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En la era digital actual, la automatización de procesos se ha convertido en una estrategia clave para aumentar la eficiencia y la productividad de las empresas. Power Automate ofrece una solución poderosa y fácil de usar para automatizar tareas y flujos de trabajo en toda la organización. Desde la automatización de tareas repetitivas hasta la integración de aplicaciones y la notificación en tiempo real, Power Automate puede mejorar significativamente la forma en que tu empresa opera.
En este artículo, exploraremos un flujo de Power Automate que puede aplicarse en tu empresa de manera rápida y efectiva. Este tipo de flujos de trabajo no solo simplificarán las tareas diarias, sino que también liberarán tiempo y recursos valiosos para que tu equipo pueda concentrarse en tareas de mayor valor añadido.
Registra respuestas de un formulario en una lista de SharePoint con Power Automate
Este primer flujo nos va a permitir recopilar todas las respuestas de un formulario de Forms y almacenarlas en una lista de SharePoint para poder trabajar con ellas como metadatos. Vamos a ver cómo funciona con un ejemplo muy sencillo: recopilaremos las tallas de camisetas de nuestra organización y las guardaremos en SharePoint.
Paso 1. Crea un formulario en Forms y una lista de SharePoint.
Para poder conectar este flujo necesitaremos por un lado crear un formulario en Microsoft Forms. Gracias a las capacidades de extensibilidad que tiene Microsoft existen más proveedores de formularios, sin embargo, para este ejemplo vamos a utilizar solo herramientas de Microsoft.
Por otro lado, vamos a crear nuestra lista de SharePoint. Para hacerlo accederemos a M365 > Buscador de aplicaciones > Lists. Daremos un nombre a la lista y empezaremos a construir nuestra tabla. Hay que tener en cuenta que tendremos que estructurar las columnas de la lista para que coincidan con las preguntas que hemos hecho en el formulario para poder obtener en cada registro toda la información que necesitamos.
Paso 2. Configura el flujo en Power Automate
Power Automate ofrece diferentes plantillas de las que podemos partir para arrancar nuestros flujos. Vamos a crear el flujo de cero para poder entender bien el funcionamiento. Para ello, crearemos un flujo de nube automatizado. Debemos indicar un nombre para nuestro flujo y elegir el desencadenador del flujo.
Desencadenante
Para iniciar el flujo necesitaremos un desencadenante, en este caso será que el flujo se active cuando se registre una respuesta en el formulario. El componente que usaremos se llama “Cuando se envía una respuesta nueva” y nos va a pedir el ID del formulario. Mediante el desplegable seleccionaremos el formulario que hemos creado.
La primera vez que usamos un desencadenador o acción, es posible que Power Automate nos indique que tenemos que logar. Compruebe que en la parte inferior del panel izquierdo se indique «Conectado a» y una cuenta de M365 válida (Si no es el caso, pulsa Cambiar conexión).
Acciones
Todo flujo de Power Automate se compone siempre de un desencadenador y una o varias acciones que se van a realizar después. En este ejemplo las acciones que queremos conseguir son leer los datos introducidos en el formulario y guardarlos en la lista que hemos creado previamente.
Primero añadiremos el paso llamado «Obtener los detalles de la respuesta», este nos permite obtener los datos que tiene el formulario que ha desencadenado el flujo. Debemos indicar Id. de formulario, aquí de nuevo elegimos en nombre de nuestro formulario del desplegable. En Id. de respuesta usamos el Id. de respuesta devuelto por el desencadenador.
El siguiente paso que añadiremos es el “Crear elemento” que nos va a permitir crear un nuevo registro en la lista de SharePoint. Dentro de este componente localizaremos el sitio donde está la lista y la lista en concreto. Cuando la seleccionemos Automate nos detectará todas las columnas que tiene la lista que hemos creado previamente y que deberían corresponder con las preguntas que hayamos hecho en el formulario.
En cada una de las opciones añadiremos la etiqueta de las variables correspondientes a las preguntas de la encuesta. Con esto, le estamos diciendo a Automate en qué columna de la lista tiene que guardar el resultado de cada pregunta.
Mira cómo quedaría el flujo final:
Paso 3. Prueba el flujo
Cuando tengamos nuestro flujo listo le daremos al botón de guardar y lo probaremos.
Si lo probamos de forma Manual, Automate nos esperará a que completemos un formulario y se activará cuando se envíe la respuesta. Si lo probamos de forma Automática, tomará la última prueba de referencia y la reproducirá.
Una vez se ejecute el flujo habiendo registrado nuestra respuesta en el formulario, la lista de SharePoint debería verse algo así:
Power Automate potencia la automatización de tareas
Un flujo tan sencillo como este facilita el almacenamiento de datos en el entorno empresarial. Una vez los datos ya están en el entorno de la empresa es más fácil poder trabajar con ellos e integrarlos en el resto de las herramientas de Microsoft.
Este ejemplo es uno de los muchos flujos, sencillos y complejos, que ofrece Power Automate. En Aglaia Consulting somos especialistas en Power Automate y, junto con Power Apps, ofrecemos nuestro curso en Power Apps & Power Automate para que descubras todo el potencial que tienen, tanto por separando como conjunto.
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