En este post te mostraremos las distintas formas en que puedes compartir los reportes creados con Power BI Desktop con otros usuarios.
Compartir con usuarios que no tienen Power BI
Si no posees una cuenta en el servicio de Power BI, tienes sólo dos opciones para compartir tus reportes:
- Mediante el envío del .pbix: Este método no es el recomendado para compartir reportes, porque da acceso total a visualizar y editar el modelo de datos, métricas y visuales. Además, si el usuario que recibe el reporte no tiene acceso a las fuentes de datos utilizadas, no tiene posibilidad de actualizarlo. Por último, no permite trabajar de forma colaborativa
- Guardar un informe en PDF: Este método no es interactivo (es una imagen estática del reporte creado) por lo que con él se pierde una funcionalidad muy importante de Power BI. Además, será necesario que periódicamente se cree y envíe este formato con los datos actualizados. Exportar un informe a PDF es muy sencillo, debes hacer click en Archivo y buscar la opción “Exportar a PDF”.
Pero crear una cuenta de Power BI es muy fácil y tener una cuenta gratuita permite una forma más de compartir reportes.
Compartir con usuarios que tienen Power BI
Compartir en Power BI sin licencia PRO
Si tienes una cuenta de Office 365 tendrás una cuenta de Power BI. Si posees una cuenta en el servicio de Power BI, pero no eres usuario PRO, tienes una alternativa para compartir los reportes creados sin dar acceso de edición:
- Publicar el reporte en la web. Para publicar un informe debes ir a Archivo y seleccionar la opción “Publicar en la web”. Este método te proporcionará un link para acceder desde cualquier ordenador al informe u otro link HTML para incrustar el informe en un blog o sitio web.
Además, todos los cambios que realices en el informe se sincronizarán con el publicado, por lo que gente visualizará siempre la última versión del informe.
Si bien es un método gratuito, debes tener en cuenta algunas desventajas de este método:
- El informe podrá compartirse por web o correo electrónico con otras personas. También puede ser compartido por medio de redes sociales accediendo a un icono de la página. Es por esto que esta forma de compartir NO es segura, y debe ser sólo usada cuando quiera compartir los datos en forma pública.
- Todas las páginas del informe estarán visibles. No es posible ocultar las páginas que queremos sean publicadas en la web.
Compartir en Power BI con licencia PRO
Si posees una cuenta en el servicio de Power BI, y eres usuario PRO, tienes distintas opciones para compartir tus reportes, y te contaremos las diferencias a continuación. Es importante aclarar, que tanto la persona que comparte como la que recibe el informe debe tener una cuenta PRO:
- Compartir un reporte o dashboard: Es un método que permite compartir reportes a usuarios finales, y es muy utilizado por ser una forma segura y fácil de hacerlo. Para compartir un informe, debes hacer click en la flecha de compartir de tu reporte, y el usuario a quien compartas el reporte los visualizará en el apartado de “Compartidos conmigo”. Este método da acceso de lectura a los usuarios a quienes se comparte el reporte, y si se habilita el campo “Permite que los usuarios compilen nuevo contenido con los conjuntos de datos subyacentes”, los usuarios podrán copiar el reporte recibido y crear nuevos reportes a partir del mismo conjunto de datos.
La desventaja de este método es que sólo es posible compartir de a un reporte a la vez, por lo que gestionar muchos reportes a muchos usuarios puede llegar a ser muy complejo con este método.
- Áreas de Trabajo: El área de trabajo “Mi área de trabajo” es un área a la que sólo tiene acceso el usuario de la cuenta, pudiendo compartir reportes individuales mediante la opción anterior. Crear áreas de trabajo compartidas dan la posibilidad de trabajar de manera colaborativa. Todos los elementos que tenga el espacio podrán ser visualizados por todas las personas que tengan acceso al área de trabajo. Y además, para cada usuario se puede elegir si dar acceso de edición o de “visor” (sólo acceso de lectura).
Las áreas de trabajo permiten que sea más simple compartir múltiples reportes a múltiples usuarios y además mejora el orden en que los usuarios finales reciben los reportes. En vez de tener todos los reportes mezclados en el área “compartidos conmigo”, tiene reportes divididos en áreas de trabajo, separados con cierto criterio de negocio.
Crear un área de trabajo también es muy sencillo. Debes seleccionar Áreas de trabajo y buscar la opción “Crear área de trabajo de la aplicación”.
- Aplicaciones: Las aplicaciones permiten tener separado el entorno de desarrollo del entorno del usuario. Pueden ser creadas a partir de un espacio de trabajo compartido, y permiten que el usuario visualice siempre la última versión del reporte publicada por los usuarios del espacio de trabajo. Esto significa que si el usuario de desarrollo está haciendo cambios a un reporte, recién los cambios serán visualizados por el usuario final cuando el usuario de desarrollo decida actualizar la aplicación.
Desde el espacio de trabajo, debes hacer click en “Publicar aplicación”. Al hacerlo, tendremos la opción de ocultar ciertos reportes para que no sean visualizadas en la aplicación. Los usuarios finales podrán acceder a ella desde la sección de “Aplicaciones”, pero no podrán crear copias del informe ni editar los informes.
- Incrustar los reportes en SharePoint Online: Es un método sencillo y seguro para compartir reportes con otros usuarios, que permiten a los usuarios no cambiar de portal y visualizar absolutamente todo en SharePoint. Sólo necesitas incrustar la URL como un objeto de Power BI, en el servicio de Share Point. La desventaja de este método es que deberás también administrar los permisos en SharePoint, y que los usuarios no tendrán acceso a las funcionalidades del servicio de Power BI.
