Beneficios de integrar Microsoft Planner y Model-Driven Apps

Dentro del ecosistema de Microsoft 365, encontramos multitud de herramientas para potenciar la productividad, como Microsoft Planner, que en conjunto con las Model-Driven Apps de Power Apps, permiten combinar lo mejor de dos mundos: una estructura de datos controlada junto con la flexibilidad colaborativa. Esta sinergia agiliza procesos, refuerza la gobernanza y mejora la productividad en equipos de todos los tamaños. Primero, antes de ver cómo realizar esta integración, vamos a conocer las herramientas:

Conoce las herramientas

Microsoft Planner: gestión visual de tareas

Como hemos visto en artículos anteriores, Planner es la herramienta de Microsoft 365 para la gestión de tareas y trabajo en equipo que te permite:

• Crear planes, estableciendo tareas concretas.
• Asignar responsables a dichas tareas y establecer fechas de vencimiento.
• Adjuntar archivos y añadir comentarios para cada una de las tareas.
• Visualizar el progreso con gráficos automáticos y asignando depósitos (Por Hacer, En Progreso, En espera…).

Todo esto, desde un tablero estilo Kanban en un formato visual e intuitivo, donde las tareas se pueden mover entre columnas que representan su estado.

Model-Driven Apps: aplicaciones centradas en datos

Una Model-Driven App es un tipo de aplicación de negocio que se construye centrándose en los datos y no tanto en el diseño visual. En lugar de dibujar cada pantalla y botón desde cero, se determina qué tipo de información se gestiona (Clientes, Productos, Pedidos…) y qué relaciones hay entre ellos. A partir de ese modelo de datos construido en Dataverse, se generan automáticamente las pantallas, formularios, listas y botones necesarios para gestionar la información de forma coherente.

Esta es una forma mucho más rápida de crear aplicaciones complejas para procesos de negocio, ya que gran parte de la interfaz de usuario y del modelo de datos se crea automáticamente.

Integración Model-Driven Apps y Planner

Para comprender el potencial de la integración entre estas dos soluciones, vamos a analizar un escenario de ejemplo:

Un equipo de ventas mantiene su sistema de relaciones con el cliente (CRM) actualizado con cada interacción. Sin embargo, todas las tareas: acciones de seguimiento, demostraciones, presupuestos, aprobaciones, etc… se gestionan a través de una mezcla caótica de correos electrónicos, notas adhesivas y listas de tareas separadas. Esto genera una brecha en el proceso, donde las tareas críticas se pueden perder, retrasar o desconectar de los datos del cliente.

Para poder centralizar todo en un único entorno conectado y más controlado, una opción muy eficiente es establecer un sistema de registro a través de una aplicación (model-driven app) que integre todas las tareas en un entorno flexible y colaborativo para la gestión y seguimiento de las tareas, como lo es Planner.

Por qué funcionan mejor juntas

La combinación de estas dos herramientas resuelve un gran dilema en las operaciones empresariales: cómo hacer cumplir un proceso estándar sin reprimir la capacidad del equipo para adaptarse y colaborar. La estructura rígida de la Model-Driven App garantiza que se creen las tareas correctas de manera consistente y vinculadas a los datos correctos, mientras que el tablero de Planner proporciona al equipo la flexibilidad para gestionar y ejecutar esas tareas de una manera ágil y colaborativa. La Model-Driven App se convierte en el «Sistema de Registro» que asegura el cumplimiento de los procesos, mientras que Planner se convierte en el «Sistema de Interacción» que ayuda al equipo a cumplirlos.

La magia de la integración con Power Automate

Gracias a la integración y flexibilidad del ecosistema Microsoft 365 y Power Platform, todo esto se puede lograr sin salir del entorno de la empresa y de forma muy sencilla, sin complejas conexiones ni APIs. El vínculo entre Planner y las Model-Driven Apps es Power Automate, que actúa como “mensajero”: activa flujos para que cualquier acción en la app tenga su reflejo automático en Planner, y viceversa.

