¿Qué es SharePoint Premium, para qué sirve y cómo funciona? Guía completa

En esta guía completa te explicamos qué es exactamente Microsoft SharePoint Premium, para qué sirve, cómo funciona y cuáles son sus ventajas frente a otras versiones más básicas como SharePoint Online. Si quieres potencial la gestión de contenido en tu empresa, lo que aquí te explicamos te interesa.

¿Qué es SharePoint Premium?

SharePoint Premium es la versión más avanzada de la plataforma SharePoint de Microsoft. A diferencia de SharePoint Online, que se enfoca en la colaboración y almacenamiento de archivos, SharePoint Premium va un paso más allá al incorporar la IA para procesar automáticamente documentos, extraer metadatos y aplicar reglas de seguridad.

Este servicio forma parte del ecosistema de Microsoft 365 y se apoya en soluciones como Microsoft Syntex y Microsoft Purview para ofrecer un entorno de gestión documental más inteligente. Aunque todas las versiones permiten almacenar y compartir documentos, SharePoint Premium incluye las siguientes prestaciones:

• Clasificación automática de documentos basada en su contenido.
• Extracción de información clave, como fechas, nombres o importes, mediante IA.
• Aplicación de políticas de seguridad según el tipo de archivo o nivel de sensibilidad.

En esencia, permite que SharePoint no solo sea un repositorio, sino un procesador inteligente del contenido y los datos que genera tu negocio.

¿Para qué sirve SharePoint Premium? Beneficios y casos de uso

La función principal de SharePoint Premium es facilitar a las empresas la gestión de sus documentos. Con esta versión avanzada, la idea no es solo almacenarlos, sino convertirlos en activos estructurados y accesibles que aportan valor desde el primer momento.

Gestión avanzada de contenido

Una de las ventajas de SharePoint Premium es su capacidad para automatizar tareas que debían ejecutarse de forma manual. Por ejemplo, si una empresa gestiona cientos de contratos al mes, esta herramienta puede detectar automáticamente el tipo de documento, extraer los campos clave, como fecha de vencimiento o partes firmantes, y clasificarlo correctamente.

Esto se traduce en menos errores, más rapidez y mayor consistencia documental. También facilita encontrar información específica dentro de un documento, sin necesidad de abrirlo o leerlo entero.

Inteligencia artificial integrada

La inteligencia artificial es la tecnología base de SharePoint Premium. Esta inteligencia no solo clasifica documentos, también interpreta su contenido para tomar decisiones automatizadas. Puede reconocer facturas, formularios, currículums o contratos y tratarlos de forma distinta según su tipo.

Sin ir más lejos, si subes un documento escaneado, el sistema aplica automáticamente OCR para convertirlo en texto editable y fácil de buscar. Además, puedes entrenar modelos personalizados para que reconozcan estructuras específicas de tu empresa, como presupuestos, informes técnicos o informes regulatorios. Incluso cuenta con traducción automática de vídeos a otros idiomas.

Seguridad y cumplimiento normativo

Uno de los principales retos actuales es cumplir con normativas estrictas, como el GDPR en el caso de la Unión Europea. SharePoint Premium permite que el contenido sensible sea detectado y protegido automáticamente.

El sistema puede aplicar reglas que, por ejemplo, impidan compartir fuera de la organización documentos que contengan datos personales o establecer períodos de retención obligatorios antes de borrar archivos críticos.

Optimización de flujos empresariales

Al estar integrado con Microsoft 365, SharePoint Premium facilita la colaboración entre equipos. Los documentos se almacenan con contexto, son fácilmente buscables y pueden conectarse con Power Platform para crear automatizaciones o paneles de control. De hecho, ya te hemos hablado sobre las mejores automatizaciones de Power Automate.

Con respecto a esto último, puedes crear un flujo con Power Automate que envíe una notificación cuando se suba una nueva versión de un contrato, o diseñar con Power Apps una interfaz para revisar formularios que hayan sido procesados por SharePoint Premium.

¿Cómo funciona SharePoint Premium?

SharePoint Premium combina varias capas de tecnología para ofrecer una solución completa: automatización, procesamiento inteligente y gobernanza. Todo se ejecuta dentro de la infraestructura segura de Microsoft 365.

Componentes principales de SharePoint Premium

Uno de los principales pilares es Microsoft Syntex, que permite aplicar modelos de procesamiento sobre bibliotecas de documentos. Desde el Content Center, los administradores pueden configurar cómo se analizarán los archivos y qué tipo de datos extraer.

También se pueden crear modelos personalizados, entrenando al sistema con ejemplos de documentos reales. Esto lo hace especialmente útil en sectores donde los formularios o contratos siguen formatos específicos.

Flujo de trabajo típico con SharePoint Premium

El proceso de trabajo habitual con SharePoint Premium sigue una lógica muy clara:

• Ingesta del contenido. Se suben documentos escaneados o digitales a una biblioteca configurada.
• Procesamiento automático. La IA analiza el contenido, lo clasifica y extrae los datos clave.
• Organización y publicación. El documento queda ordenado con metadatos, control de versiones y acceso gestionado.
• Aplicación de políticas. Se ejecutan las reglas de retención, privacidad o compartición establecidas.

Requisitos para implementar SharePoint Premium en una empresa

Para utilizar SharePoint Premium, necesitas:

• Licencia de Microsoft 365 y acceso a Microsoft Syntex.
• Hasta diciembre de 2025, se utiliza un sistema de pago por uso con límites descritos en este artículo de la documentación oficial.

Ventajas de usar SharePoint Premium en entornos empresariales

Adoptar esta herramienta puede suponer un gran cambio en la eficiencia y seguridad del trabajo diario. Algunas de sus principales ventajas son:

• Ahorro de tiempo. Tareas como clasificar documentos, añadir metadatos o buscar información se automatizan por completo.
• Mejora en la calidad del contenido. Al aplicar estructuras consistentes y reglas automáticas, los documentos se mantienen organizados y actualizados.
• Cumplimiento normativo garantizado. Gracias a la detección automática de contenido sensible y la aplicación de políticas.
• Mayor productividad. Los usuarios acceden más rápido a lo que necesitan, sin depender del equipo de IT.
• Escalabilidad. Funciona igual de bien en una pyme que en una multinacional con miles de documentos diarios.

Comparativa: SharePoint Premium vs. SharePoint Online estándar

¿Vale la pena dar el salto a Premium? En realidad, depende de las necesidades de tu empresa. Para que lo tengas más claro, aquí te dejamos las diferencias clave entre la versión Online y la Premium:

• SharePoint Online. Ofrece almacenamiento, colaboración y uso compartido de documentos, ideal para entornos básicos o medianos.
• SharePoint Premium. Añade procesamiento de IA, etiquetado inteligente, extracción de metadatos, automatización avanzada y seguridad reforzada.

Si tu empresa maneja un gran volumen de archivos, necesita cumplir con normativas estrictas o simplemente quiere optimizar sus procesos de gestión documental, nosotros te recomendamos la versión Premium. Además, creemos que, además de la implementación, es crucial la formación. Por eso, deberías echar un vistazo a nuestras formaciones:

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• Curso de Microsoft 365 con Copilot
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