Power Query en Excel y Power BI

Power Query es el motor de preparación de datos de Microsoft que transforma la forma en que trabajas con información. Si dedicas tiempo a limpiar, reorganizar o combinar datos manualmente, Power Query automatiza ese proceso de principio a fin, sin necesidad de escribir código.

Disponible tanto en Excel como en Power BI Desktop, su propuesta se basa en conectarte a prácticamente cualquier origen de datos, aplicar las transformaciones que necesites y cargar el resultado listo para analizar. Todo ello de forma repetible: la próxima vez que actualices los datos, Power Query ejecuta el mismo proceso automáticamente.

En este artículo te explicamos qué es Power Query, cómo funciona internamente y cómo abrir el editor en Excel y en Power BI Desktop paso a paso.

¿Qué es Power Query y qué es el proceso ETL?

Power Query es un motor de datos que ejecuta el proceso ETL: Extracción (Extract), Transformación (Transform) y Carga (Load). Conecta con el origen de datos, aplica las transformaciones que definas y entrega los datos limpios y listos para usar en tu modelo o informe.

Hoy es uno de los pilares de Power BI Desktop y está disponible en formato online a través de los dataflows de Power Platform y Microsoft Fabric.

La interfaz del editor funciona de forma visual: cada acción que realizas filtrar una columna, cambiar un tipo de dato, combinar dos tablas, genera un paso registrado automáticamente en el panel de Pasos aplicados. El conjunto de pasos forma la consulta, que puedes revisar, editar y reutilizar cuantas veces necesites. Internamente, Power Query genera código en lenguaje M, aunque no es necesario escribirlo manualmente para aprovechar la herramienta.

¿Qué puedes hacer con Power Query? Principales transformaciones

Power Query ofrece más de 350 tipos de transformaciones. Estas son las más utilizadas en entornos profesionales:

• Eliminar y reorganizar columnas: quita columnas innecesarias o reordénalas para simplificar el modelo.
• Filtrar filas: aplica condiciones para quedarte únicamente con los registros relevantes.
• Cambiar tipos de datos: convierte textos a números, fechas a texto o cualquier combinación que necesites.
• Combinar consultas (Merge): une dos tablas por un campo común, equivalente al BUSCARV pero sin fórmulas y sin límites de tamaño.
• Anexar consultas (Append): apila registros de varias tablas en una sola, ideal para consolidar datos de múltiples archivos.
• Agrupar por (Group By): agrega datos por categoría aplicando operaciones como suma, promedio o recuento.
• Dinamizar y anular dinamización (Pivot / Unpivot): reestructura los datos transformando columnas en filas o al revés.
• Dividir columnas: separa el contenido de una columna por delimitador, posición u otro criterio.
• Agregar columnas personalizadas: crea nuevas columnas con cálculos a partir de datos existentes.
• Perfilado de datos: analiza la calidad de columnas, distribución de valores y posibles errores antes de cargar.

Power Query en Excel, Power BI y la nube: diferencias clave

Power Query está disponible en varios entornos de Microsoft, pero no todos ofrecen exactamente las mismas funcionalidades. Conocer estas diferencias te ayuda a elegir la herramienta más adecuada según tu caso de uso:

Cómo acceder a Power Query desde Excel

Power Query en Excel se encuentra en la pestaña Datos de la cinta de opciones, dentro del grupo Obtener y transformar datos. El acceso es directo y no requiere ninguna configuración adicional en Excel 2016 o versiones posteriores de Microsoft 365.

