Listar nuevos archivos de SharePoint en Excel Online con Power Automate

Con Power Automate podemos automatizar muchos procesos de trabajo rutinarios que realizamos en nuestro día a día.  En este artículo, veremos cómo crear un Workflow a través de una plantilla de Power Automate para poder realizar un seguimiento de los nuevos archivos de SharePoint en una hoja de cálculo de Excel Online (Empresa).

Realizar un seguimiento de los nuevos archivos de SharePoint a Excel Online (Empresa) con Power Automate

Para hacer un seguimiento de archivos en SharePoint a un Excel Online, deberemos seguir tres sencillos pasos que nos van a permitir configurar el flujo de trabajo necesario desde cero:

Paso 1: Acceder a la plantilla de Power Automate para automatizar el seguimiento de nuevos archivos de una carpeta de SharePoint a Excel Online

Si nos situamos en la sección de «Crear» podemos encontrar un gran nombre de plantillas de Power Automate. En este caso utilizaremos “Realizar un seguimiento de los nuevos archivos en una hoja de cálculo de Excel Online (Empresa)”.

Paso 2: Iniciar sesión en las herramientas que conecta el workflow de Automate

Cuando seleccionamos cualquier plantilla dentro de Power Automate, siempre nos aparece una página donde se nos detalla las herramientas con las que el flujo de trabajo necesita conectarse. Es en este punto donde debemos iniciar sesión en cada una de las herramientas para poder seguir con el proceso de configuración. En algunos casos es posible que la sesión ya esté iniciada, si es así, se indicará con un tic verde, de lo contrario, nos aparecería un símbolo “+” que nos permitiría iniciar sesión. Una vez hecho esto le deberemos dar al botón de “Continuar”.

Paso 3: Dar formato al flujo de trabajo de SharePoint a Excel Online

Una vez estamos en el panel, podemos editar el flujo de trabajo que nos genera el Workflow por defecto. Para ello, se nos abre el editor de la plantilla en el cual encontramos dos secciones:

• “When a file is created”: En esta sección encontramos los dos campos que hacen referencia al origen del sitio de SharePoint.

• “Add a row into a table ”: En esta segunda sección encontramos los cuatro campos que hacen referencia a dónde podemos encontrar nuestro Excel y qué tabla usamos.

Empezamos a rellenar los datos de nuestro ejemplo:

When a file is created

– Dirección del sitio: Marketing – https:/aglaiaconsulting.sharepoint.com/sites/mkt

– Id. de carpeta: /Documents compartits/Ebooks & Test

Add a row into a table

– Ubicacion: Group – Marketing

– Biblioteca de documentos: Documents

– Archivo: /Ebooks & Test/prueba flow.xlsx

– Tabla: Tabla 1

Como veis, al escribir en qué archivo queremos que nos realice el seguimiento, se nos crea dos nuevos campos:

– Name: Nombre de archivo

– Date: fórmula utcNow()

Cuando le damos a guardar, arriba de todo nos sale un aviso diciendo “Su flujo está listo para usarse. Le recomendamos probarlo.” Para probarlo podemos ver que hay un botón arriba la derecha que poner “Probar”.

Se nos abre una pestaña que nos da dos opciones o «Manualmente» (que es la que usaremos nosotros) o «automáticamente».

Al escoger manualmente, vamos a la carpeta de SharePoint que hemos dicho que haga el seguimiento y le añadimos un archivo nuevo (en nuestro caso un PDF con el nombre “190 Atajos para manejar Excel como un Pro”)

Seguidamente entramos en nuestro Excel “prueba flow” y podemos observar que se ha añadido automáticamente el nombre y la fecha del archivo.

Ahorra tiempo automatizando procesos rutinarios

Como hemos podido ver, gracias a esta plantilla de Power Automate, podemos llevar un seguimiento de los archivos que se van colgando en SharePoint desde un Excel Online de manera fácil y automática.

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