de la respuesta.
3. Añade Agregar una fila a una tabla.
4. Asigna cada respuesta a su columna.

Ejemplo paso a paso: enviar un correo de Outlook cuando se añade una fila en Excel

1. Crea un flujo programado cada hora.
2. Añade Enumerar filas presentes en una tabla.
3. Filtra las nuevas con una condición.
4. Añade Enviar un correo (V2).

Errores frecuentes al automatizar Excel y cómo solucionarlos

Automatización con Power Automate: tipos y casos de uso

Power Automate no automatiza todo de la misma forma. El tipo adecuado depende de dónde estén los datos y de cómo se hace hoy la tarea.

De esta manera Power Automate permite adaptarse a cualquier tipo de empresa tanto por su tamaño (PYMES y grandes empresas) como por su sector.

Ejemplos de automatización por departamento

Buenas prácticas para automatizar procesos con Power Automate

Empieza por procesos sencillos, repetitivos y de alto volumen. Pon a cada flujo y a cada acción un nombre que explique qué hace. Agrupa los pasos en ámbitos y usa Configurar ejecución posterior para detectar fallos y avisar al responsable. Conecta los flujos críticos con cuentas de servicio y no con cuentas personales, y revisa el historial de ejecuciones con regularidad.

Aprende o implanta Power Automate con Aglaia

¿Quieres dominarlo? En Aglaia te ayudamos con tu formación y consultoria. Puedes consultar nuestros cursos:

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Preguntas frecuentes sobre Power Automate