Integrar un flujo de Power Automate en Power BI

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Uno de los grandes beneficios de trabajar en el entorno Microsoft es la integración que hay entre las distintas herramientas. Esto nos puede aportar muchas ventajas cuando trabajamos con la suite de Microsoft 365 y Power Platform.

Recientemente, en Power BI se ha lanzado el objeto visual correspondiente a la herramienta de Power Automate. Esto permite generar automatizaciones que se alimenten a partir de los datos representados en nuestros informes y, por lo tanto, permite integrar estos con el resto de soluciones de Microsoft 365 .

En este Blog Post, veremos como a través de un flujo automático generado en Power Automate podemos registrar los datos de una tabla de Power BI en una lista de SharePoint.[vc_message message_box_color=»alert-warning» icon_fontawesome=»fa fa-eye»]Caso del Post: Tenemos una tabla generada en Power BI que representa las ventas anuales y detalla si estas han crecido o decrecido mensualmente a lo largo de 2020. El objetivo es registrar de forma automática en una lista de SharePoint únicamente aquellos meses en que las ventas hayan decrecido, con la finalidad de poder llevar a cabo un seguimiento comercial.[/vc_message]

Crear flujos de Automate desde Power BI

Para crear flujos automáticos a través de Power BI tenemos que agregar el objeto visual de Power Automate en el panel de visualizaciones.

Obtener Objetos Visuales

Simplemente nos va a aparecer una ventana en la que debemos buscar “Power Automate” y agregar el objeto visual.

Power Automate en Power BI

Cuando ya tenemos el objeto visual en nuestro panel de visualizaciones, debemos hacer clic encima y se nos colocará el objeto visual en el lienzo del informe, como si se tratara de cualquier otro objeto.

Instrucciones del Objeto Visual

Cuando hacemos esto, el propio objeto visual ya nos da las instrucciones a seguir para utilizarlo de forma correcta.

A continuación, se detallan los pasos necesarios para la generación de un flujo automático en Power BI, teniendo en cuenta nuestro caso en particular.

Paso 1: Agregar los datos en el objeto visual de Automate

En primer lugar, debemos arrastrar en el objeto visual aquellos datos que queremos que alimenten el automatismo.

En nuestro caso, como hemos mencionado en el principio, la finalidad es registrar los datos de una tabla en una lista de SharePoint. Por lo tanto, los datos que deberemos agregar al objeto visual son los que conforman la tabla que vemos a continuación.

Tabla en Power BI

Como se puede observar, tenemos el crecimiento de las ventas mensuales a lo largo de todo un año. En nuestro caso, queremos plasmar en la lista de SharePoint los datos de aquellos meses en que las ventas han decrecido, para poder registrar los meses en que ha habido fluctuaciones negativas.

Si nos fijamos, en la tabla estamos utilizando 5 datos distintos:

  • Año
  • Mes
  • Ventas
  • Cantidades Vendidas
  • % Crecimiento de las Ventas

Estos son entonces, los datos que deberemos incorporar en el objeto visual de Power Automate para que, cuando generemos el automatismo, los podamos incorporar en el flujo.

Añadir datos en Objeto Visual

En la imagen podemos ver que hemos añadido el objeto visual de Power Automate debajo de la tabla y, además, ya le hemos pasado los datos que nos interesan.

Paso 2: Crear la lista de SharePoint

En este paso, tenemos que generar la lista de SharePoint en la cual se van a registrar los datos que queramos de la tabla de Power BI.

Lo único a tener en cuenta, es que los metadatos de la tabla, correspondan a las columnas de la tabla del informe. Por lo tanto, deberíamos generar la siguiente lista:

Lista SharePoint

Paso 3: Crear el flujo automático de Power Automate

Para generar el flujo automático (Workflow) debemos seleccionar la opción de editar en el icono de tres puntos encima del objeto visual de Power Automate.

Editar el objeto de Automate

Automáticamente se nos va abrir una ventana de Power Automate dentro del propio Power BI, en la cual podremos generar el flujo. En este caso, para llevar a cabo la solución específica de este Post, podemos utilizar una de las plantillas que Microsoft pone a nuestro alcance.

Seleccionar plantilla de Automate

Paso 4: Configurar el flujo de Power Automate

Cuando seleccionamos la plantilla, debemos iniciar sesión con la cuenta de Microsoft 365 y ya podremos empezar a configurar el flujo automático.

Configurar flujo automático

Simplemente tenemos que cumplimentar los campos que nos aparecen en la acción del flujo.

  • Dirección del sitio: La dirección URL del site de SharePoint donde se encuentra la lista.
  • Nombre de la lista: Tenemos que seleccionar la lista en la cual queremos registrar los datos.

Como vemos, cuando incluimos estos dos campos ya nos aparecen los nombres de las columnas de la lista. En este punto, tenemos que correlacionarlo con los datos de la tabla del informe.Power Bi curso horizontal 2

Paso 5: Añadir una acción condicional en el flujo

Hasta ahora el automatismo ya nos estaría devolviendo la tabla del informe en la lista, pero recordemos que nosotros solo queremos aquellos valores con crecimiento negativo.

Para ello, tenemos que introducir un paso intermedio entre el desencadenante (que será un botón) y la acción que se genera. Este paso intermedio es un condicional.

Añadir Condición en el Flujo

En esta condición intermedia le hemos dicho que ramifique el flujo teniendo en cuenta si los valores de la columna de “% Crecimiento Ventas” son menores que cero.

  • Si la condición se cumple, es decir, el crecimiento es negativo, le hemos pasado toda la acción desarrollada anteriormente para que registre los datos en la lista.

 

  • Si la condición no se cumple, es decir, el crecimiento es positivo, que no realice ninguna acción.

Paso 6: Guardar el flujo y ejecutarlo

Una vez hemos configurado el flujo automático en Power Automate, ya podemos “Guardar y aplicar”.

En este punto, veremos que el objeto visual de Power Automate que habíamos incluido en el informe en un inicio, se ha convertido en un botón. Este botón es el desencadenante de todo el flujo que hemos generado y, por lo tanto, cada vez que hagamos clic, se ejecutará el automatismo.

Botón de Automate en Power BI

Efectivamente, para este flujo en específico, cuando le damos al botón del informe, se nos han almacenado en la lista de SharePoint todos aquellos registros mensuales con crecimiento negativo. Podemos ver el resultado en la siguiente imagen:

Datos registrados en SharePoint

Aprovecha las integraciones de Power BI

Como hemos visto, Power BI más allá de ser una herramienta que por sí misma aporta un gran valor como solución de Business Intelligence, la integración que tiene con el resto de la suite de Microsoft 365 y de la Power Platform, hace que podamos llevar nuestros informes a todo el entorno digitalizado con el que trabajamos y llevar a cabo tareas de forma mucho más eficiente.

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