Elimina tareas repetitivas de tu día a día gracias a Power Automate

Power Automate es uno de los máximos exponentes de la productividad dentro del ecosistema de aplicaciones empresariales de Microsoft. Se trata de una vía efectiva para reducir tareas repetitivas dentro de los flujos de trabajo y ganar tiempo. Ahora bien, ¿cómo la puedes utilizar en tu día a día para la automatización de procesos? En los siguientes apartados te damos algunas ideas que te permitirán sacarle más partido a esta plataforma de automatización con tus aplicaciones de empresa favoritas.

¿Cómo funciona Power Automate?

Lo primero de lo que te queremos hablar es del funcionamiento de Power Automate. Esto te ayudará a tener más claro cuál es su verdadero potencial y a entender mejor los ejemplos que te pondremos a continuación.

Power Automate es una plataforma de automatización de procesos que se integra con múltiples aplicaciones para ejecutar tareas repetitivas sin intervención humana. Es importante dejar claro que, si bien su funcionamiento es óptimo con aplicaciones de Microsoft, en realidad permite vincular servicios de terceros. Esto permite a Power Automate integrar multitud de procesos, sin necesidad de limitarse a un ecosistema empresarial concreto.

Asimismo, esta plataforma se combina con Power Apps, un servicio de creación de aplicaciones a medida para empresas desarrollado por Microsoft. Lo más interesante es que con esta solución no es necesario saber de programación para desarrollar entornos de trabajo únicos, adaptados a las necesidades de tu organización y ejecutables desde cualquier dispositivo.

Con Power Automate y Power Apps vas a poder integrar los datos de tu empresa dentro de una aplicación personalizada y, a su vez, diseñarla para que ejecute tareas de forma automática. Por si esto fuera poco, ambas propuestas se integran con aplicaciones de oficina ampliamente utilizadas, como Teams, OneNote, Outlook y más.

Ejemplos de flujos muy útiles que podrás crear con Power Automate

Revisar algunos ejemplos de posibles flujos de Power Automate te permite descubrir hasta qué grado es útil esta plataforma. Conozcamos tres casos de uso.

Programar reuniones automáticamente en Teams

Empezamos recomendándote una automatización que te ahorrará muchos correos innecesarios: la programación de reuniones en Teams. Con Power Automate, puedes crear un flujo que revise las agendas en Outlook y encuentre automáticamente un hueco disponible.

Además, es posible configurar recordatorios y reprogramaciones según la disponibilidad, asegurando que todos los asistentes estén informados sin necesidad de gestionar todo manualmente. Así, optimizas tu tiempo y evitas confusiones en los equipos.

Guardar correos importantes en OneNote

Otro caso de uso muy útil es la automatización de correos importantes en Outlook para guardarlos en OneNote. Si marcas un correo como relevante, Power Automate puede archivarlo automáticamente en una sección específica. También puedes pedirle que detecte correos con un texto específico.

Esto te permite acceder fácilmente a información relevante para ti sin perder tiempo buscándola en tu bandeja de entrada. Además, puedes categorizar los correos por tema o remitente, manteniendo todo organizado y listo para tus consultas.

Crear tareas automáticamente en Planner

Por último, es posible automatizar la gestión de tareas en Planner. Con Power Automate, cualquier correo en Outlook o mensaje en Teams que implique una acción puede convertirse automáticamente en una tarea con responsable asignado y fecha de vencimiento.

Esto evita que las tareas se pierdan en el día a día y mejora la organización del equipo. Además, recibirás notificaciones cuando las tareas se completen, facilitando el seguimiento y la productividad.

Cómo crear un flujo de trabajo con Power Automate

Sin duda, los anteriores ejemplos revelan el potencial que tiene Power Automate a la hora de automatizar tareas repetitivas. Ahora bien, ¿cómo puedes empezar a trabajar con esta herramienta?

Acceso a Power Automate

Lo primero que debes hacer es acceder a la web de Power Automate. Entonces, inicia sesión con tu cuenta personal, empresarial o educativa. Existe una licencia gratuita que se activa automáticamente al acceder. En caso de que se haya deshabilitado, se volverá a activar.

Ten en cuenta que también existe una versión de pago de Power Automate, para la cual es necesario activar la prueba gratuita o tener una licencia asignada. En el caso de tener un plan de Microsoft 365 o Dynamics 365, el acceso a Power Automate está incluido.

Creación de flujos

Una vez te encuentres en la página principal, haz clic en Crear para empezar a diseñar tus flujos, Power Automate cuenta con diferentes tipos de flujos diseñados para diversas necesidades.

Puedes elegir alguna de las plantillas que te encontrarás más abajo. Ahora bien, si lo que buscas es empezar desde cero, elige el tipo de flujo que deseas crear. Por ejemplo, puedes crear un flujo de nube automatizado si quieres que se ejecute una tarea a partir de un desencadenante. También puedes crear un flujo de nube de instantánea cuando se prefiere una ejecución manual.

El siguiente paso es asignarle un nombre al flujo y elegir un desencadenante. Utiliza el buscador para encontrar el más apropiado.

Ahora solo tienes que seguir los pasos para completar la creación del flujo. Por ejemplo, será necesario que inicies sesión en los servicios que deseas usar.

Explora los conectores

Para descubrir todo el potencial de Power Automate, te aconsejamos que visites el apartado de Conectores. Desde allí también vas a poder identificar cuáles son los conectores que vas a poder utilizar en la versión básica y cuáles los que requieren una licencia de pago.

Si haces clic en un conector, vas a poder ver todos los desencadenantes que incluye, así como diversas plantillas que te darán algunas ideas. Sin ir más lejos, al abrir la ficha del conector de X (antes, Twitter), verás que cuenta un solo desencadenador que activa una acción cuando se publica un tuit.

Siguiendo con este ejemplo, entre las plantillas nos encontramos con flujos tan interesantes como el de publicar en Microsoft Teams si hay un nuevo tuit que coincide un hashtag específico o el que envía un correo electrónico cuando aparecen nuevos tuits con cierta palabra clave.

Después de este análisis, queda claro que el potencial de Power Automate es muy grande, permitiéndote automatizar tu trabajo de forma visual y sin necesidad de saber programar. Si quieres sacarle más partido en tu organización, echa un vistazo a nuestro curso de Power Automate o el curso de Power Apps & Power Automate.

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