¿Qué es Microsoft Syntex?

El desarrollo de la tecnología enfocada a la digitalización del trabajo ha cambiado la forma de almacenar información, y por ese motivo nace Microsoft Syntex. Esta evolución ha conllevado a las empresas a invertir en almacenamiento y administración de contenido, teniendo en cuenta la alta seguridad que debe tener esta gestión.  

Además, cada vez más, hablamos del tratado de datos y documentos a gran escala. Se necesitan mecanismos y herramientas que den pie a la automatización de flujos de trabajo y que transformen el trabajo digital. Y es por ello, que Microsoft apuesta por la Inteligencia Artificial.

¿Qué es Microsoft Syntex?

Microsoft Syntex es un servicio que mediante la IA permite automatizar el procesamiento, la transformación y el almacenamiento de contenido. Extrae datos específicos de un documento, ya sea estructurado o no, y los clasifica en una biblioteca de SharePoint de forma totalmente automática. Sharepoint Syntex lee, etiqueta e indexa contenido y lo plasma ahí dónde sea necesario.

Por lo tanto, es una solución tecnológica que utiliza los avances en la nube y la Inteligencia Artificial para potenciar la forma en la que se crea, procesa y almacena el contenido con la finalidad de empoderar a los trabajadores con información y aumentar la automatización. De hecho, se define como un Content IA.

Cómo funciona Microsoft Syntex

Microsoft Syntex funciona mediante modelos de comprensión que se crean a partir de documentos adjuntos a un centro de contenido de Sharepoint. La herramienta principal que utiliza de forma integrada es AI Builder y se ejecuta directamente en una biblioteca de SharePoint.

Para poder utilizar esta funcionalidad hay que habilitar la opción de creación de un modelo de procesamiento de formularios en el panel de administración de Microsoft. 

La comprensión de contenido permite a la organización identificar y clasificar documentos cuando se cargan en una biblioteca de SharePoint y, mediante un sistema de OCR, extraer la información que nos interese.

Dentro de Syntex se diferencian tres tipos de modelos donde dos son personalizados (comprensión de documentos y procesamiento de formularios) y el tercero es precompilado.

Modelo de comprensión de documentos

El modelo de comprensión de documentos utiliza la IA para automatizar la clasificación de archivos según su contenido y extraer información de documentos que no tienen una estructura determinada, para utilizarlos como metadatos. Este reconocimiento funcionará con texto que contenga frases y patrones.

Este tipo de modelos se crean y se administran en un sitio de SharePoint llamado centro de contenido. Cuando se crea un modelo de comprensión de documentos se debe generar también un «tipo de contenido de SharePoint» o utilizar un tipo de contenido existente en la galería de SharePoint.

Un tipo de contenido representa un conjunto de documentos que tienen características similares, como columnas en común.

La comprensión de documentos cuenta con dos herramientas: 

• Los clasificadores identifican y clasifican documentos cargados en la biblioteca.  
• Los extractores, como su nombre indica, extraen la información de los documentos.  

Es interesante destacar que este modelo se puede “entrenar”, es decir, se le puede proporcionar diversos documentos para que aprenda qué información tiene que detectar y devolver.

Aquellos modelos generados desde el centro de contenido, pueden utilizarse en cualquier biblioteca, siempre que se tenga acceso a esta.

Modelo de procesamiento de formularios

El modelo de procesamiento de formularios se utiliza cuando encontramos formatos de archivos estructurados y semiestructurados. Estos archivos podrían ser facturas, nóminas, pedidos de compras, entre otros, siempre con la premisa de que tengan un formato similar.  

Este tipo de modelo se crea con AI Builder de Power Apps a través de un acceso directo desde la biblioteca de documentos de SharePoint. Una vez se carga el documento, la herramienta del clasificador nos permite seleccionar los datos que queremos que Syntex extraiga. También nos proporcionará ideas sobre qué datos detecta automáticamente.

Para crear el modelo, deberemos proporcionar a AI Builder, cómo mínimo, cinco documentos con una estructura similar y determinar en todos ellos qué datos (entidades) debe aprender a extraer.

Una vez haya creado el modelo simplemente se debe publicar para tenerlo disponible para su uso. Cuando ya tenemos el modelo publicado, lo podemos utilizar en Power Apps o en plantillas de flujos de Power Automate. Por ejemplo, para que cada vez que se suba un archivo a la biblioteca de documentos, de forma automática, se rellenen los metadatos correspondientes a aquella información que el modelo ha extraído de los documentos.

Otras funcionalidades de Microsoft Syntex

Además del reconocimiento y extracción de información en documentos, Syntex cuenta con otras variadas funcionalidades que, gracias a la IA, ayudan a mejorar, administrar y conectar el contenido. 

Algunas de las herramientas que proporciona son: 

• Traducción de contenido entre una gran cantidad de idiomas.
• Genera resúmenes del contenido para extraer ideas clave, ya sea específicas o bajo patrones.
• Permite generar y rellenar automáticamente documentos con los datos que ha extraído para hacer nuevos.
   
• Puede procesar imágenes, audio y vídeo gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y proporciona transcripciones.
   
• Permite enviar solicitudes para rellenar la firma electrónica como Adobe Acrobat o DocuSign.
• Optimiza los resultados de búsqueda con Microsoft Search gracias a la interpretación del lenguaje natural, búsquedas por conceptos o preguntas.

Microsoft SharePoint Syntex, un ejemplo de aplicación de la IA en la empresa 

Vemos que Microsoft hace una clara apuesta por incorporar la inteligencia artificial a los procesos de negocio con la misión de facilitar el trabajo del día a día. Syntex va a agilizar los flujos de almacenamiento de información y va a permitir aportar a la empresa orden en la organización de sus datos.  

Microsoft SharePoint Syntex estará disponible a partir de 2023 bajo un sistema de licenciamiento propio, por lo que para poder hacer uso de él deberemos adquirir la licencia que corresponda.

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