Tipos de flujo en Power Automate

En esta ocasión veremos los diferentes tipos de flujos que existen en  Power Automate, pero antes es importante entender en qué consiste esta herramienta y cómo aprovecharla al máximo. 

Power Automate es la solución low code de Microsoft que permite automatizar procesos a través de flujos de acciones predefinidas. Cada automatización se compone de un flujo, y cuando este se ejecuta, sigue una serie de pasos previamente configurados. Por ello, todo flujo consta siempre de dos elementos principales: 

• El desencadenador o trigger: define el evento que iniciará el flujo. Por ejemplo, cuando se crea un nuevo registro en una lista de SharePoint. 

• Las acciones: son los pasos que la automatización llevará a cabo tras activarse el trigger. Por ejemplo, publicar un mensaje en Microsoft Teams o enviar un correo electrónico al responsable correspondiente. 

Dentro de Power Automate existe una amplia variedad de desencadenadores y acciones, tanto de aplicaciones de Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Excel, Dataverse, etc.) como de herramientas externas como Asana, Jira o MailChimp. 

¿Para qué puedo crear un flujo? 

Las posibilidades son muy variadas. Por ejemplo: 

• Guardar automáticamente en OneDrive o SharePoint todos los correos recibidos con asunto “factura”. 

• Iniciar un proceso de aprobación para que los responsables validen o rechacen pedidos creados en una lista de SharePoint. 

En general, cualquier tarea repetitiva que implique intercambio de información, aprobación de procesos o actualización de datos puede ser automatizada en Power Automate, reduciendo tiempos y errores humanos. 

Acceso a Power Automate 

Para utilizar la herramienta deberás acceder a través de tu navegador habitual (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, etc.) e ingresar a https://m365.cloud.microsoft.com 

Una vez dentro: 

1. Asegúrate de haber iniciado sesión con tu cuenta corporativa. Podrás verificarlo en la parte superior derecha de la pantalla.  

1. Busca Power Automate y selecciónalo. 

En la parte superior aparecerá el nombre de la aplicación, y podrás iniciar la creación de un nuevo flujo desde la sección  Crear. 

Tipos de flujos en Power Automate 

En función del desencadenador elegido, los flujos en Power Automate pueden clasificarse en tres categorías principales: 

Flujo de nube automatizado 

Es un flujo que se ejecuta automáticamente cuando ocurre un evento específico. Por ejemplo: 

• Cuando se genere un archivo en una biblioteca de SharePoint. 

• Cuando se reciba una respuesta desde un formulario de Microsoft Forms. 

Debes usarlo si necesitas que tus procesos reaccionen de manera inmediata a cambios en datos, mensajes o registros. 

Flujo de nube instantáneo 

También conocido como flujo de botón, ya que se activa manualmente a través de una acción del usuario. Estos flujos pueden integrarse en listas de SharePoint para ejecutar automatizaciones sobre un registro concreto o activarse desde Power Apps al presionar un botón. 

Debes usarlo si quieres tener control total y ejecutar un flujo de manera manual cuando lo necesites. 

Flujo de nube programado 

Este tipo de flujo se ejecuta con una periodicidad definida: diaria, semanal, mensual, o bajo cualquier intervalo personalizado. Te permite: 

• Obtener registros de un archivo de Excel cada semana. 

• Enviar reportes automáticos por correo electrónico en una fecha concreta. 

Debes usarlo si deseas automatizar tareas recurrentes y periódicas. 

Ventajas de los flujos en Power Automate para tu negocio 

Como has podido ver, el proceso de desarrollo no requiere conocimientos en programación. Sin duda, una excelente manera de coordinar la creación de automatismos desde una perspectiva accesible, fácil y sintetizada. Te proporcionará: 

• Generación de entornos coordinados. Este recurso dispone de conectores que transmiten la información entre distintos automatismos. Es decir, puedes vincular dos appsentre sí para compartir bases de datos. 

• Accesibilidad y seguridad. Como la información y los automatismos se guardan en la nube, están en un entorno protegido. Accederás a estas incluso desde tu casa, por lo que son ideales para el trabajo flexible. 
• Proceso de trabajo más ágil. Las tareas más repetitivas quedan automatizadas y se minimiza la intervención humana. Así, ahorras tiempo, dinero y mitigarás el margen de error. 

Con estos tres tipos de flujos, Power Automate ofrece la versatilidad necesaria para cubrir distintos escenarios: desde la necesidad de reaccionar en tiempo real, hasta la ejecución manual de procesos específicos o la programación de tareas rutinarias. Aprovechando sus integraciones con Microsoft 365 y aplicaciones de terceros, se convierte en una herramienta clave para optimizar la productividad y reducir la carga de trabajo manual. 

Si quieres ir un paso más allá, aprende a crear tus propios flujos con el curso de Power Automate. O descubrir el potencial conjunto de la creación de automatizaciones y el diseño de aplicaciones low-code con el curso de Power Apps & Automate.