¿Qué es Microsoft Dynamics 365 y para qué sirve? Guía completa para empresas

En esta guía te explicamos qué es Microsoft Dynamics 365, para qué sirve y cómo puede ayudarte a transformar tu empresa, independientemente del tamaño o sector al que pertenezca. Además, te hablamos sobre los pasos que debes seguir para su puesta en marcha en tu organización.

¿Qué es Microsoft Dynamics 365?

Microsoft Dynamics 365 es una plataforma de aplicaciones de inteligencia de negocio que combina las capacidades de CRM y ERP en una sola solución en la nube. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a mejorar la relación con sus clientes, hacer que los procesos internos sean más eficientes y tomar decisiones más acertadas basadas en datos fiables.

Hay que tener en cuenta que Dynamics 365 no es una sola herramienta, sino un conjunto de aplicaciones que abordan diferentes áreas clave de una empresa: ventas, marketing, atención al cliente, operaciones, finanzas, recursos humanos, entre otras. Todas ellas se presentan como módulos con implementación independiente.

Breve historia y evolución

La historia de Dynamics se remonta a los antiguos productos Microsoft Dynamics CRM y las soluciones ERP como Navision y AX, adquiridas por Microsoft en los años 2000. Con el tiempo, todas estas tecnologías evolucionaron hacia una única plataforma basada en la nube: Dynamics 365, lanzada oficialmente en 2016 como parte del ecosistema Microsoft 365.

Desde entonces, Dynamics 365 ha ganado terreno por ser una herramienta más moderna y escalable con respecto a los sistemas tradicionales, permitiendo una integración total con herramientas como Outlook, Teams, Excel, Power BI y Power Platform.

¿Para qué sirve Microsoft Dynamics 365?

En pocas palabras, Dynamics 365 está diseñado para conectar todos los aspectos clave del negocio en una misma plataforma. Gracias a su diseño modular, cada empresa puede elegir las aplicaciones que necesita, asegurando una implementación ágil y ajustada a sus procesos reales.

Gestión de clientes (CRM)

Uno de los principales usos de Dynamics 365 es como sistema CRM para mejorar las relaciones con clientes y potenciar las ventas. Permite hacer todo esto:

• Automatizar procesos comerciales. Desde el primer contacto hasta el cierre de una venta.
• Realizar seguimiento de oportunidades y clientes potenciales. Así, a tu negocio no se le escapará ninguna oportunidad.
• Gestionar campañas de marketing. Estas pueden estar basadas en comportamiento e historial.
• Mejorar el servicio al cliente. Por ejemplo, con atención omnicanal y respuestas más rápidas.

Gestión empresarial (ERP)

Dynamics también cubre funciones propias de un sistema ERP, incluyendo:

• Finanzas y contabilidad con control de presupuestos, pagos y facturación.
• Gestión de inventarios y compras, optimizando la cadena de suministro.
• Recursos humanos. Desde nómina hasta gestión del talento.
• Producción y operaciones, ideal para entornos industriales o logísticos.

Sin duda, el gran valor de Dynamics aquí es su capacidad de unificar datos de distintas áreas para una visión 360° del negocio.

Integración con Microsoft 365 y Power Platform

Una de las mayores ventajas de Dynamics 365 es su integración nativa con otras herramientas del ecosistema Microsoft:

• Outlook: Sirve para gestionar correos, contactos y tareas comerciales sin salir de tu cliente
• Teams: Permite trabajar en equipo sobre registros de clientes, pedidos o proyectos
• Power BI:. Viene con dashboards interactivos y análisis predictivo en tiempo real
• Power Automate: Incluye flujos automáticos entre aplicaciones sin escribir código

Soluciones sectoriales

Dynamics 365 también ofrece versiones especializadas según el sector de actividad. Aquí van algunos ejemplos según el sector:

• Retail: Permite la gestión de tiendas físicas y online, inventarios, promociones
• Manufactura e industria: Por ejemplo, ayuda en el seguimiento de órdenes de producción y mantenimiento
• Servicios profesionales: Es ideal para la planificación de recursos y gestión de proyectos
• Salud y educación: Favorece la atención personalizada y gestión de datos sensibles

Módulos principales de Microsoft Dynamics 365

Además de todo lo mencionado, recuerda que Dynamics 365 se compone de múltiples aplicaciones que pueden usarse por separado o integradas. Conozcamos algunas de las más relevantes.

Dynamics 365 Sales

Facilita la gestión del ciclo de ventas completo, es decir, desde leads hasta contratos firmados. Los comerciales pueden priorizar oportunidades, recibir alertas y acceder a información útil para cerrar más ventas.

Dynamics 365 Customer Service

Permite ofrecer soporte al cliente omnicanal con una base de conocimiento centralizada y herramientas de automatización. Permite unificar en una sola plataforma las interacciones por teléfono, correo electrónico, redes sociales, mensajería y otros.

Dynamics 365 Marketing

Automatiza la creación de campañas personalizadas, seguimiento de interacciones, segmentación de audiencias y generación de informes de rendimiento.

Dynamics 365 Finance & Operations

Gestiona procesos financieros avanzados, contabilidad, activos, planificación de recursos y logística en empresas medianas y grandes. Permite lograr una mayor eficiencia en todos los procesos de la empresa.

Dynamics 365 Business Central

Esta es una opción todo en uno para pequeñas y medianas empresas, que combina contabilidad, inventario, facturación, CRM básico y más en una única solución.

Beneficios de Microsoft Dynamics 365 para empresas

Adoptar Dynamics 365 en tu empresa supone un cambio radical en la forma de trabajar y abordar las decisiones. También es una manera de disparar la productividad y hacer que tu negocio sea mucho más eficiente.

Estas son algunas de las ventajas que obtiene tu organización:

• Plataforma escalable: Puedes empezar con un módulo y crecer según las necesidades
• Trabajo conectado y colaborativo: Todos los equipos acceden a los mismos datos actualizados en tiempo real
• Mayor trazabilidad: Cada movimiento queda registrado, lo que mejora el control y cumplimiento
• Mejora de la experiencia del cliente: Gracias a la personalización y automatización del trato
• Análisis en tiempo real: Con herramientas como Power BI integradas de forma nativa

¿Cómo implementar Microsoft Dynamics 365 en tu organización?

La implementación de Dynamics 365 debe ser estratégica y adaptada a la realidad de cada empresa. Aunque varía en función del negocio, en general, el proceso suele seguir los pasos que te detallamos a continuación.

Evaluación de necesidades

Antes de empezar, es fundamental identificar los retos actuales de la empresa, las áreas que requieren automatización o mejora, y qué módulos de Dynamics podrían aportar más valor.

Integración con sistemas existentes

Dynamics puede convivir con otros sistemas internos. Por eso, es importante planificar cómo se conectará con el ERP actual, bases de datos, CRM previo o herramientas externas.

Formación y soporte continuo

La implementación no termina con la puesta en marcha. Es necesario capacitar a los equipos, resolver dudas y actualizar procesos a medida que la herramienta evoluciona.

Aquí es donde un partner como Aglaia puede ayudarte, acompañándote desde el análisis inicial hasta la mejora continua. Sin ir más lejos, contamos con las siguientes formaciones para tu empresa:

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