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Excel

Análisis de datos y reporting

en hojas de cálculo

Excel es una de la herramientas de Microsoft 365 que permite trabajar con grandes bases de datos de forma fácil e intuitiva gracias a sus hojas de cálculo. Con el uso avanzado de esta herramienta se puede generar una gran eficiencia en trabajos de análisis y gestión de datos.

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es un programa informático de Microsoft basado en hojas de cálculo electrónicas

Su nombre viene del verbo «to excel» en inglés, que se refiere a alguien o algo que “se destaca entre los demás” o “es mejor que los otros”. Este programa está diseñado para la creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Con Excel puedes llevar a cabo múltiples trabajos de oficina, sobre todo del ámbito administrativo y de contabilidad, ya que permite infinidad de cálculos gracias a sus muchas fórmulas y funciones.

Microsoft Excel

¿Qué es Excel Avanzado?

Cuando hablamos de un nivel de Excel Avanzado nos referimos a dominar ciertas funcionalidades de Microsoft Excel que nos permiten llegar a un nivel superior de eficiencia en nuestros análisis y gestión de los datos, como, por ejemplo:

  • Fórmulas avanzadas
  • Macros o VBA y automatizaciones
  • Tablas dinámicas y gráficos dinámicos complejos
  • Formatos condicionales complejos
  • Comandos de teclado

Ventajas de Excel

Las 4 principales ventajas de Microsoft Excel

Bases de datos moldeables

Crear bases de datos que se adapten fácilmente a tus necesidades

Potentes análisis de datos

Gracias a las miles de fórmulas y funciones que incluye Microsoft Excel

Optimización del tiempo

Dominando Excel, eres muy productivo en tu trabajo

Facilidad de manejo

Fácil de aprender y manejar por cualquier usuario

¿Para qué se utiliza Microsoft Excel?

Si te preguntas para qué sirve Microsoft Excel y qué se puede hacer con esta herramienta debes saber que las aplicaciones de Excel son muchas. Con Microsoft Excel podemos crear y manipular todo tipo de tablas de datos, bases de datos, gráficos, etc.

Excel se puede utilizar para:

  • Llevar la contabilidad
  • Crear listas y bases de datos
  • Analizar diferentes tipos de datos
  • Crear informes con tablas y gráficos
  • y mucho más…

Además, Microsoft Excel es capaz de automatizar gran parte de tu trabajo. Toda persona que trabaje en áreas donde se precise el procesamiento de datos numéricos podrá sacar un gran rendimiento a esta herramienta.

Características de Excel

A continuación, te detallamos algunas de las características y conceptos más importantes de Microsoft Excel:

  • Celdas

Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la hoja de cálculo de Excel. La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo.

  1. Columnas: están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras, de izquierda a derecha.
  2. Filas: están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente, de arriba hacia abajo.

De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda.

Funciones Microsoft Excel
  • Hoja de cálculo

Es el nombre que se le da al conjunto de todas las celdas. Las hojas de cálculo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.

  • Libro de trabajo

Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo.

Anteriormente los libros de trabajo se guardaban en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.

  • Cintas de opciones

Son una especie de menú visual, con iconos, donde las opciones se mantienen abiertas.

  • Fórmulas

Aparte de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas. Esta es la propiedad por excelencia que hace de Excel una hoja de cálculo.

Con las fórmulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada.

Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.

Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados en las celdas.

Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en sus hojas de trabajo.

  • Funciones

Excel ofrece una serie de funciones más complejas y especializadas que pueden agregarse a las fórmulas. Hay un sinfín de funciones organizadas en diferentes categorías:

  • Financieras
  • Lógicas
  • Texto
  • Fecha y hora
  • Búsqueda y referencia
  • Matemáticas y trigonométricas
  • Más funciones

 

  • Gráficos

Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de cálculo con diferentes tipos de gráficas.

  • Gráfico de barra.
  • Gráfico circulares o tortas.
  • Gráfico de línea.
  • Gráfico de área.
  • Gráfico de dispersión XY.

 

  • Tablas de Excel

Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario.

  • Tablas dinámicas

También llamadas tablas pivot, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de cálculo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir fórmulas.

Cómo funciona Microsoft Excel

Microsoft Excel funciona a partir de hojas cálculo que se recalculan en su totalidad de forma automática cada vez que se aplica cualquier cambio. Esto facilita y agiliza mucho a la hora de realizar múltiples cálculos e informes.

