Crear un calendario para contabilizar los días laborables

En este post de la sección de vamos a explicar cómo podemos crear un calendario en Power BI para que podamos contabilizar los días laborales que hay en cada mes. Aunque no es necesario un nivel avanzado de la herramienta para crear este calendario, siempre recomendamos que se haya cursado previamente el curso completo de Microsoft Power BI.

Con Power BI podemos personalizar nuestros calendarios, acorde a la empresa y área o región de mercado en donde trabajamos. Nos permite utilizar un calendario específico para nuestras necesidades.

Ya sea en el departamento de recursos humanos, en producción, en logística o en el área comercial, en toda empresa se trabaja con un calendario de días laborables; esto en base a festividades nacionales e internacionales, días entre semana (empresas que trabajan 5 ó 6 días por semana), entre otros.

Cargamos los días festivos de este año para nuestro calendario en Power BI

Para demostrar cómo hacer esto, utilizaremos un ejemplo como base. Cargamos al Power BI, un archivo donde tengamos como datos los días festivos dados por la empresa este año; si se agrega o se modifica alguno no te preocupes, ¡Power BI te lo actualiza automáticamente!

Posteriormente, crearemos un calendario genérico (Calendar), ya sea por medio de la función Calendarauto(), o cualquier otra que queramos usar más personalizada. Iremos agregando columnas a esta tabla, que nos permitan calcular los días y las horas finales trabajados por la organización en cada periodo.

Para lograr esto, la primera columna a calcular será para saber si el día del calendario es festivo o no, relacionando las 2 tablas entre sí (Calendar y Festivos), además de por medio de relaciones, con la siguiente fórmula:

Esta fórmula, nos permite relacionar (por medio del Related) ambas tablas; si al comparar fecha con fecha, el retorno es nulo o blanco (es decir, una fecha de Calendar no se encuentra en Festivos), entonces el día evaluado no es festivo, caso contrario sí lo es.

El siguiente factor por evaluar es si el día es fin de semana o no. Para esto utilizaremos la siguiente función:

En este caso, y bajo una semana definida de lunes a domingo, si el día es ≤ a 5 (siendo 5 = viernes) entonces no es fin de semana, caso contrario sí lo es. Cabe destacar que esto también se puede personalizar más, para empresas que trabajen sábados y/o domingos.

El paso a continuación es evaluar la condición combinada de las 2 columnas anteriores, si el día no es festivo ni fin de semana, por ende, es laborable. La fórmula para esto es como la que se describe:

Contabilizamos las horas trabajadas por día

Lo último que se debe hacer para finalizar esto, es contabilizar las horas trabajadas por día. En este ejemplo práctico, la jornada se propone de 8 horas de lunes a viernes y sábados y domingos no se labora (se podría personalizar esto también para medias jornadas o jornadas menos intensivas en fin de semana). A continuación, la función a utilizar:

De esta manera, terminaríamos con la creación del calendario personalizado; ya lo que sigue es la creación de métricas y visualizaciones pertinentes, a raíz de este calendario ya definido previamente con los días y horas laborables para el año en curso. Se muestra por último una imagen de la tabla final desarrollada con anterioridad, con las columnas de “festivo” y “día” ocultas ya en la vista de informes:

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