Introducción a Power Automate
Microsoft Flow, la herramienta de automatización de procesos de negocios, ahora se llama Power Automate. Microsoft ha decidido renombrar la aplicación para darle cabida en Power Platform, el nuevo sistema empresarial de Microsoft que le permitirá integrar y sincronizar todo su análisis de datos con flujos automatizados y aplicaciones móviles aumentando su productividad y eficiencia empresarial.
A día de hoy existen potentes aplicaciones en el mercado capaces de aumentar la productividad en el trabajo de forma exponencial, pero ninguna de ellas se encuentra bajo una única plataforma como la de Microsoft Office 365.
Anteriormente en el blog de Aglaia Consulting, ya hablamos de los beneficios de Teams, el área de trabajo virtual dónde trabajar de forma instantánea con otros usuarios. O SharePoint, el cerebro de Office 365 que permite crear una intranet propia dónde almacenar pequeñas bases de datos y gestionar toda la documentación de la empresa.
Hoy vamos a hablar de aquella herramienta que las conecta a todas ellas y permite automatizar procesos que existen en una empresa, Microsoft Power Automate.
Power Automate, anteriormente llamado Microsoft Flow, es una herramienta capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) y transferir información de una aplicación a la otra, y viceversa. Esto nos permite migrar los datos que obtenemos de una aplicación a campos específicos de otra aplicación, sin necesidad de que un usuario lo haga manualmente.
Power Automate es ahora Microsoft Flow
Por ejemplo, si nosotros siempre tenemos que guardar un archivo adjunto de un correo electrónico a una carpeta específica de mi servidor o PC, podemos hacer que Flow lo haga de forma automática evitando así el tiempo que invertimos en hacerlo manualmente.
Para los que previamente hayan trabajado con SharePoint Designer, Power Automate es el rediseño mejorado de los flujos de trabajo que podíamos hacer con esa herramienta, pero ahora no solamente podemos conectar la información de SharePoint, sino que podemos conectar todas las aplicaciones de Office 365 y de terceros.
¿Qué son los conectores de Power Automate?
Los conectores son simplemente las aplicaciones que queremos conectar entre ellas, cada conector o aplicación tiene tres elementos importantes:
- Desencadenadores (más conocido como Triggers): Son aquello que hace detonar el proceso, aquello que inicia el flujo de trabajo. Por ejemplo, «cuando llegue un nuevo correo electrónico» o «cuando se guarde un nuevo documento en una carpeta específica». Cada conector tiene al menos uno o más desencadenadores.
- Acciones: Una vez hemos despertado el proceso, debemos decirle cuáles son las acciones que quieres realizar. Por ejemplo, cuando nos llegue un correo de cierta persona, quiero que Power Automate realice dos acciones: «guardar el documento en una determinada carpeta» y «enviar un correo electrónico a cierta persona».
- Conexiones: No nos olvidemos que cuando queramos conectar dos aplicaciones, Power Automate te pedirá que introduzcas tus credenciales (usuario y contraseña) de cada aplicación que quieras usar. Las credenciales que introduzcas están cifradas con la seguridad de Microsoft y pueden borrarse fácilmente cuando el usuario lo desee.
Power Automate cuenta con decenas de conectores, tanto de aplicaciones de Office 365 como de terceros, como Google, Salesforce, Mailchimp, Dropbox, Facebook, Twitter, etc. O incluso con bases de datos como MySQL Server, Oracle Server, Azure SQL o Amazon Redshift.
Power Automate es ahora Microsoft Flow
¿Cómo creamos un Flujo?
Pese a que todas las aplicaciones de Office 365 son intuitivas y visuales, no debemos olvidar que estamos automatizando un proceso de trabajo, dónde un técnico informático debería estar horas generando códigos de lenguaje para que ejecutara todas estas acciones. Microsoft se ha esforzado mucho en hacer de Power Automate lo más intuitiva posible, permitiendo a un usuario no técnico generar un flujo de trabajo sin tener que escribir ni una sola línea de código. Pero pueden haber usuarios que les resulte complejo crear un flujo de trabajo desde cero.
Por ello, Microsoft y toda la comunidad de Office 365 crea a diario plantillas de Flow con todo el flujo de trabajo creado, para que el usuario final solamente tenga que configurar con qué cuenta de correo quiere enviar el mensaje o en qué carpeta quiere guardar el archivo. ¿Lo mejor de todo? Todas las plantillas de Power Automate son completamente gratis.
Aún así, para exprimir todo el potencial y automatizar tareas y procesos de trabajo, debes tener un conocimiento completo de la herramienta y ser capaz de crear un flujo desde cero. Power Automate es una de las herramientas que tratamos por completo en nuestro curso presencial de Office 365, donde consultores especializados te explicarán cómo funciona y podrás practicar creando flujos de trabajo basados en casos reales de una empresa.
Microsoft Flow está incluido en todas las licencias laborales o educativas de Office 365.