Veamos un ejemplo genérico de cómo funciona este vínculo:

1. La Acción en la Model-Driven App (El Punto de Partida): A través de la Model-Driven App creada, el usuario crea un registro para una tarea con un cliente, proveedor, proyecto… Esto permite cambiar datos en las tablas del modelo de datos creado.
2. Power Automate (El Mensajero en Acción): El cambio de datos, por ejemplo, en el estado de un pedido o un cliente; activa una señal para un flujo que se ha creado en Power Automate. Este flujo de trabajo sigue una lógica básica:
   1. Se dispara por el cambio de datos en la tabla
   2. Lee la información del nuevo registro o el cambio en los datos del registro
   3. Se conecta a Planer y efectúa una tarea determinada
3. El efecto en Planner (Las Tareas se Crean Solas): El flujo de Power Automate crea automáticamente una tarea o conjunto de tareas en el plan de Planner establecido (Por ejemplo, tareas envío de documentación o presupuestos, tareas de seguimiento…)

De esta forma, un solo clic en la aplicación de gestión (Model-Driven App), desencadena un plan de acción completo y coordinado en la herramienta de tareas del equipo (Planner), asegurando que nada se olvide y que todo esté listo para el primer día del nuevo compañero.

Ventajas claves de la integración

Integrar Dataverse con Planner no solo conecta datos y tareas, sino que transforma la forma en que los equipos gestionan su trabajo. Las siguientes ventajas muestran cómo esta combinación aporta orden, eficiencia y claridad en cada proceso:

Automatización de tareas y reducción de trabajo manual

La creación automática de tareas elimina pasos repetitivos y evita olvidos. Así, acciones como generar tareas tras una reunión o escalar un caso se realizan al instante, liberando tiempo para actividades de mayor valor.

Fuente única de verdad y eliminación de silos

Al vincular Planner con la Model-Driven App, toda la información relevante permanece conectada. Cada tarea mantiene su contexto original, facilitando que cualquier miembro acceda al historial completo sin duplicar datos.

Mayor visibilidad y responsabilidad

Los responsables pueden consultar en Planner o directamente en la app el estado real de todas las tareas. La asignación clara de propietarios y fechas de vencimiento refuerza la rendición de cuentas y agiliza el seguimiento.

Estandarización de procesos y mejora del cumplimiento

Los flujos de trabajo garantizan que cada etapa genere automáticamente tareas estándar. Esto asegura consistencia operativa, control de calidad y una experiencia homogénea para clientes y equipos.

Ejemplo práctico de integración

Veamos un ejemplo de un escenario real de la integración entre Planner y una Model-Driven de gestión de ventas:

• Acción – calificación del Cliente Potencial: Un vendedor califica a un nuevo cliente potencial. Cuando lo convierte en una «Oportunidad», se activa un flujo de Power Automate.
• Tarea Automatizada 1 (Descubrimiento): Se crea una tarea en el tablero de Planner «Embudo de Ventas», asignada al vendedor: «Programar llamada de descubrimiento inicial con [Nombre del Contacto de la Oportunidad]». La fecha de vencimiento se establece para dos días a partir de hoy. Se incluye un enlace al registro de la Oportunidad en las notas.
• Acción – Etapa de Propuesta: El vendedor avanza la Oportunidad a la etapa de «Propuesta» en la Model-Driven App. Esto desencadena otro flujo.
• Conjunto de Tareas Automatizadas 2 (Equipo de Propuesta): Se crean tres tareas en Planner:
  • «Redactar documento de propuesta» asignada al vendedor.
  • «Proporcionar especificaciones técnicas» asignada a un ingeniero de preventa.
  • «Revisar y aprobar precios» asignada al gerente de ventas.

Licencias Necesarias

Para activar esta integración y algunas automatizaciones se necesitan licencias premium de Microsoft:

• Planner suele estar incluido en la mayoría de planes de Microsoft 365, por lo que no requiere inversión extra. Comprueba si tu plan lo incluye en la comparación de planes empresariales de Microsoft 365.
• Model-Driven Apps necesitan acceso a Dataverse, disponible con licencias Power Apps o Dynamics 365.

• Power Automate requiere licencia premium al conectarse a Dataverse, aunque Planner sea estándar.

Más que un coste, estas licencias representan una inversión estratégica: abren la puerta al ecosistema completo de Power Platform (apps personalizadas, flujos avanzados, Power BI, IA…).

Conclusión

La integración entre Microsoft Planner y las Model-Driven Apps abre la puerta a una forma de trabajar más conectada, transparente y eficiente. Al unir la estructura y gobernanza de Dataverse con la agilidad visual de Planner, los equipos no solo gestionan tareas, sino que construyen procesos más sólidos y colaborativos.

Desde Aglaia Tech School ayudamos a las organizaciones a sacar el máximo partido de estas integraciones dentro del ecosistema Microsoft 365. No se trata solo de usar Planner o Model-Driven Apps por separado, sino de diseñar soluciones que realmente mejoren la productividad y la trazabilidad de los equipos.

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