Integración de Power Apps con Dataverse vs. SharePoint: ¿cuál elegir?

Crear aplicaciones en Power Apps tiene un montón de ventajas para tu negocio. No obstante, al hacerlo, muchas empresas se plantean cuál debe ser el origen de datos, es decir, abren una batalla entre Dataverse vs. SharePoint. Si te encuentras en esta encrucijada, lee con atención lo que te explicamos aquí. Después de mostrarte cómo crear una app en Power Apps desde cero, hemos preparado este contenido para ayudarte a decidir bien la base de datos. ¡No te lo pierdas!

Dataverse vs. SharePoint: ¿por qué es importante elegir bien?

Seguro que coincides con nosotros en que Power Apps es genial. No obstante, no es más que la estructura de tus aplicaciones empresariales. Por eso, hay que elaborar unos cimientos adecuados, sobre todo teniendo en cuenta según el objetivo que cumpla la edificación.

Según lo que quieras hacer con Power Apps, tendrás que elegir entre Dataverse o SharePoint. Ambas son bases de datos, pero te ayudan a crear aplicaciones de distinta forma. Quizá pienses que no importa mucho por cuál te decantes. Sin embargo, cada una es mejor en unos escenarios concretos.

Recuerda que el origen de datos es donde guardamos y gestionamos toda la información que usarán las aplicaciones de Power Apps: listas de clientes, partes de horas, inventarios de productos, solicitudes de vacaciones… Todo necesita un lugar seguro y organizado.

La decisión entre usar Dataverse vs. SharePoint como base para tu aplicación no es un asunto baladí. Afectará al rendimiento de la aplicación, es decir, si será rápida y ágil incluso cuando maneje muchos datos. Influirá en su escalabilidad, o la capacidad de la aplicación para crecer a medida que tu negocio también lo hace.

Además, tiene un impacto directo en las características y funciones que soportará la app, en su seguridad y en el coste final de esa aplicación. Queda claro, por tanto, que es importante tomar una decisión informada para elegir entre Dataverse vs. SharePoint.

Elegir SharePoint como origen de datos para Power Apps

SharePoint (que no es lo mismo que OneDrive) es un viejo conocido en el mundo Microsoft 365. Muchos lo usamos para guardar documentos o para crear sitios de equipo. Sin ir más lejos, usar sus listas como base de datos para Power Apps es una opción recurrente en el mundo empresarial, sobre todo al empezar. Estas listas se parecen mucho a una hoja de cálculo de Excel y se pueden conectar directamente con las aplicaciones.

Ventajas de usar SharePoint

• Coste. Sin duda, esta es la principal ventaja de elegir SharePoint. Si tu negocio ya tiene licencias de Microsoft 365 (como Business Basic, Standard, Premium, o los planes E3/E5), las listas de SharePoint ya están ahí, disponibles para albergar datos.
• Facilidad de uso. Si tu equipo ya usa SharePoint, crear y gestionar listas les resultará familiar. En apenas unos minutos, es posible diseñar una base de datos sencilla para guardar información estructurada.
• Integración con el ecosistema de Microsoft. Otro punto fuerte de SharePoint es que vive dentro del ecosistema de Microsoft 365. Teams, Outlook, Excel… todas estas apps tan conocidas funcionan perfectamente con SharePoint.

Desventajas de combinar SharePoint con Power Apps

• Rendimiento de las apps. Aquí viene el principal dolor de cabeza. SharePoint no está diseñado para manejar cantidades masivas de datos de forma eficiente dentro de Power Apps.
• Viabilidad a largo plazo. Si prevés que tu aplicación va a crecer mucho en datos o en usuarios que la van a usar al mismo tiempo, SharePoint puede quedarse corto.
• Arquitectura y seguridad. Mientras que Dataverse es capaz de manejar múltiples tipos de relaciones entre datos, SharePoint es mucho más limitado en este sentido. Por otro lado, en cuanto a la seguridad, tampoco es capaz de gestionar permisos en campos o columnas específicas, así que el acceso siempre es más general.

Dataverse como origen de datos para Power Apps

Dataverse es la opción de base de datos nativa y avanzada dentro de Power Platform. En este caso, no hablamos de simples listas, sino de un sistema completo pensado para aplicaciones empresariales, capaz de manejar datos complejos, relaciones profundas entre datos y gestionar el acceso a la información de forma quirúrgica. Además, goza de una excelente integración con Power Apps.

Ventajas de elegir Dataverse para Power Apps

• Rendimiento y crecimiento. Dataverse está optimizado para el rendimiento. Maneja millones de registros sin problemas de delegación, tal y como sucede con SharePoint, y es capaz de escalar sin limitaciones.
• Gestión de datos avanzada. Permite crear modelos de datos relacionales complejos, usar tipos de datos empresariales específicos, definir reglas de negocio, entre otras cosas.
• Seguridad precisa. Ofrece un control de acceso muy detallado: por rol de usuario, por equipo, por fila e incluso por columna individual. También es un origen de datos mucho más adecuado a la hora de hacer auditorías.
• Integración profunda. Dataverse está en el centro de Power Platform y Dynamics 365, lo que asegura una conexión nativa y potente con el resto de herramientas del ecosistema.

