Importar listas de SharePoint a Excel

De las listas de SharePoint a las listas de Microsoft Excel

Actualmente es muy común que muchas empresas utilicen Microsoft Excel para almacenar datos en formato copia y pega, y poder trabajar con ellos. Esto resuelve muchos problemas, y no solo problemas pequeños, sino problemas relacionados con todo el trabajo de una organización.  Muchas veces Excel es la solución a estos problemas: puedes «almacenar» cientos de datos, realizar cálculos, transformarlos, etc. Además, Microsoft Excel permite la obtención de datos de una gran variedad de sitios.

Consulta desde Excel otras bases de datos

Lo más común hoy en día cuando se trabaja con datos, es exportar esta información en forma de archivos Excel y una vez guardado, cruzar estos archivos. Normalmente en este proceso se utiliza PowerQuery, que cómo muchos sabréis es una herramienta gratuita de Microsoft que funciona como ETL, es decir que nos permite extraer, transformar y cargar los datos. En resumen, lo más habitual es trabajar Excel con Excel. Pero existen muchas otras formas de cruzar datos en Excel y lo mejor es obtener los datos directamente de dónde residen.

Crea una consulta a una lista de SharePoint

Una lista de SharePoint es algo parecido a una base de datos dónde un usuario no experto puede crear en cuestión de minutos una lista online preparada para almacenar datos. Podemos incluir diferentes tipos de datos, ciertas validaciones, búsquedas e incluso relaciones con otras listas.

También podemos establecerle permisos de acceso a cada una de las listas, pudiendo prohibir visibilidad sobre la lista a ciertos usuarios que queramos, a otros solo permisos de lectura y a otros de escritura. Incluso a la hora de definir la escritura es posible dar un control total o sólo permitir modificar los registros que un usuario ha introducido. Las listas de SharePoint son realmente útiles para listas de datos pequeñas y con Excel podemos obtener una visualización y explotación posterior de los datos.

Si ya somos usuarios de SharePoint y trabajamos con listas para almacenar información, podemos importarlas directamente desde Excel.

Cómo hacer la importación de listas SharePoint

Para importar nuestra lista de SharePoint a Excel primero tendremos que ir al apartado de Datos de Excel y buscar la opción de “importar datos”. Aquí tenemos que elegir importarlos desde un servicio online y después poner la opción de “listas de SharePoint”.

Para importar la lista que quieres, Excel te pedirá que introduzcas la URL de la ubicación de la lista en SharePoint. Es muy importante que pongas la URL dónde se encuentra la lista y no la URL de la misma lista.

Una vez introducida. Excel te mostrará todas las listas disponibles en la ubicación para exportar. Recuerda elegir la opción de “transformar datos” para abrir la herramienta de Power Query.

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