¿Qué es Microsoft Viva Engage?

¿Qué es Microsoft Viva Engage? Beneficios clave

Según un estudio de Microsoft sobre tendencias laborales, el 43% de los líderes empresariales consideran que fortalecer las relaciones entre empleados es uno de los mayores retos en entornos híbridos y remotos.

Para abordar este desafío, Microsoft ha desarrollado Viva Engage, una solución dentro de la suite Microsoft Viva, diseñada para mejorar la comunicación y el sentido de comunidad en las organizaciones.

Microsoft Viva Engage es una aplicación social integrada en Teams que ayuda a los equipos de una empresa a compartir su vida laboral con el entorno profesional. Esta aplicación permite a los empleados compartir aspectos de su vida laboral, crear comunidades e intercambiar conocimientos e historias entre trabajadores.

Todo esto promueve la cultura corporativa entre los empleados, generando un ambiente en el que los trabajadores pueden sentirse valorados y conectados. Además, facilita la creación de comunidades y redes sociales internas, fortaleciendo las relaciones y el sentido de pertenencia entre los empleados.

Microsoft Viva Engage, como otras aplicaciones de experiencia de empleados en Microsoft 365, se encuentra integrada dentro de Microsoft Viva.

Más allá de Engage, son múltiples las aplicaciones que podrás encontrar en Microsoft Viva:

• • Viva Connections: Conecta empleados con herramientas y recursos
  • Viva Insights: Mejora productividad y bienestar con análisis
  • Viva Learning: Centro de aprendizaje en Microsoft Teams
  • Viva Topics: Organiza contenido y conocimiento automáticamente
  • Viva Goals: Alinea objetivos de empleados con prioridades estratégicas
  • Viva Amplify: Centraliza procesos de comunicación corporativa
  • Viva Pulse: Encuestas breves para obtener opiniones del equipo
  • Viva Glint: Evaluación de participación de empleados

Microsoft Viva Engage se desarrolló a partir de Yammer con el objetivo de mejorar la participación de la comunidad y la cohesión social en el entorno laboral híbrido. Este cambio se anunció en septiembre de 2022 y comenzó a implementarse en marzo de 2023.

¿Para qué sirve Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage es una plataforma diseñada para fomentar la conexión y el intercambio de conocimientos dentro de las organizaciones. Integrada en Microsoft Teams, permite a los empleados compartir experiencias, participar en conversaciones y acceder a información relevante, creando un entorno más colaborativo y dinámico.

Además, Viva Engage ayuda a fortalecer la cultura corporativa al facilitar la comunicación entre distintos niveles de la empresa. A través de comunidades, anuncios a gran escala y publicaciones o reuniones virtuales, los líderes pueden interactuar con sus equipos, promoviendo la transparencia y el sentido de pertenencia.

Configuración y primeros pasos

Cómo activar Viva Engage en Microsoft 365

Para activar Viva Engage en Microsoft 365, sigue estos pasos:

1. Abrir Teams: Inicia sesión en Teams desde la web o escritorio
2. Selecciona Aplicaciones
3. Buscar Viva Engage
4. Selecciona la aplicación Viva Engage y luego haz clic en «Agregar». La aplicación se agregará a todos los clientes de Teams, incluido el móvil.

Creación y gestión de comunidades

Si quieres crear una comunidad en Microsoft Viva Engage, solo debes seguir estos pasos:

1. En Microsoft 365, selecciona el icono de Viva Engage
2. Una vez en Viva Engage, selecciona la pestaña Comunidades
3. Completa los campos en el cuadro de diálogo de creación de la comunidad, incluyendo el nombre de la comunidad, los integrantes y la clasificación
4. Selecciona “Crear”. Después de crear la comunidad, puedes agregar miembros y personalizar la apariencia de la comunidad.