Estos son los pasos para conectarte a un origen de datos y abrir el editor:

1. Abre Excel y sitúate en la pestaña Datos de la cinta de opciones.
2. Haz clic en Obtener datos para acceder al menú de orígenes disponibles: archivos locales (Excel, CSV, XML, JSON), bases de datos (SQL Server, Access), servicios en la nube (SharePoint, Azure, Dataverse), páginas web y más.
3. Selecciona el origen que necesites y configura los parámetros de conexión.
4. Elige Transformar datos para abrir el Editor de Power Query y aplicar cambios antes de cargar, o Cargar si quieres importar los datos directamente sin modificarlos.
5. Para gestionar consultas ya creadas, haz clic en Consultas y conexiones: se abre un panel lateral derecho con el detalle de todas las consultas del libro.
6. Haz doble clic sobre cualquier consulta del panel para volver al editor y modificarla cuando lo necesites.
7. También puedes ir a Datos > Obtener datos > Iniciar el Editor de Power Query para abrir el editor directamente sin seleccionar un origen.

Una vez dentro del editor, la interfaz muestra el panel de consultas a la izquierda, la vista previa de datos en el centro y el panel de Configuración de la consulta a la derecha, donde se registran todos los pasos aplicados.

Para gestionar y visualizar todas las consultas del libro, utiliza la opción Consultas y conexiones en la pestaña Datos. En el panel que se abre a la derecha de la pantalla verás el detalle de cada consulta: nombre, número de filas cargadas y estado de la conexión.

Abrir el Editor de Power Query es tan sencillo como hacer doble clic sobre cualquier consulta del panel, o acceder desde Datos > Obtener datos > Iniciar el Editor de Power Query. Se abre en una ventana independiente donde podrás trabajar con todas las consultas del libro simultáneamente.

Cada transformación que apliques genera un nuevo paso en la lista Pasos aplicados. Puedes hacer clic en cualquier paso para ver cómo estaban los datos en ese punto del proceso, lo que facilita la revisión y depuración de consultas sin perder ningún cambio anterior.

Una de las funciones más utilizadas es Combinar y Anexar consultas. Combinar une dos tablas por un campo coincidente equivalente al BUSCARV pero sin limitaciones de tamaño y sin fórmulas mientras que Anexar apila los registros de varias tablas en una sola. Ambas opciones están disponibles desde la pestaña Inicio del editor.

Cómo acceder a Power Query desde Power BI Desktop

En Power BI Desktop, Power Query no es un complemento separado: es uno de los pilares sobre los que se construye la herramienta. Toda conexión con datos y su transformación pasa necesariamente por este motor.

Para conectarte a un origen de datos, selecciona Obtener datos en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Power BI ofrece más de 150 conectores organizados por categoría: archivos, bases de datos, Power Platform, Azure, servicios online y más.

Una vez seleccionado el origen, Power BI detecta automáticamente las tablas o entidades disponibles y las muestra en el navegador. En ese punto tienes dos opciones: Cargar, que importa los datos directamente al modelo sin transformar, o Transformar datos, que abre el Editor de Power Query para aplicar los cambios primero.

Si ya has cargado los datos y necesitas modificar las consultas, accede al editor desde Inicio > Transformar datos. Esta opción siempre está disponible, independientemente de cuándo se creó la consulta.

Una vez dentro del editor, la interfaz es prácticamente idéntica a la de Excel: misma distribución de paneles, misma lógica de pasos aplicados y mismas transformaciones disponibles.

Esta coherencia entre los dos entornos no es casual: ambos utilizan el mismo motor de datos y el mismo lenguaje M. Lo que aprendes en uno, lo aplicas directamente en el otro.

Preguntas frecuentes sobre Power Query en Excel y Power BI(FAQs)

Power Query, la base para trabajar con datos en Microsoft

Power Query es el punto de partida de cualquier análisis de datos serio en el ecosistema Microsoft. Dominarlo significa dejar de perder tiempo preparando datos manualmente y empezar a construir modelos fiables, actualizables y escalables, tanto en Excel como en Power BI.

El hecho de que el mismo motor esté disponible en ambas herramientas es una ventaja real: lo que aprendes en Excel lo aplicas en Power BI, y al revés. A medida que tus necesidades crezcan, tienes un camino claro desde la hoja de cálculo hasta la analítica empresarial, sin tener que empezar desde cero.

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