Excel utiliza Visual Basic for Applications (VBA) como lenguaje de programación, pero ahora Excel ya es considerado un lenguaje de programación en sí. Este lenguaje es LAMBDA, que te ayuda a crear funciones personalizadas y además incluyendo otras funciones Excel. En pocas palabras, LAMBDA te permite definir tus propias funciones personalizadas utilizando el lenguaje de fórmulas de Excel.

Función LAMBDA Excel

Funciones más usadas de Microsoft Excel

CONTAR.SI

La función CONTAR.SI nos permite contar celdas en función de un criterio personalizado. Esta fórmula tiene una sintaxis idéntica a la función CONTAR. Es muy útil para hacer conteos generales de distintos valores, ya sean juntos o separados.

 

CONCATENAR

La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.

 

CONTAR

La función CONTAR en Excel nos permite automatizar largos procesos de conteo de valores. Es una de las funciones más utilizadas y fáciles de usar de la categoría de funciones estadísticas.

 

SI.CONJUNTO

La fórmula SI.CONJUNTO de Excel ayuda a maximizar los resultados condicionales en comparaciones y sustituye las fórmulas anidadas de la función SI.

 

BUSCARV

La función BUSCARV en Excel nos ayuda en todas esas situaciones en que necesitamos encontrar valores en largas listas de datos. Querer buscar un valor dentro de una columna es algo muy habitual en Excel.

 

INDICE

La función INDICE nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el número de fila y columna. Esta función, a diferencia de muchas otras, tiene dos formas de uso: en forma de matriz y en forma de referencia.

 

COINCIDIR

La función COINCIDIR es perfecta para comparar listas en Excel y para encontrar valores repetidos o diferenciar tablas.

 

PROMEDIO.SI

La función PROMEDIO.SI en Excel es una de las funciones estadísticas más usadas por los usuarios de Excel porqué nos permite hacer promedios de valores (como la función PROMEDIO) con criterios condicionales.

 

SI.ERROR

La función SI.ERROR nos permite arreglar las situaciones de error, cambiando los errores por otros valores. Muchas veces, al trabajar con Excel, nos encontramos diferentes errores en nuestras operaciones.

 

EXTRAE

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

 

FECHA

La función FECHA en Excel es una de las más antiguas y usadas en todo el mundo. Su sencillez a la hora de usarla y su función, hacen que muchas de las tareas administrativas, relacionadas con los horarios y las fechas, sean mucho más fáciles.

 

ENCONTRAR

La función ENCONTRAR en Excel es una fórmula conocida dentro de la categoría de búsqueda que nos permite encontrar la posición de la palabra buscada dentro de una cadena de texto.

 

ELEGIR

La función ELEGIR usa el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Se pueden seleccionar 254 valores posibles.

 

REEMPLAZAR

La función REEMPLAZAR en Excel nos permite modificar un texto o número según los parámetros que empleemos dentro de ella.

 

DESREF

La función DESREF en Excel es una fórmula de nivel avanzado que nos permite la creación de un rango dinámico sin limitaciones. Esta función es una de las más poderosas dentro de la categoría de funciones de búsqueda y referencia.

 

PROBABILIDAD

La función PROBABILIDAD en Excel es una de las funciones estadísticas más usadas por los usuarios de Excel porqué nos permite buscar la probabilidad de aparición de X valor dentro de un conjunto de valores.

 

DERECHA

La función DERECHA en Excel nos devuelve la última letra o carácter de una cadena de texto. También podemos indicar a la función DERECHA que nos devuelva un número específico de caracteres del final de la cadena de texto.

 

IZQUIERDA

La función IZQUIERDA en Excel sirve para obtener un número determinado de caracteres ubicados a la izquierda de una cadena de texto, de acuerdo a la cantidad de caracteres especificados.

 

TRANSPONER

La función TRANSPONER en Excel convierte un rango de celdas vertical en un rango horizontal o viceversa.

 

CONVERTIR

La función CONVERTIR en Excel es de mucha utilidad cuando necesitamos realizar una conversión de unidades por ejemplo cuando necesitamos convertir de millas a kilómetros.

 

DIAS

Con la función DIAS podremos calcular de forma sencilla la diferencia de días entre dos fechas.

 

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