Cómo los empleados pueden interactuar en las comunidades

Los empleados pueden interactuar en las comunidades mediante la creación de publicaciones, menciones a compañeros, anclaje de conversaciones y creación de diálogos entre equipos

Los grupos pueden ser públicos, donde cualquier persona de la red puede ver el contenido y participar en la actividad del grupo, o privados, donde solo los miembros aprobados pueden ver y participar.

Cómo hacer anuncios a gran escala en Viva Engage

Los anuncios masivos permiten a los líderes compartir información clave con toda la organización, asegurando que todos estén informados y comprometidos. Puedes personalizar los mensajes y enviarlos por correo o Microsoft Teams para mayor alcance.

Pasos para crear un anuncio a gran escala:

1. Redacta el anuncio en Viva Engage con el mensaje clave que quieres comunicar.
2. Selecciona la opción de anuncio en la publicación para destacarlo dentro de la comunidad.
3. Define la audiencia si es necesario (puede dirigirse a toda la empresa o a grupos específicos).
4. Configura las notificaciones para que el anuncio llegue por correo electrónico y/o Teams.
5. Publica el anuncio y monitorea la interacción de los empleados.

Cómo crear reuniones virtuales en Viva Engage

Las reuniones virtuales son clave para conectar equipos y fomentar la colaboración en un entorno digital, con opciones como vídeo, preguntas y respuestas y chat en vivo.

Pasos para organizar un evento:

1. 1. Verifica licencias y permisos para asegurar la participación.
   2. Configura el vídeo y los permisos antes del evento.
   3. Haz una prueba previa para evitar problemas técnicos.
   4. Restringe la creación de eventos si necesitas mayor control.

Estas herramientas ayudan a mejorar la comunicación y la interacción en la empresa de manera eficiente.

Requisitos y licencias necesarias

Microsoft Viva Engage ofrece diferentes planes según las necesidades de cada empresa, desde comunicación básica hasta análisis avanzados e inteligencia artificial:

• • Plan Gratuito: Ideal para empezar. Incluye herramientas básicas de comunicación y comunidad dentro de Microsoft 365 y Office 365 Enterprise, integradas en Teams.
  • Comunicaciones y comunidades de empleados: Para mejorar la interacción interna. Añade preguntas y respuestas colaborativas, experiencias de comunidad mejoradas y gestión de campañas multicanal.
  • Workplace Analytics y comentarios de los empleados: Diseñado para administradores y líderes. Proporciona encuestas a empleados, métricas sobre la adopción de IA y análisis organizacionales avanzados.
  • Microsoft Viva Suite: La opción más completa, con todas las herramientas de Viva (Engage, Connections, Amplify, Insights, Glint, Pulse y Learning), además de seguimiento, recomendaciones de aprendizaje y asistencia con IA.

Cada plan ofrece una solución adaptada para fortalecer la comunicación, la colaboración y el análisis dentro de las organizaciones.

Integración con SharePoint, OneDrive y Teams

A través de Teams, los empleados pueden interactuar en comunidades sin salir de su espacio de trabajo habitual.

SharePoint permite compartir documentos y recursos directamente en Viva Engage, mientras que OneDrive garantiza un almacenamiento seguro y accesible para los archivos compartidos en las conversaciones.

Esta integración optimiza la colaboración y mantiene toda la información conectada en un mismo ecosistema.

Conclusión: ¿Por qué usar Microsoft Viva Engage en tu empresa?

Microsoft Viva Engage es una herramienta clave para fortalecer la comunicación interna, fomentar la colaboración y mejorar el sentido de pertenencia en entornos de trabajo híbridos o remotos.

Desde la creación de comunidades hasta la gestión de campañas y reuniones virtuales, ofrece soluciones integradas en Microsoft 365 que facilitan la conexión entre empleados.

Con sus diferentes planes y funcionalidades avanzadas, Viva Engage se adapta a las necesidades de cada organización, ayudando a construir una cultura empresarial más cohesionada y participativa.