Desventajas que pesan sobre Dataverse

• Coste de licenciamiento. El punto clave: usar Dataverse requiere licencias premium de Power Apps para cada usuario o aplicación, lo que supone un coste adicional significativo frente a SharePoint.
• Mayor complejidad. Aunque potente, configurar y administrar Dataverse puede requerir una curva de aprendizaje mayor y más conocimientos técnicos que las simples listas de SharePoint.

Dataverse vs. SharePoint en Power Apps: casos de uso en Power Apps

Para ilustrar mejor dónde encaja cada plataforma, veamos algunos escenarios prácticos. En dos de ellas, Dataverse es la opción más adecuada. En las otras dos, SharePoint sale vencedor. Así te resultará más fácil determinar cuáles son los casos de uso de cada sistema.

Creando una app para gestionar las salas de reuniones

Imagina que necesitas diseñar una aplicación para que los empleados de un departamento reserven salas de reunión. Entre otras cosas, necesitas ver la disponibilidad, quién la ha reservado y quizás añadir algún comentario. Aquí, SharePoint es ideal.

Para empezar, es económico (usa licencias de Microsoft 365 existentes), más fácil de implementar con una lista simple y suficiente para manejar un volumen bajo de reservas. Usar Dataverse sería excesivo y añadiría costes innecesarios para una tarea tan simple.

Construir un CRM para tu negocio

Ahora piensa que necesitas una aplicación central para gestionar toda la información de tus clientes: contactos, historial de interacciones, oportunidades de venta, incidencias… y quieres que varios departamentos accedan con distintos niveles de permiso. Como ves, esto ya es algo más complejo.

Aquí, Dataverse es la opción clara. ¿Por qué? Primero, porque ofrece una gestión precisa de la seguridad. Segundo, porque maneja relaciones complejas entre tablas, algo indispensable en el CRM. Finalmente, porque escala sin problemas y su rendimiento es muy bueno.

Dataverse vs. SharePoint para hacer el prototipo de una aplicación

Vamos ahora con un ejemplo algo curioso. Supón que quieres probar si una nueva idea de aplicación es útil para tu equipo, pero no quieres invertir mucho al principio. Entonces, SharePoint es perfecto para crear el prototipo.

Puedes montar rápidamente una lista para los datos básicos y crear la interfaz en Power Apps sin coste adicional de licencias. Si más adelante te das cuenta de que el proyecto tiene recorrido, entonces puedes plantearte migrar a Dataverse. En el caso de que la idea finalmente se descarte, la inversión de tiempo y recursos habrá sido mínima.

Gestión de los trabajos de campo

Volvamos a un caso de uso donde claramente gana Dataverse: empresas que tienen trabajadores de campo. Por ejemplo, técnicos que realizan reparaciones y necesitan una app móvil (incluso offline) para ver órdenes asignadas, registrar piezas usadas, tiempos, firmas de clientes y actualizar el estado.

Dataverse es superior a SharePoint porque permite trabajar offline de manera nativa, algo que es crucial en este escenario. También permite relaciones complejas (órdenes-clientes-piezas-técnicos) y permite gestionar bien el rol de cada uno de los empleados. Además, los datos para almacenar serían muchos, especialmente si la empresa crece con el tiempo. Así que con Dataverse aseguraríamos un

Dataverse vs. SharePoint para PowerApps: conclusiones

En Aglaia somos expertos en el ecosistema de aplicaciones de Microsoft, especialmente en entornos empresariales. Cuando enfrentamos Dataverse vs. SharePoint con nuestros clientes, siempre dejamos una cosa clara: no hay una única elección correcta.

Bajo nuestro punto de vista, deberías empezar por SharePoint si tienes un presupuesto ajustado, la app que quieres crear es sencilla y tienes pocos datos que manejar. Simplemente, ten en cuenta que SharePoint no es tan bueno para escalar a largo plazo y que su gestión de seguridad es básica.

Por el contrario, deberías decantarte por Dataverse cuando la aplicación precisa de buen rendimiento y va a crecer exponencialmente a medio o largo plazo. También es la opción cuando se manejan datos complejos o sensibles, requieres seguridad quirúrgica, o buscas una integración profunda con Power Platform y Dynamics 365.

Nuestro consejo como expertos es que, antes de elegir, es crucial analizar los requisitos que debe cumplir tu aplicación. También es muy necesario tener visión de futuro y tratar de ver las necesidades que tendrá tu negocio en los próximos meses o años. Después de leer este análisis detallado y definir bien los objetivos de tu aplicación, lo tendrás todo a punto para elegir correctamente entre Dataverse vs. SharePoint.

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